Compass KSeF - Krajowy System e-Faktur

UPO zawiera następujące informacje biznesowe:
- Identyfikator Podatkowy Podmiotu
- Numer faktury nadany w systemie ERP
- Numer KseF faktury nadany przez system KSeF
- Datę przesłania faktury do systemu KSeF
- Datę przyjęcia faktury do systemu KSeF

Proces akceptacji faktury, jej kwestionowania będzie się odbywał poza systemem KSeF.

Odbiorcy z dostępem do systemu KSeF będą widzieli na swoim koncie wystawione faktury.

W przypadku niedostępności KSeF związanej z serwisem systemu będzie publikowany odpowiedni komunikat na BIP MF. Niedostępność systemu będzie krótkotrwała i zaplanowana, a także odpowiednio wcześnie komunikowana (podane daty zaplanowanych prac serwisowych).

Informacje o awariach KSeF będą również zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej. W komunikacie zostanie dokładnie określony okres awarii (od dnia do dnia), aby podatnicy mogli zastosować zasady fakturowania przewidziane dla awarii w tym okresie. Ponadto zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. W przypadku gdy z przyczyn nadzwyczajnych nie będzie możliwe ogłoszenie awarii KSeF poprzez komunikaty zamieszczone na BIP MF lub poprzez oprogramowanie interfejsowe, przewidziano możliwość przekazania podatnikom ww. komunikatu poprzez środki społecznego przekazu.

W okresie awarii oraz niedostępności KSeF, będzie stosowany wzór faktury powszechnie wykorzystywany po wdrożeniu obligatoryjnego e-fakturowania. Wypełniony przez podatnika wzór faktury będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą następnie podatnik jest zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Po zakończeniu awarii KSeF wystawca będzie miał obowiązek przesłać faktury wystawione w tym okresie do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. W przypadku faktur korygujących wystawianych do faktury, w okresie awarii KSeF, powinny one zawierać numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Oznacza to, że faktura korygująca może być wystawiona do faktury, która została wystawiona w okresie awarii KSeF dopiero po nadaniu przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Ustawa wdrażająca obligatoryjny KSeF przewiduje rozwiązanie pozwalające na wystawienie faktury w sytuacji, gdy z przyczyn leżących po stronie podatnika nie będzie on mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej - tryb offline. W tej sytuacji fakturę, wystawioną według powszechnie wykorzystywanego wzoru, podatnik jezt zobowiązany opatrzyć kodem weryfikującym i przesyłać do nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Tak wystawioną fakturę podatnik będzie miał obowiązek przesłania do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych. W ustawie wdrażającej KSeF w wariancie obligatoryjnym rezygnuje się z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Korekta danych na fakturze, bez względu na przyczynę zmian, będzie odbywać się poprzez wystawienie faktury korygującej.

"Do faktur ustrukturyzowanych nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy, ponieważ nie istnieje możliwość
zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Jeżeli nabywca, który nie korzysta z KSeF zagubi dokument odpowiadający treścią fakturze ustrukturyzowanej, który otrzymał od sprzedawcy, będzie mógł pozyskać kolejną ""wizualizację"" tej samej faktury ustrukturyzowanej (która nie będzie traktowana jako duplikat)."

Ustawa wdrażająca obligatoryjny KSeF zakłada rezygnację z możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Mając jednak na uwadze konieczność dostosowania się rynku do takiej zmiany, proponuje się wprowadzenie takiego ograniczenia od 1 stycznia 2025 r., tj. z półrocznym przedłużeniem stosowania. Ta sama zasada dotyczyć będzie również paragonów fiskalnych z NIP do kwoty 450 zł (lub 100 euro), a także innych faktur uproszczonych wystawianych w postaci papierowej lub elektronicznej.

Schemę FA(1) oraz FA(2) faktury ustrukturyzowanej można pobrać za poniższym linkiem: https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów wersja schemy faktury ustrukturyzowanej FA(2) od 1 września 2023 r. ma zastąpić obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(1) (środowisko produkcyjne KSeF). W okresie od lipca do sierpnia 2023 r. na środowisku testowym KSeF funkcjonują równocześnie dwie wersje struktur logicznych – FA(1) i FA(2).​

Ustawa wdrażająca obligatoryjny KSeF przewiduje możliwości wystawiania przy użyciu KSeF faktur VAT RR oraz dokumentów korygujących faktury VAT RR, czyli faktur VAT RR KOREKTA. Rozwiązanie to będzie miało charakter fakultatywny. Warunkiem wystawienia faktury VAT RR oraz faktury VAT RR korekta będzie uwierzytelnieniu się rolnika w KSeF oraz złożenie w tym systemie oświadczenia, że ma on status rolnika ryczałtowego zwolnionego na podstawie ustawy o VAT. Faktury VAT RR i i faktury VAT RR korekta wystawiane w KSeF będą posiadać odrębny wzór oraz nie będą musiały zawierać niektórych elementów, wymaganych na tradycyjnych fakturach.

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiana faktur pro forma.

Zgodnie z ustawą wdrażającą obligatoryjny KSeF, wdrożenie KSeF będzie miało wpływ na istniejący system obsługi fakturowania z wykorzystaniem PEF. Projektowane rozwiązania zapewnią kompatybilność obu systemów, a także wprowadzą zmiany dostosowawcze do ustawy o elektronicznym fakturowaniu. Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług świadczonych przez KSeF, tj. z: walidacji semantycznej e-faktur, przechowywania i dostępu do e-faktur w systemie, weryfikacji poprawności e-faktur. Oprócz tego administracja podatkowa będzie mogła w przyszłości korzystać z rozwiązań wdrożonych w PEF, w związku np. z planami Komisji Europejskiej dotyczącymi uregulowania kwestii e-fakturowania i wymiany tych dokumentów poprzez sieć PEPPOL.

