W ostatnim czasie ZUS pojawia się w debacie publicznej albo w kontekście lawinowych kontroli zwolnień lekarskich, możliwych dzięki wdrożeniu systemu e-ZLA (o którym wspominaliśmy tutaj), albo z uwagi na planowane przez rząd zniesienie limitu 30-krotności składek na ZUS. Choć są to kwestie niewątpliwie bardzo istotne, z perspektywy pracodawców warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny aspekt działalności Zakładu – mianowicie na zaplanowane, na ogół „celowane” kontrole płatników składek. Kiedy można spodziewać się takiej kontroli i co ma zrobić pracodawca, którego chce zweryfikować ZUS?

Mniej kontroli, więcej pieniędzy

Jak podaje ZUS, w 2018 r. przeprowadzono 58 944 kontrole płatników składek. Nieprawidłowości ujawniono w przypadku 36 992 kontroli, a przy 30 849 z nich ustalono łączną kwotę błędów lub zaniedbań finansowych w zakresie składek i świadczeń w wysokości 381 075 885,89 zł (!). Co ciekawe, liczby te uległy w ciągu ostatnich lat sporym zmianom. Kontroli jest bowiem w praktyce zdecydowanie mniej niż w latach ubiegłych. Dla porównania – w 2015 r. skontrolowano ok. 81 tys. płatników składek. Ze statystyk ZUS można jednak wywnioskować, że wyniki finansowe kontroli wzrosły o ok. 100 mln zł w stosunku do lat ubiegłych. Innymi słowy, mamy mniej kontroli, ale są one bardziej „dochodowe”, czyli skuteczne.

Jak to możliwe? Otóż od 1 stycznia 2017 r. obowiązują nowe regulacje dotyczące typowania przedsiębiorców do kontroli. Najpierw funkcjonowały one w ramach nieobowiązującej już ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, natomiast obecnie znajdują się w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. W świetle nowych zasad, kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej.

Kto pierwszy do kontroli?

Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe, zaś sposób przeprowadzenia analizy określa już sam organ kontroli (lub organ nadrzędny). Podsumowując – ZUS, przygotowując się do kontroli, powinien zidentyfikować, u których płatników składek ryzyko naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych jest największe, i to ich skontrolować w pierwszej kolejności.

W praktyce przedsiębiorcy typowani są do kontroli na podstawie rocznego planu kontroli, który jednak nie jest upubliczniany. W przypadku kontroli planowych, pracodawcy otrzymują od ZUS stosowne zawiadomienia (kontrola może się odbyć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia takiego zawiadomienia). Pracodawcy mają zatem szansę przygotowania się do niej. Kontrole planowe nie są jednak regułą – jak wynika z danych udostępnionych przez ZUS, 92,64% wszystkich kontroli ma charakter planowany, a pozostałe są doraźne (w 2018 r. było ich 4339). Nie jest także wykluczone weryfikowanie pracodawców przez kontrole losowe, niezależnie od analizy ryzyka i ewentualnych skarg.

Decyduje ryzyko naruszeń

Ustawa nie precyzuje, jakimi wytycznymi ma kierować się organ przeprowadzający analizę ryzyka. Nie ulega jednak wątpliwości, że powinna ona być dostosowana do obszaru, który ma zostać zweryfikowany. Na co zwraca uwagę ZUS? Z pewnością istotne jest dotychczasowe wywiązywanie się obowiązku uiszczania składek, a szczególnie terminowość dokonywanych płatności i ewentualne zaległości w tym zakresie. Istotne znaczenie ma także poprawność składanych przez płatników składek dokumentów rozliczeniowych. Warto wiedzieć, że Zakład, planując kontrole, opiera się przede wszystkim na Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS, który stanowi jedną z najbardziej zaawansowanych baz danych.

Problematyczne umowy

Na kwestiach czysto finansowych się jednak nie kończy. ZUS może także zweryfikować rodzaje zawieranych umów pod kątem ich prawidłowego zaklasyfikowania (przede wszystkim w kontekście różnic pomiędzy umowami cywilnoprawnymi a umową o pracę) a w efekcie – należytego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce bowiem pracodawcom, a szczególnie dużym firmom charakteryzującym się rozbudowaną strukturą zatrudnienia lub grupom kapitałowym, zdarza się zatrudniać tę samą osobę na różnych podstawach – najczęściej są to umowy o pracę i dodatkowo umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług), a coraz częściej także umowy o dzieło. Na weryfikację stosunków zatrudnienia nie starczy jednak czasu, kiedy ZUS zapuka do drzwi – dlatego właśnie tak istotne jest, aby pilnować i na bieżąco weryfikować funkcjonującą w zakładzie pracy dokumentację pracowniczą, a szczególnie rodzaje umów zawieranych z osobami fizycznymi.

Co więcej, w toku kontroli ZUS zwraca uwagę, o czym pracodawcy często zapominają, że z przepisów, a konkretnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, iż na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Orzecznictwo sądowe nie pozostawia wątpliwości, że dla ostatecznego ustalenia kwestii obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych kluczowe (chociaż nie wyłączne) znaczenie ma to, kto ostatecznie korzysta z pracy realizowanej przez ubezpieczonego w ramach umowy cywilnoprawnej. Skutek? Nawet gdy pracownik zawarł umowę cywilnoprawną z osobą trzecią, ale w ramach tej umowy wykonuje zadania, z których rezultatu korzysta pracodawca, to pracodawca ten ma obowiązek dokonania zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Zbadania realizacji tego obowiązku nie zaniecha kontrolujący pracodawcę inspektor ZUS, co powinni mieć na względzie przede wszystkim pracodawcy zatrudniający pracowników na różnych podstawach prawnych w spółkach z tej samej grupy kapitałowej (co w praktyce zdarza się nagminnie).

Na przeciwległym biegunie znajdują się z kolei problemy pracodawców związane z zawieraniem umów o pracę dla pozoru, właśnie po to, aby objąć ubezpieczeniem społecznym osoby, które im nie podlegają. Dlatego kryterium weryfikowanym przez ZUS w trakcie kontroli jest też ilość wypłacanych świadczeń chorobowych w kontekście liczby pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń.

„Lepiej zapobiegać, niż leczyć”

W kontekście kontroli ZUS warto wziąć pod uwagę jeszcze jedną istotną kwestię. Mianowicie nieprawidłowości, które ujawnione zostaną w toku kontroli mogą spowodowanie skierowanie przez ZUS wniosków i zawiadomień do innych instytucji, w tym do sądów, policji, prokuratury, oddziałów NFZ, urzędów skarbowych i urzędów pracy. Mówiąc najprościej – konsekwencje przeprowadzanych kontroli dla pracodawców (w tym, w niektórych przypadkach, osobiście dla członków zarządu pracodawców) mogą, w zależności od stopnia dokonywanych naruszeń, okazać się nad wyraz dolegliwe, i to nie tylko w aspekcie finansowym.

Nie ulega wątpliwości, że lepiej zawczasu zapobiegać nieprawidłowościom, niż mierzyć się z ich następstwami. Nic zatem dziwnego, że wielu pracodawców decyduje się na audyt dokumentacji dotyczącej zatrudnienia, aby zidentyfikować i zapobiec nieprawidłowościom, zanim uczyni to kontroler ZUS.