Jednolity Plik Kontrolny w formacie XML wchodzi coraz szerzej na podatkowe salony. O tym, czy warto robić coś więcej niż tylko minimum piszemy w kolejnych odcinkach nowego cyklu.

Zdążyliśmy się już wszyscy nauczyć co to jest ten XML. Te wszystkie nawiasy trójkątne – otwierające i zamykające – te ukośniki pojawiające się czasem na początku, a czasem na końcu nazw pól czyli tzw. znaczników. No i te zakodowane załączniki, które pojawiają się nagle w środku czytelnej mimo wszystko zawartości, zbudowanej na wzór drzewa: zawsze jest korzeń, potem gałęzie pierwszego poziomu, dalej wyrastające z nich gałęzie poziomu drugiego itd.

Te załączniki to dla niektórych zmora Elektronicznych Sprawozdań Finansowych. Niektóre osoby spodziewały się, że ustrukturyzowane zostaną wszystkie możliwe noty dołączane do sprawozdania: nie jest to jednak wykonalne, a co najmniej jest to bardzo trudne do zrobienia i zmusiłoby twórców struktur ESF do stworzenia tak skomplikowanej i niezwykle elastycznej struktury, że wdrożenie jej byłoby naprawdę kosztowne. Taką uniwersalną strukturę zapewnia częściowo standard XBRL, którym objęte zostaną prawdopodobnie od roku finansowego 2020 spółki prowadzące rachunkowość wg MSRów.

Decydując się na wybór narzędzia do raportowania XML należy zadbać więc o kilka kluczowych elementów, które zapewnią skuteczność działania i usuną niepotrzebne czynności.

W znakomitej większości spółek sprawozdania przygotowywane są od lat w arkuszach programu Excel. Pamiętają one w sobie całą historię danej firmy: wszystkie smaczki, wszystkie wyjątki, wszystkie obliczenia składników podatku, zwolnień, reklasyfikacji, umorzeń, różnic kursowych itd. – są więc żywym (niejako) świadkiem tego, jak firma zmieniała się i rosła przez lata. Dlaczego więc nie wykorzystać tych arkuszy? Po co przepisywać dane do jakichś specjalnie przygotowanych ekranów? Przecież za rok dane bieżące staną się danymi z roku poprzedniego, które w sprawozdaniu też będą potrzebne!

Znacznie wygodniejsze i efektywniejsze jest pozostanie przy dotychczas realizowanych procesach i wykorzystanie swego rodzaju black boxa, którego zadaniem będzie obsługa ekstrakcji danych z naszych własnych arkuszy Excel i zapewnienie możliwości złożenia podpisu elektronicznego.

Podejście to zapewnia niezwykłą elastyczność, bo u każdego Excel jest inny; całkowicie inne są przecież sprawozdania spółek niż sprawozdania banków, towarzystw ubezpieczeniowych czy domów maklerskich. Przy takim podejściu stworzenie ESF staje się prostsze niż przygotowywanie struktur JPK – choć wymaga daleko większej wiedzy merytorycznej.

W następnym odcinku: jak przygotować się do powtarzalnej i wygodnej obsługi Sprawozdań Schematów Podatkowych czyli popularnych MDRów.