https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef

https://www.podatki.gov.pl/ksef/pliki-do-pobrania-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/pliki-do-pobrania-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/uprawnienia-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA

Każdy użytkownik (system lub osoba) logujący się do systemu KSeF będzie pracował w kontekście firmy oraz jej identyfikatora podatkowego: polskiego numeru NIP. Nadane uprawnienia mogą upoważniać do wystawiania faktur lub pobierania faktur. Nie ma podziału na inne klasyfikacje niż Numer NIP.

Z informacji dostarczonych podczas webinarium wynika, że planowane jest w przyszłości obsługiwanie także podpisów kwalifikowanych z UE.

UPO zawiera następujące informacje biznesowe:
- Identyfikator Podatkowy Podmiotu
- Numer faktury nadany w systemie ERP
- Numer KseF faktury nadany przez system KSeF
- Datę przesłania faktury do systemu KSeF
- Datę przyjęcia faktury do systemu KSeF

Proces akceptacji faktury, jej kwestionowania będzie się odbywał poza systemem KSeF.

Odbiorcy z dostępem do systemu KSeF będą widzieli na swoim koncie wystawione faktury.

Zgodnie z deklaracjami składanymi przez Ministerstwo Finansów, wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników. Przy takich założeniach, w przypadku braku możliwości wystawienia faktury w KSeF z przyczyn leżących po stronie systemu podatnik może wstrzymać się z wystawieniem faktury do chwili dostępności systemu (o ile w związku z powyższym działaniem będzie w stanie wywiązać się z ustawowych terminów wystawienia faktury — zachowanie tych terminów powinno być priorytetem dla podatnika, bo ewentualny przestój w działaniu systemu nie będzie usprawiedliwiał zbyt późnego wystawienia faktury). W takiej sytuacji podatnik może również wystawić fakturę poza KSeF (ze względu na brak obowiązku korzystania z systemu w świetle aktualnych przepisów). Faktura ta nie będzie stanowiła faktury ustrukturyzowanej.

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę. Podatnik nie jest jednak pozbawiony ożliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące są wystawianie i otrzymywane na zasadach
otychczasowych, zgodnie z art. 106k ust. 1-4 ustawy, tj. poza KSeF.

Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy, ponieważ nie istnieje możliwość
zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Jeżeli nabywca, który nie korzysta z KSeF zagubi dokument odpowiadający treścią fakturze ustrukturyzowanej, który otrzymał od sprzedawcy, będzie mógł pozyskać kolejną ""wizualizację"" tej samej faktury ustrukturyzowanej (która nie będzie traktowana jako duplikat).

W KSeF nie jest możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy. Takie dokumenty można wystawić tylko poza systemem (losy takich dokumentów po wejściu w życie obowiązku stosowania KSeF będą wynikać dopiero z przepisów wprowadzających system w wersji obligatoryjnej).

KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.

W KSeF nie będzie także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie
produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych), jak i tzw. faktur pro forma.

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej są systemami funkcjonującymi odrębnie.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a ustawy. Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF
jest niewystarczający dla podatnika, dopuszcza się, aby po upływie ww. okresu przechowywania faktur w KSeF podatnik dalej przechowywał faktury ustrukturyzowane, poza tym systemem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W pewnych sytuacjach (np. ze wzgledu na zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego), podatnik stanie również przed potrzebą przechowania we własnym zakresie dokumentów, które nie będą już gromadzone w KSeF.
Wówczas odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy art. 112 i art. 112a ustawy.

Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. Ponadto stałoby to w sprzeczności z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z którym organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.

a) obligatoryjny - zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności
z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,

b) opcjonalny - zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy
(np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersze/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla
poprawności semantycznej pliku,

c) fakultatywny - wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie
Fa/FaWiersze/FaWiersz). Natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych
ustaw.

Kwestia obligatoryjnego zastosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych zostanie objęta odrębną ustawą w przyszłości. Na ten moment MF nie sprecyzowało założeń modelu obligatoryjnego.

Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych (dopuszczalna jest zatem również zgoda dorozumiana, co potwierdza utrwalona praktyka organów podatkowych).

Zgodnie z informacjami, które przekazało Ministerstwo Finansów, obligatoryjny KSeF ma zacząć obowiązywać od 1.01.2024 roku.

Tak, do KSeF można przystąpić w każdnym momencie dobrowolnego wystawiania i odbierania faktur w KSeF.

Przepisy przewidują preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT dla podatników spełniających określone warunki. Pewną zachętą mogą być również korzystniejsze niż wynikające "domyślnie" z przepisów zasady rozliczania faktur korygujących.

Tak, w sekcji "Stopka" przewidziano pole "Informacje".

Tak, taka opcja została przewidziana.

Co do zasady nie ma ograniczenia co do ilości przesłanych faktur. Musi być to minimum jeden dokument faktury. Maksymalny rozmiar części paczki po zaszyfrowaniu nie może natomiast przekroczyć 50MB, przy czym liczba części archiwum nie może przekroczyć 100.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że przez KSeF będzie przesyłane do 100 mln faktur dziennie, a docelowo przez system ma przechodzić ok. 2 mld dokumentów miesięcznie.

W zakresie faktur ustrukturyzowanych nie ma konieczności stosowania zasad korygowania obrotu „in minus” ze SLIM VAT, tj. zasad dotyczących uzgodnienia z nabywcą towarów lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego.