KSeF od 2024 roku. Więcej czasu na dobre przygotowanie do wdrożenia!

10 czerwca 2022 r. pojawiła się informacja o opublikowaniu przez Radę Unii Europejskiej decyzji, która zezwala Polsce na wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2024 roku. Dotychczas jako moment wprowadzenia nowego obowiązku dla podatników, w przestrzeni publicznej pojawiały się daty 1 kwietnia, a następnie 1 lipca 2023 roku. Warto wspomnieć, że data 1 stycznia 2024 będzie musiała być jeszcze potwierdzona w nowej ustawie, formalnie wprowadzającej mechanizm obligatoryjnego KSeF, nad którą pracuje obecnie Ministerstwo Finansów.

Jak wykorzystać przesunięcie obowiązkowego KSeF?

Opóźnienie obligatoryjnego KSeF to niewątpliwie bardzo dobra wiadomość – dla firm, dla dostawców oprogramowania, wreszcie również dla doradców. W wielu organizacjach, które rozpoczęły już przygotowania, osoby odpowiedzialne za wdrożenie KSeF zdały sobie bowiem sprawę ze złożoności i kompleksowości tego zagadnienia, wobec czego po opublikowaniu informacji o opóźnieniu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF usłyszeć można było głęboki oddech ulgi.

Na podstawie doświadczeń zdobytych w ramach prowadzonych przez nas projektów obserwujemy, że czym większa organizacja, tym więcej wyzwań wiąże się z projektem wprowadzenia KSeF. Sama analiza biznesowo-podatkowa, w czasie której trzeba zmapować wszystkie procesy sprzedażowe i zakupowe oraz schemę do wszystkich rodzajów transakcji, zajmuje często kilka miesięcy. Zespoły projektowe liczą od kilku do kilkudziesięciu osób i składają się z osób pracujących w działach finansowych, podatkowych, administracji, zakupów, obsługi klienta oraz IT. To pokazuje skalę zagadnienia, z jakim należy się zmierzyć.

Czas na przygotowanie optymalnych rozwiązań

Kilka miesięcy dodatkowego czasu można wykorzystać na zaplanowanie oraz zabudżetowanie projektu wdrożenia KSeF. Kilkukrotnie już spotkaliśmy się z sytuacją, w której po oszacowaniu kosztów kompleksowego wdrożenia (które okazywały się kwotami bardzo znaczącymi), w organizacjach pojawiał się komentarz, że koszty te nie zostały przecież wcześniej zaplanowane w budżecie. W szczególności w dużych korporacjach takie „niespodzianki” nie są przyjmowane pozytywnie.  Stąd tak istotne wydaje się przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej jak najwcześniej, aby dzięki temu oszacować, jakie zmiany będą musiały być wprowadzone w systemach informatycznych, jak zmienią się procesy wewnętrzne, jak zmieni się sposób pracy z kontrahentami, jakie zasoby ludzkie będą musiały być dedykowane do projektu, ile czasu należy poświęcić na wdrożenie, kiedy wystartować z takim projektem i wreszcie, co z mojego punktu widzenia jest najważniejsze, jak może wyglądać organizacja i procesy po wdrożeniu KSeF i jakie korzyści biznesowe możemy osiągnąć. Tylko podjęcie powyższych działań pozwalać będzie na świadome i optymalne zaplanowanie tego projektu oraz zabudżetowanie jego kosztów.

Wiadomość dla ustawodawcy

Podjęcie prac nad przygotowaniem do KSeF już teraz ma jeszcze jeden walor. Ministerstwo Finansów zapowiada, że konsultacje wyczekiwanego projektu przepisów będą trwały dłużej niż wielu ostatnich nowelizacji przepisów podatkowych. Urzędnicy mają bowiem świadomość, że nie dostrzegli wszystkich praktycznych konsekwencji wdrożenia KSeF. Również z tego powodu warto rozpocząć analizę możliwie szybko – kiedy konsultacje zostaną otwarte, będą Państwo mieli gotową listę ważnych biznesowo tematów, które powinny zostać zasygnalizowane ministerstwu.

Sprawdź krótki kurs: KSeF i moment wystawienia (otrzymania) faktury