Od 1 grudnia 2018 r. pracodawca może otrzymywać, drogą SMS-ową lub mailową, informację o wystawieniu zwolnienia lekarskiego jego pracownikowi. Tymczasem z uwagi na obostrzenia wynikające z RODO, treść komunikatów przekazywanych pracodawcy z ZUS od 21 lipca br. jest ograniczona.
    System elektronicznych zwolnień lekarskich (tzw. e-ZLA) zakłada, że lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie elektronicznie do ZUS, który następnie udostępnia je płatnikowi składek (pracodawcy) na jego profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia (aczkolwiek bez podawania numeru statystycznego choroby). Pracodawcy otrzymują wówczas SMS-owe lub mailowe powiadomienia o wystawieniu zwolnienia.
    Jak poinformował ZUS w komunikacie na swojej stronie internetowej, od 21 lipca 2019 r. w powiadomieniach znajdzie się jedynie informacja na temat wystawienia lub anulowania zwolnienia, ale już bez danych pracownika ani szerszych informacji o samym zwolnieniu. W konsekwencji taki sposób komunikacji traci swój największy atut, którym było niezwłoczne poinformowanie pracodawcy o niedyspozycji konkretnego pracownika. W praktyce ten „system szybkiego informowania” umożliwiał bowiem pracodawcy podjęcie natychmiastowej reakcji w sytuacji braku kadrowego związanego z niedyspozycją chorego pracownika.
    Zmiana ma jednak swoje uzasadnienie. Z jednej strony SMS informujący o zwolnieniu lekarskim pracownika wymienionego z imienia i nazwiska to de facto „dane dotyczących zdrowia”, a zatem szczególna kategoria danych osobowych, których przetwarzanie, zgodnie z art. 9 RODO, musi znajdować swoją podstawę prawną, chyba, że pracownik sam wyraziłby zgodę na przetwarzanie danych w taki sposób. Tymczasem rozwiązanie, z którego korzystał ZUS, mimo swojej funkcjonalności dla pracodawców, faktycznie nie znajduje źródła w przepisach.
    Wyjściem z sytuacji byłoby złożenie przez pracownika oświadczenia o wyrażeniu zgody na przesyłanie jego danych do pracodawcy, składane u lekarza, jednakże stwarzałoby to kolejny, dodatkowy obowiązek (zebrania takich oświadczeń) dla podmiotu leczniczego.
    Pracodawcy w dalszym ciągu będą mieli dostęp do zwolnień lekarskich pracowników za pośrednictwem profilu na PUE ZUS. ZUS poinformował także, że w komunikatach wskazywana będzie nazwa płatnika, którego ubezpieczony otrzymał zwolnienie lekarskie, co będzie ułatwieniem szczególnie w większych grupach kapitałowych, zatrudniających wielu pracowników w kilku spółkach, a posiadających wspólny dział HR.