Rozliczanie dotacji

Po otrzymaniu wsparcia firma podpisuje umowę o dofinansowanie, a dokumentacja aplikacyjna staje się załącznikiem do umowy. Projekt musi być realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, w którym wskazujemy poszczególne wydatki i terminy ich poniesienia.

Powstaje zobowiązanie odnośnie do wskaźników, które muszą zostać osiągnięte. Osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu na czas to gwarancja prawidłowego rozliczenia projektu.

Warto przed rozpoczęciem projektu zweryfikować harmonogram rzeczowo-finansowy, wskaźniki, poziomy bazowe oraz sposób ich udokumentowania, aby przyjęte założenia były możliwe do zrealizowania.

Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów to kolejny ważny obowiązek po stronie przedsiębiorcy-beneficjenta. Beneficjent ma obowiązek posiadania pełnej dokumentacji pozwalającej na weryfikację prawidłowej realizacji projektu. Istotne jest również aby pełna wiedza o projekcie dostępna była przez cały okres wymagany przez Unię Europejską. Wprowadzanie odpowiednich procedur pozwoli na uniknięcie problemów na etapie kontroli.

Na podstawie dokumentów finansowych i merytorycznych należy przygotować informacje dotyczące postępu prac merytorycznych i rozliczenie finansowe. Niezbędne jest skorzystanie z systemu do rozliczeń z instytucją (np. SL2014).

Obowiązki promocyjno-informacyjne to konkretne działania, które wynikają z zapisów umowy i właściwych dokumentów. Beneficjent ma obowiązek szerokiego informowania o prowadzonym projekcie oraz o fakcie pozyskania dofinansowania ze środków unijnych. Każdy z konkursów nieco inaczej definiuje obowiązki promocji, dlatego zawsze należy weryfikować zgodność prowadzonych działań z wymaganiami.

Niezależnie od jakości posiadanych dokumentów, sam moment rozmów z osobami kontrolującymi projekt niejednokrotnie jest dla firmy niekomfortowy. Wsparcie eksperta daje klientowi poczucie bezpieczeństwa i pewność, że uzyska pozytywny wynik zewnętrznej weryfikacji projektu.

Zapewniamy pełne wsparcie sprowadzające się do ponownej weryfikacji dokumentacji oraz obecności w trakcie kontroli. Udzielamy przedstawicielom instytucji przyznającej dotację wszelkich informacji dotyczących administracyjnej strony realizacji projektu.

Błędy w rozliczaniu wsparcia publicznego najczęściej dotyczą zakupu towarów i usług. Oferujemy wsparcie w procesie wyboru podwykonawców i dostawców (procedura konkurencyjności). Obejmie ono m.in. przygotowanie wzoru zapytania ofertowego i protokołu wyboru wykonawcy czy weryfikację opisów merytorycznych przygotowanych przez zespół projektowy.

W realizację projektu zaangażowanych jest wiele osób, które poza projektem mają szereg innych obowiązków. Ze względu na to, że każdy wydatek i etap projektu musi być właściwie udokumentowany i archiwizowany, kluczowe jest, aby jedna osoba odpowiadała za całość dokumentacji.

Dodatkowo wszystkie koszty związane z realizacją projektu muszą być wydzielone tak, aby również w ramach systemu księgowego można było zidentyfikować wydatki projektowe.

Nierzadko zmiany w projekcie są koniecznością pomimo dbałości o merytorykę i dokładne planowanie. Umowa wyraźnie wskazuje, jakie działania należy podjąć w zależności od rodzaju zmiany.

Aby nie narazić beneficjenta na utratę pomocy publicznej w części lub nawet w całości, niezbędne są doświadczenie oraz znajomość zasad pomocy publicznej i działania programów operacyjnych. Wszystkie zmiany w projekcie muszą być odpowiednio wprowadzane i argumentowane.