Poza dotychczasowymi doświadczeniami w strukturyzowaniu bezpiecznych rozliczeń i procesów realizacji transakcji towarowych, wciąż przed nami (biznesem jak i doradcami) nowe wyzwania.

Nie przewidzimy, jak rozwinie się sytuacja polityczno-gospodarcza na świecie, a to właśnie ten aspekt generował w ostatnich latach konieczność remodelowania istniejących rozwiązań w dostawach międzynarodowych.

Pewne jest tylko jedno – w podatkach znów będą zmiany… i wpłyną na rozliczanie łańcuchów dostaw, co najmniej w zakresie:

  • zarządzania obszarem podatkowym oraz
  • digitalizacji rozliczeń.

Tax Governance po nowemu?

Przyszły rok będzie momentem, w którym przedstawiciele Ministerstwa Finansów – na bazie doświadczeń z (i) analizowanych informacji o realizowanych Strategiach Podatkowych wszystkich kluczowych podatników oraz (ii) ponad roku bliskiej współpracy z 6 kluczowymi podatnikami uczestniczącymi już w Programie Współdziałania, w tym realizującymi międzynarodowe łańcuchy dostaw – mogą zacząć oczekiwać od pozostałych podatników konkretnych standardów / działań / spisanych procedur / poziomu świadomości podatkowej ich przedstawicieli.

Najlepsze standardy uczestników Programu Współdziałania jak i wymiana doświadczeń na linii podatnik-fiskus pokazują urzędnikom (i) z jakimi problemami praktycznymi mierzy się biznes, (ii) jak przekładają się one na rozwiązania firm z obszaru funkcji podatkowej (podział zadań, decyzyjność, zakres zabezpieczeń kontraktowych, procedury).

Wiedzę tą z pewnością organy będą chciały przenieść na działania praktyczne w relacjach z innymi podatnikami – a obszar łańcucha dostaw jest tu wdzięcznym tematem, już na etapie aplikacji do Programu Współdziałania wywołującym wiele interakcji na liniach działy operacyjne – działy księgowo-podatkowe – doradcy podatkowi – audytorzy wewnętrzni – audytorzy KAS.

Nie warto zaniedbywać tematu najlepszych praktyk w obszarze łańcucha dostaw – ich wprowadzenie, poza chęcią organizacji, wymaga czasu na (i) przyswojenie tematyki w szerokim gronie osób zaangażowanych w zagadnienie, (ii) zaprojektowanie optymalnych i bezpiecznych procesów, (iii) wdrożenie procesów (wewnętrzne działania, ale i choćby nowe zapisy w kontraktach z kontrahentami), (iv) weryfikację procesu przez zewnętrznego specjalistę lub audytora wewnętrznego.

To, że wdrożenie często jest kilkuetapowe i kończy się finalną rekomendacją dalszych zmian usprawniających pozwala z jednej strony osiągnąć docelowo sprawnie działające procesy, a z drugiej – jest dość naturalną sytuacją, jeśli weźmiemy pod uwagę, że zabezpieczenie tego obszaru (i) oddziałuje na to, co w biznesie najważniejsze – procesy sprzedażowe, (ii) angażuje cross-zespołowo szereg osób w organizacji o zazwyczaj odmiennych celach i zakresie zadań, (iii) merytorycznie – jest skomplikowaną kwestią, z niejasnościami interpretacyjnymi, (iv) wpływa na zakres informacji pozyskiwanych od klientów i wskazywanych w kontraktach / zamówieniach.

