Ostatnio coraz częściej spotykamy się z przypadkami, w których koszt wdrożenia rozwiązania technicznego do komunikacji z KSeF pomiędzy oferentami klientów różni się nawet kilkukrotnie. Czy to spekulacja na rynku dostawców rozwiązań, lawinowy wzrost wdrożeń i brak „mocy produkcyjnych” czy może wpływ na takie różnice ma coś innego?

Etap analityczny – klucz do dobrego rozwiązania IT

Dla przypomnienia, w 2024 roku (wszystko wskazuje na to, że w lipcu) wejdą w życie nowe obowiązkowe regulacje dotyczące e-faktur. Wiele podmiotów na planowane przedłużenie terminu wdrożenia KSeF od 1 lipca 2024 zareagowało z ulgą i uznało, że można poczekać. Szczególnie, jeśli w organizacji zapadła decyzja o rozpoczęciu prac od… wdrożenia rozwiązania IT, uznając etap analityczny za zbędny. Prace te są jednak kluczowe, aby nie wdrażać drogich i nieprzemyślanych rozwiązań na ostatnią chwilę. Nasze doświadczenia pokazują, że potrzeby przedsiębiorców i wpływ KSeF na firmy różni się znacząco. Inny jest zakres niezbędnych funkcjonalności, inny jest wpływ na procesy biznesowe, inne są też potrzeby systemowe (szczególnie ciepło myślę tutaj o wszystkich, którym upgrade ERP przypada na pierwszą połowę roku 2024). Rozwiązaniem jest… analiza i zdefiniowanie potrzeb formalnych i potrzeb biznesu.

Dobre przygotowanie do wdrożenia KSeF to mniejsze koszty całego projektu

Niepotrzebne lub źle wdrożone funkcjonalności rozwiązań do KSeF kosztują – albo już w cenie rozwiązania albo kosztują później (np. niepoprawna zawartość faktur, brak wsparcia po wdrożeniu). Właśnie dlatego przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu znaczenie ma także dokładne sprecyzowanie realnych potrzeb - nie tylko tych formalnych, wiele do powiedzenia mogą mieć tutaj zespoły biznesowe: sprzedaż, procurement, customer service. KSeF zmieni ich rzeczywistość. Dlatego właśnie, przy planowaniu prac warto przemyśleć wpływ KSeF na biznes i zaplanować proces z odpowiednim wyprzedzeniem. Wbrew pozorom czasu na przygotowania jest mało, jeśli weźmiemy pod uwagę święta, majówkę, wakacje, a także bufor bezpieczeństwa po wdrożeniu.

Compass KSeF – bezpieczna i bezproblemowa integracja z KSeF

Jako CRIDO pomagamy w procesie adaptacji do nowych wymogów, ale przede wszystkim wspieramy w zmierzeniu się z KSeF w przemyślany sposób. Analiza biznesowo-podatkowa i techniczna, skutkujące precyzyjnym zdefiniowaniem jak ma funkcjonować organizacja po dniu „zero”, to elementy kluczowe, by zagwarantować sukces i efektywność całego procesu. Oczywiście pomagamy też we wdrożeniu – naszego autorskiego rozwiązania #CompassKSeF, ale także innych rozwiązań.

Compass KSeF to oprogramowanie stworzone przez CRIDO z myślą o zgodności z nowymi obowiązkowymi przepisami. Jest to kompleksowy i elastyczny system, który umożliwia bezproblemową i bezpieczną wymianę faktur z KSeF, redukując ryzyko błędów i zapewniając zgodność z nowymi przepisami. Compass KSeF integruje się z systemami ERP i systemami do fakturowania, zapewniając kompleksowe i łatwe w użyciu rozwiązanie do KSeF.