Z jakimi zagadnieniami powinna zmierzyć się organizacja uczestnicząca aktywnie w międzynarodowym łańcuchu dostaw? Jest ich wiele, na co wskazuje opublikowany niedawno „European Logistics & Supply Chain Sustainability Report 2022”. W praktyce spora część kluczowych zagadnień ma jednak swoje podatkowe skutki. Osoby, które w firmie odpowiadają za kształtowanie polityki podatkowej, projektują kierunki przepływów towarów, wspierają firmę w realizacji i rozliczeniu transakcji, powinny z pewnością zwrócić uwagę na poniższe aspekty.

Enviromental Social Governance

ESG to ostatnio temat istotny z perspektywy Zarządu, handlowców i marketingu (o rosnącym znaczeniu w kontekście choćby GRI). Standardy i działania oceniane w obszarach ochrony środowiska, spraw społecznych i ładu korporacyjnego (w tym w zakresie podatkowym) są coraz ważniejsze w prowadzeniu biznesu na co dzień. Wciąż jednak dyskusja o ESG w ogromnej mierze skupia się na aspektach środowiskowych i społecznych, nie do końca jeszcze doceniając rolę „podatków” w dbaniu o ład korporacyjny.

Z kolei towarowe transakcje międzynarodowe to obszar, który w raportowaniu ESG – na wielu płaszczyznach – ma swoje wyjątkowe miejsce. Osiągnięcie wysokich standardów w sytuacji złożonych, nieprzejrzystych, często nieelastycznych łańcuchów dostaw, nie jest łatwe.

Jednocześnie, dane z „European Logistics & Supply Chain Sustainability Report 2022” wskazują, że już 58% podmiotów produkcyjnych bądź dystrybucyjnych, oraz 49% 3PL zakłada zakończenie współpracy z kontrahentem, który nie spełnia standardów ESG. Dodatkowo, sam aspekt osiągania korzyści podatkowych, uczestnicy badania oceniali jako najmniej istotny obszar w podejściu do „wdrożenia” standardu ESG. Z drugiej strony, dbanie o reputację firmy, przyciągnie nowych dostawców / klientów i spełnianie ich oczekiwań wskazywane były jako wiodące w procesie. Mając w świadomości zamieszania wizerunkowe, jakie generować mogą spory z fiskusem – niewątpliwie bez zadbania o wysoki poziom funkcji podatkowej trudno mówić o dojściu firmy do wysokiego poziomu w ESG w obszarze Governance[1]. Co więcej, bardziej efektywnie zorganizowane i przemyślane procesy mogą przyczynić się do pozytywnego wpływu firmy na pozostałe obszary – „E” i „S”[2].

Ramy Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego

RWNP rozumiane jest jako zbiór mechanizmów działających w danej organizacji, który powoduje, że na koniec dnia podatek jest zapłacony na czas i w prawidłowej wysokości[3], a obszar podatkowego „G” w standardzie ESG funkcjonuje sprawnie. Opracowane pod specyfikę danej firmy RWNP to marzenie wielu CFO, Tax Managerów i Głównych Księgowych (choć sam proces „tworzenia” może być męczący – według naszych Klientów uczestniczących w Programie Współdziałania – warto ten trud podjąć[4]). Jeśli RWNP działa – uczestnicy poszczególnych procesów z całej firmy powinni (i) wiedzieć jak / kiedy mają działać, (ii) poprzez realizację tych oczekiwań – mieć zdjętą z siebie odpowiedzialność KKS w przypadku pojawienia się nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych transakcji – zarówno w odniesieniu do istniejących transakcji jak i planowanych, nowych modeli[5].

RWNP w aspekcie łańcucha dostaw ma niesamowity wymiar – i przy każdej współpracy z przedsiębiorcami poświęcamy temu tematowi w praktyce bardzo dużo pracy, aby wszystkie osoby zaangażowane w transakcje miały świadomość swojej roli (zarówno z perspektywy potrzeb firmy, merytorycznych powodów takiego a nie innego ułożenia procesu, jak i osobistego bezpieczeństwa). Tu naprawdę jest ważne, aby każdy w procesie wiedział co, kiedy (i choć mniej więcej – dlaczego) robi – obowiązki nakładane na działy logistyki czy customer service to rzadko „wymysły księgowości” – choć tak są często postrzegane.

Rozliczenie przez dział podatkowo-księgowy transakcji międzynarodowej jest już tylko dopełnieniem szeregu działań, które wcześniej realizują wyspecjalizowane działy firmy – i to zazwyczaj specjaliści działów operacyjnych tak naprawdę kreują, bądź nie ryzyko dla firmy (często nie mając takiej świadomości).

Przykładowo z perspektywy sprzedażowej, procesy zmierzające do znalezienia nabywcy, dyskusji o Incotermsach i nietypowych warunkach realizacji dostaw – bez podatkowego pogłębienia – to idealne pole to poszukiwań przez fiskusa „powodów”, by nie stosować dla łańcucha transakcyjnego (wszystkich transakcji w danym modelu) stawki 0%, jeśli istotne dla VAT elementy działania nie zostały dopełnione – a wbrew pozorom nie chodzi tu po prostu o zdobycie CMR i IE-599.

W kwestii zakupów, przezorność działu zakupów opierać się powinna np. o zdobycie cennych informacji biznesowych pozwalających ocenić faktyczny koszt zakupu (w tym cła do opłacenia, przy założeniu możliwych do uzyskania preferencji i warunków ich zastosowania / udokumentowania).

Nie ma jednak co liczyć, że specjaliści od sprzedaży czy zakupów sami z siebie będą wiedzieć, co robić – bez ułożenia procesu pod kątem potrzeb bezpieczeństwa podatkowego, zazwyczaj kilka ważnych kwestii nie jest w ogóle podczas transakcji weryfikowana / uwzględniana, a jej ewentualne kosztowne skutki pojawić się mogą w momencie rozliczania transakcji lub kontroli fiskusa.