W praktyce, świadoma organizacja z takiego wdrożenia na pewno „wyciągnie” więcej korzyści, niż tylko bezpieczeństwo podatkowe i lepszą podstawę do rozmów z fiskusem:

  • wzajemne poznanie się pracowników na linii księgowi – biznes nie raz może okazać się bezcenne, gdy liczy się sprawność i czas w sytuacjach niespodziewanych;
  • zbudowanie zrozumienia celu procesu i trudności, jakie on może wprowadzać dla osób niezaznajomionych na co dzień z podatkami – ułatwia długofalowo pracę i wprowadza lepszą atmosferę współpracy;
  • z perspektywy Zarządu i Inwestorów – dobrze działający i bezpieczny proces to wartość sama w sobie, szczególnie, gdy na firmę patrzy się długookresowo, oceniając jej wartość nie tylko z perspektywy kilku najbliższych lat, ale kolejnych dwóch, trzech dekad. Dla potrzeb realizacji standardów ESG czy GRI, przyjrzenie się łańcuchowi dostaw w mocno szerokim kontekście może również wzbogacić raportowanie.

KSeF

2024 r. to też planowany dla wielu podatników moment praktycznego rozpoczęcia przygody związanej z e-Fakturami w KSeF[1]. Dla przedsiębiorców będzie to niewątpliwe duże wyzwanie projektowe, angażujące co najmniej przedstawicieli działów księgowo-podatkowych, zakupowych, sprzedażowych czy płatności.

Zmieni się sposób przesyłania dokumentów transakcyjnych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą – proces ten może wymagać dyskusji z kontrahentem co do optymalnej ścieżki przepływu dokumentacji.

W realiach tego wielowymiarowego projektu powinna pojawić się też mimo wszystko perspektywa fiskusa – który za rok otrzymywać ma od dostawców szereg szczegółowych danych o realizowanych transakcjach praktycznie w trybie „bieżącym”. Na fakturach związanych z zagraniczną sprzedażą zazwyczaj pojawiają się warunki Incoterms – pojawią się więc one również w KSeF.

Poza koniecznością zweryfikowania, czy dane umieszczane na fakturach są zgodne z rzeczywistymi warunkami transakcji, należy pamiętać, że w modelach zakładających z perspektywy VAT „wywóz produktu przez kupującego” (grupy E, F, C) fiskus doszukiwać się może okazji na kwestionowanie stawki 0% VAT (poprzez poszukiwanie błędu w określeniu transakcji ruchomej, niepełnej dokumentacji, czy braku rzetelności kontrahenta[2]). Najbliższy rok to prawdopodobnie ostatnia okazja, by upewnić się, że konstrukcja rozliczenia VAT jest poprawna i uwzględnia nie tylko podejście organów do kontrowersyjnych typów transakcji, ale i zmiany związane choćby z pakietem Quick Fixes[3]. W kolejnym roku, fiskus będzie mógł już sprawnie identyfikować grupę firm „obarczonych” ryzykiem, a następnie weryfikować faktyczne błędy podczas kontroli.

***

Widzisz inne wyzwania związane z łańcuchem dostaw w kolejnym roku? Dołącz do naszego webinarium i podziel się swoimi przemyśleniami! -> Jak zarządzić międzynarodowymi łańcuchami dostaw w dobie kryzysu, ESG i RWNP? Praktyczne wskazówki dla CFO, działów księgowości, logistyki, sprzedaży i zakupów

***

[1] Por. KSeF – jeden z najważniejszych i najbardziej skomplikowanych projektów na 2023 rok ; KSeF a relacje biznesowe z klientami

[2] Por.:

- Gdy kontrahent wywozi towar poza Polskę… czy stawka 0% VAT u dostawcy może być zagrożona?

- Czy warto męczyć „biznes” – należyta staranność VAT aktualnie

- Chwilowe wstrzymanie wysyłki / magazynowanie w Polsce a 0% VAT

[3] Więcej o skutkach zmian: Transakcje towarowe… najwyższy czas na przejrzenie warunków realizowanych transakcji - Cykl „Bezpieczne Rozliczenia Podatkowe 2019/2020”

Warto doczytać:

- Porozmawiajmy o łańcuchach dostaw!

- Łańcuchy dostaw – szanse i zagrożenia?