"E-faktury oraz faktury w postaci elektronicznej wystawione według wzoru faktury ustrukturyzowanej w okresie trwania awarii, ogłoszonej czasowej niedostępności KSeF czy braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika tzw.: tryb offline – po ich wprowadzeniu do KSeF, będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały odpowiednio wystawione / wprowadzone do systemu. Jeżeli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest niewystarczający dla podatnika, dopuszcza się, aby po upływie ww. okresu przechowywania faktur w KSeF podatnik dalej przechowywał faktury ustrukturyzowane, poza tym systemem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W pewnych sytuacjach (np. ze wzgledu na zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego), podatnik stanie również przed potrzebą przechowania we własnym zakresie dokumentów, które nie będą już gromadzone w KSeF.
Wówczas odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy art. 112 i art. 112a ustawy."

Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. Ponadto stałoby to w sprzeczności z art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z którym organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.

a) obligatoryjny — zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,

b) opcjonalny — zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,

c) fakultatywny — wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie
Fa/FaWiersz). Natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych ustaw."

Obowiązkiem wystawiania e-faktur w obrocie B2B nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub posiadający wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w dokonywanej transakcji. Wystawianie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne. Podatnicy zwolnieni podmiotowo (drobni przedsiębiorcy) będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF, ale dopiero od 1 stycznia 2025 r. Wyłączone zostają faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).

W modelu fakultatywnym wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych (dopuszczalna jest zatem również zgoda dorozumiana, co potwierdza utrwalona praktyka organów podatkowych). W przypadku obligatoryjnego modelu KSeF faktury będą odbierane automatycznie bez konieczności udzielania zgody na ich otrzymywanie.

Zgodnie z informacjami, które przekazało Ministerstwo Finansów, obligatoryjny KSeF ma zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.

Tak, do KSeF można przystąpić w każdym momencie dobrowolnego wystawiania i odbierania faktur w KSeF.

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/

Przepisy przewidują preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT dla podatników spełniających określone warunki. Pewną zachętą mogą być również korzystniejsze niż wynikające "domyślnie" z przepisów zasady rozliczania faktur korygujących.

Tak, w węzle "Stopka" przewidziano pole "StopkaFaktury" oraz w węzle FA kombinację pól "Klucz" i "Wartość".

Tak, taka opcja została przewidziana.

Co do zasady nie ma ograniczenia co do ilości przesłanych faktur. Musi być to minimum jeden dokument faktury. Maksymalny rozmiar części paczki po zaszyfrowaniu nie może natomiast przekroczyć 50MB, przy czym liczba części archiwum nie może przekroczyć 100.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że przez KSeF będzie przesyłane do 100 mln faktur dziennie, a docelowo przez system ma przechodzić ok. 2 mld dokumentów miesięcznie.

Po przyjęciu KSeF, zasady wprowadzone przez SLIM VAT 1 w zakresie ujmowania wystawianych faktur korygujących „in minus” nie będą już miały zastosowania.​ Moment ujęcia ustrukturyzowanej faktury korygującej „in minus” będzie uzależniony od daty wystawienia i otrzymania tego dokumentu.​

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR, powinno następować każdorazowo po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów. Zgodnie z ustawą wdrażającą obligatoryjny KSeF, każdy podatnik za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF.

https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa2-i-farr

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA

Każdy użytkownik (system lub osoba) logujący się do systemu KSeF będzie pracował w kontekście firmy identyfikowanej po numerze NIP. Nadane uprawnienia mogą upoważniać do wystawiania faktur lub pobierania faktur. W KSeF można nadać również uprawnienia do nadawania uprawnień, uprawnienia do zarządzania uprawnieniami oraz uprawnienia do przeglądania sesji.

Z informacji dostarczonych podczas webinarium wynika, że planowane jest w przyszłości obsługiwanie także podpisów kwalifikowanych z UE.

https://www.sejm.gov.pl/sejm9.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3242

Dla transakcji rozpoczętych przed 1 lipca 2024 r. będzie wymagane wystawienie faktur w KSeF. Faktury korygujące do faktur wystawionych przed tą datą również będą musiały zostać wystawione w KSeF.

Zgodnie z planowanymi rozwiązaniami, jeżeli podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF pomimo takiego obowiązku, w okresie awarii KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, nie przesłał w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do KSeF, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną wynoszącą do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara pieniężna wynosi do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. "

Faktura będzie uznana za wystawioną w momencie, w którym rozpocznie się jej wysyłka do KSeF (pod warunkiem, że w jej wyniku dokumentowi zostanie nadany numer KSeF), niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia. Nie będzie możliwości wprowadzenia „wstecznej” daty wystawienia.

W przypadku awarii KSeF data wskazana w polu P_1 będzie stanowić datę wystawienia faktury. Data wskazana w polu P_1 będzie przyjmowana również do UPO i tym samym będzie wyznaczała moment wejścia faktury do obrotu prawnego podczas awarii KSeF.

Zgodnie z ustawą wdrażającą KSeF w wariancie obligatoryjnym, podatnik dokonujący płatności przelewem za faktury wystawiane w KSeF będzie zobowiązany do podania w tytule przelewu numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub identyfikatora zbiorczego (obejmującego co najmniej dwa numery faktur wystawionych w KSeF). Wskazany obowiązek będzie dotyczył płatności po 1 stycznia 2025 r.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nie będzie możliwe przesłanie załączników do faktury za pośrednictwem KSeF, a więc dodatkowe informacje będą musiały być dostarczone do kontrahentów / odbierane od kontrahentów innym sposobem.