Wraz z wejściem w życie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, wiele firm będzie musiało dostosować swoje procedury i systemy informatyczne do nowych przepisów dotyczących wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jednym z ważnych elementów w procesie fakturowania są ramy czasowe świadczeń, takie jak data dostawy towarów lub wykonania usługi czy okres świadczeń o charakterze ciągłym, których dotyczy faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Wejście w życie obligatoryjnego KSeF nie zmieni dotychczasowych przepisów w tym zakresie. Niemniej jednak praktyka rynkowa stosowana dotąd w prezentowaniu tych danych, może wymagać dostosowania do precyzyjnych wymagań schemy faktury ustrukturyzowanej, o których opowiemy w niniejszym artykule.

Data sprzedaży

W większości przypadków nie ma żadnych problemów ze wskazaniem na fakturze daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Zdarza się jednak, że transakcje różnią się w odniesieniu do poszczególnych wykazanych na dokumencie pozycji. Będzie to istotną kwestią przy przygotowywaniu faktury ustrukturyzowanej.

W przypadku gdy dla wszystkich pozycji faktury data jest wspólna, wówczas wypełnia się pole „P_6”. Pole to wypełnia się tylko raz i data w nim wskazana obowiązuje dla całego dokumentu.

Odmienna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy dla poszczególnych pozycji faktury występują różne daty. Należy wówczas wypełnić „P_6A” osobno dla każdego z wierszy faktury. W przeciwieństwie do pola „P_6”, pole P_6A może występować wiele razy.

Przykład I: Firma A dostarczyła towar w dniu 15 marca 2023 r. i wystawiła fakturę w tym samym dniu. W takiej sytuacji pole „P_6” należy wypełnić datą 15 marca 2023 r.

Przykład II: Firma B dostarczyła trzy różne towary dla firmy C w różnych dniach: 10 marca, 15 marca i 20 marca 2023 r. Firma B wystawia jedną fakturę dla wszystkich towarów 31 marca 2023 r. W takiej sytuacji pole „P_6A” należy wypełnić trzema datami: 10 marca, 15 marca i 20 marca 2023 r.

Świadczenia o charakterze ciągłym

Dla usług świadczonych w sposób ciągły, dla których ustalono następujące po sobie terminy rozliczeń, obowiązek podatkowy VAT powstaje w dniu upływu każdego okresu rozliczeniowego, do momentu całkowitego wykonania usługi.

Faktura ustrukturyzowana dokumentująca świadczenie, dla którego ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, musi zawierać szczegółowy i jasno zdefiniowany format prezentacji ram czasowych przyjętego okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji, w świetle treści broszury opublikowanej przez Ministerstwo Finansów, podatnik jest zobowiązany do wskazania na fakturze okresu, w którym realizowano świadczenie. Okres ten jest wspólny dla wszystkich pozycji na fakturze. Często jednak praktyka, w przypadku świadczeń, dla których wskazane są następujące po sobie terminy płatności, polega na wskazaniu miesiąca, np. „marzec 2023”. W KSeF takie podejście będzie niedopuszczalne.

Dlatego też schema faktury ustrukturyzowanej przewiduje osobny węzeł dla takich przypadków. Logika budowy schemy zobowiąże sprzedawcę do wskazania daty początkowej okresu, którego dotyczy faktura („P_6_Od”) w formacie RRRR-MM-DD oraz daty końcowej / wykonania usługi („P_6_Do”) w takim samym formacie.

Przykład III: Firma A świadczy usługi hostingowe dla swoich klientów. Umowy z klientami określają okres rozliczeniowy wynoszący 30 dni, po którym firma wystawia faktury. Za każdy okres rozliczeniowy, klient otrzymuje fakturę, na której jasno wskazane są daty początkowe i końcowe okresu, za który jest rozliczany. W przypadku faktur dla usług hostingowych, firma A jest zobowiązana do jasnego wskazania daty początkowej okresu w polu „P_6_Od” i daty końcowej okresu w polu „P_6_Do” na fakturze ustrukturyzowanej, w formacie RRRR-MM-DD.

KSeF wymaga precyzji

Faktura ustrukturyzowana wymaga określenia ram czasowych, jednak dostosowanie się do tego obowiązku w praktyce nie powinno sprawiać dużych trudności. Firmy co do zasady posiadają w swoich systemach wszystkie niezbędne dane pozwalające na precyzyjne wskazanie dat rozpoczęcia i zakończenia świadczeń. Ewentualne problemy mogą dotyczyć jedynie nietypowych, skomplikowanych transakcji, przy których trudno określić z jakim rodzajem usługi mamy do czynienia.

Obowiązek stosowania KSeF jest dużym wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców, jednak dzięki odpowiednim przygotowaniom możliwy do pokonania. Wskazane w artykule ramy czasowe świadczeń to tylko jeden z wielu obszarów, które wymagają dostosowania, jednak kluczowy dla prawidłowości i kompletności faktury. Określenie dat obowiązujących dla całej faktury lub jej poszczególnych pozycji powinno odbywać się z należytą starannością i uwzględniać specyfikę konkretnej transakcji. Tylko w ten sposób możliwe będzie stworzenie faktur spełniających wymagania prawne i oczekiwania kontrahentów.