Łańcuch dostaw w perspektywie podatkowej

Dla osób zarządzających funkcją podatkową firmy, procesy biznesowo-podatkowe w obszarze towarowym uwzględniać powinny poniższe aspekty:

  • identyfikację / możliwość zastosowania uproszczenia i oszczędności w cle i VAT,
  • wprowadzenie efektywności podatkowej procesu,
  • eliminację ryzyk – tych najbardziej popularnych z perspektywy treści przepisów, jak i okołobiznesowych – na które zwraca uwagę fiskus.

Projektując dany model ważne jest, aby (i) układając nowy model transakcji, czy (ii) wybierając z dostępnych rozwiązań, uwzględniać szereg opcji celno-VATowskich, które na opłacalność danego rozwiązania mogą pozytywnie wpłynąć[6] (preferencje celne, wyłączenia z WDT/WNT i zagranicznej rejestracji w tym call-of-stock i transakcje trójstronne). Część z opcji oszczędnościowych można zastosować wstecznie (np. zdobywając świadectwa pochodzenia produktu), ale nie zawsze będzie to możliwe i szansa na redukcję obciążeń podatkowych lub administracyjnych nie zostanie wykorzystana.

Stosowane rozwiązania w zakresie rozliczeń i ich dokumentowania – z perspektywy ich procedowania w firmie – nie powinny też generować nadmiernego wysiłku administracyjnego lub – nawet czasowo – ograniczać płynność finansową przedsiębiorstwa. Takie procesy jak neutralne rozliczanie VAT w imporcie, identyfikacja transakcji łańcuchowej czy pozyskiwanie dokumentacji pod stawkę 0% w VAT pozwalają realizować transakcje międzynarodowe w efektywny finansowo sposób[7]. Warunkiem jest jednak efektywność (dobre opracowanie planu) działań – w których zazwyczaj uczestniczy szereg osób w firmie. Nawet gdy proces nie jest intuicyjny choćby ze względów merytorycznych lub biznesowych (konieczności zwiększania ilości informacji do pozyskania od kontrahenta), warto podjąć wysiłek, aby potrzebne dla bezpieczeństwa firmy działania były realizowane w sposób maksymalnie nieobciążający pracowników i kontrahentów, w ramach określonych wcześniej kompetencji i przy zachowaniu szybkiej i jasnej komunikacji pomiędzy zespołami w firmie.

Przede wszystkim jednak – określone w firmie zasady powinny minimalizować ryzyko ziszczenia się błędu w podatkowym rozliczeniu transakcji. Przy międzynarodowych łańcuchach dostaw to, czy (i) zastosujemy stawkę 0% na sprzedaży, (ii) zobowiązani będziemy do zwiększenia stawki celnej, (iii) będziemy musieli rozliczać korekty wartości celnej, (iv) konieczna okaże się rejestracja na VAT poza Polską i prowadzenie zagranicznych rozliczeń – wpływa istotnie na finanse firmy (nie tylko zaległość podatkowa, ale też potencjalnie odsetki od zaległości – 16,5% błędu / rok, czy sankcja VAT – ok. 30% zaniżenia VAT).

Obszarów ryzyka jest wiele, i zależą od zakresu realizowanych lub planowanych transakcji. Podatnicy powinni nie tylko uwzględniać w planowanych transakcjach konieczność analizy podatkowej jej skutków (aby z wyprzedzeniem określić konsekwencje pomysłu), ale i okresowo weryfikować, czy stosowane zasady – wskutek częstych zmian przepisów, podejścia fiskusa, nowych ustaleń handlowych – nie powinny ulec zmianie.

***

O wielu ryzykach dostrzeganych w praktyce przez fiskusa i wskazówkach co do sposobu zarządzenia nimi pisaliśmy już na blogu[8] - choć oczywiście katalog obszarów generujących dyskusje jest dość mocno rozbudowany. Chcesz poznać najczęstsze spotykane przez nas opcje oszczędności lub obszary ryzyk?

Dołącz do naszego webinarium! -> Jak zarządzić międzynarodowymi łańcuchami dostaw w dobie kryzysu, ESG i RWNP? Praktyczne wskazówki dla CFO, działów księgowości, logistyki, sprzedaży i zakupów

Odnośnie tego tematu zachęcamy również do przeczytania naszego poprzedniego artykułu: Porozmawiajmy o łańcuchach dostaw!

[1] Więcej w temacie: Zarządzanie podatkami w organizacji – czyli po co nam ten cały Tax Governance?

[2] Por.: Czy warto informować o podatkach w nurcie ESG?

[3] Więcej w temacie: RWNP, TCF, TCMS – co to takiego i dlaczego może mi pomóc w rozliczaniu podatków? 

[4] Por. „Transparentność podatkowa. Program Współdziałania” – kilka słów o niecodziennym wydarzeniu

[5] Por.: Zmiany biznesowe a RWNP, w tym w dobie kryzysu

[6] Np.: Pomyłka w rozliczeniu WNT – kosztowny błąd wg TSUE?

[7] Np.: Dowody dla 0% w WDT - jaki zestaw jest teraz akceptowany w interpretacjach

[8] Przykłady „ryzykownych” obszarów: Gdy kontrahent wywozi towar poza Polskę… czy stawka 0% VAT u dostawcy może być zagrożona? ; Warto pytać biznes? Ilu organizatorów transportu – tyle dostaw ; Czy warto męczyć „biznes” – należyta staranność VAT aktualnie ; Chwilowe wstrzymanie wysyłki / magazynowanie w Polsce a 0% VAT