Nowelizacja przepisów ustawy prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA), która wprowadziła szereg rozwiązań umożliwiających informatyzację postępowania obowiązuje już blisko 2,5 roku. Nadal jednak w praktyce sądowej brak jest jej jednolitego stosowania, a niektóre rozwiązania budzą rozbieżności, co przekłada się na efektywność całego procesu informatyzacji. Często dotyczy to kwestii tak podstawowych jak np. w jaki sposób należy podpisać pismo wnoszone w drodze elektronicznej do sądu.

Kwestia sposobu opatrzenia podpisem elektronicznym skargi wnoszonej za pośrednictwem systemu ePUAP, okazała się budzić na tyle poważne wątpliwości, że postanowieniem NSA z dnia 27 lipca 2021 r. (sygn. akt I FZ 92/21), została przedstawiona do rozstrzygnięcia w drodze uchwały składu siedmiu sędziów NSA.

Wnoszenie pism drogą elektroniczną

W art. 46 PPSA zostały określone elementy, które powinno zawierać pismo procesowe, aby możliwe było nadanie mu dalszego biegu. Przepis ten wskazuje również na elementy pism wnoszonych drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 46 § 2a PPSA w przypadku, gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno dodatkowo zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Przepis ten dopuszcza trzy rodzaje podpisów: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. Ponadto, zgodnie z art. 46 § 2b PPSA zasady podpisywania przewidziane w § 2a, dotyczą także załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego.

Przesyłanie korespondencji do sądów administracyjnych w formie elektronicznej następuje za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP). Przekazywane dokumenty podpisywane są podpisem zaufanym (kwalifikowanym), a następnie, wraz z generowanym przez system pismem przewodnim, przesyłane do sądu. Podpis w systemie ePUAP nadawany jest przy wysyłce łącznie dla wszystkich załączonych plików, dzięki czemu „scala” on załączniki z pismem przewodnim uniemożliwiając ich modyfikację.

Postanowienie NSA

Sprawa, w której Sąd zwrócił się o rozstrzygnięcie wątpliwości w drodze uchwały dotyczyła kwestii odrzucenia skargi na decyzję organu podatkowego ze względu na brak uzupełnienia przez podatnika braków formalnych w wymaganym terminie. Podatnik został wezwany przez wojewódzki sąd administracyjny do uzupełnienia braków formalnych poprzez m.in. podpisanie skargi oraz jej załączników. Wezwanie było spowodowane tym, że w wyniku weryfikacji poprawności podpisu stwierdzono, że podpisem opatrzono wyłącznie wygenerowane automatycznie przez system ePUAP pismo przewodnie, natomiast załączniki do tego pisma, (w tym sama właściwa skarga na decyzję oraz dokument pełnomocnictwa szczególnego), nie zostały już opatrzone takim podpisem.

W praktyce z uwagi na ograniczenia techniczne w piśmie przewodnim znajduje się zazwyczaj tylko początkowa część pisma, a całe właściwe pismo dołącza się w systemie ePUAP jako załącznik.

Rozpatrując zażalenie na postanowienie o odrzuceniu skargi, NSA postanowił przedstawić do rozstrzygnięcia składowi siedmiu sędziów NSA budzące wątpliwości zagadnienie prawne – czy podpis zaufany (kwalifikowany) złożony przez ePUAP odnosi się do całej treści formularza wraz z załączonymi do niego plikami, a więc obejmuje również zawarte w nim załączniki. Innymi słowy, pytanie dotyczyło kwestii czy każdy załącznik (w tym też właściwe pismo będące najczęściej załącznikiem) należy w praktyce podpisać odrębnie.

Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji

Kwestia zakresu, jaki obejmuje podpis złożony za pośrednictwem systemu ePUAP była już przedmiotem wątpliwości w 2018 r.[1] Wówczas Ministerstwo Cyfryzacji odpowiadające za wdrażanie tego systemu wskazywało, że niezależnie od tego, czy korespondencja została podpisana podpisem zaufanym czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpis elektroniczny obejmuje jej całość, w tym załączniki.

Podkreślano również, że w przypadku systemu ePUAP zastosowano rozwiązanie polegające na tym, że podpisane dane to nie tylko treść korespondencji, ale też wskazanie tzw. skrótu załącznika (załączników) co jednoznacznie i bez wątpliwości odnosi się wyłącznie do określonej treści załącznika i nawet jej najmniejsza zmiana spowoduje, że podpis obejmujący także ten załącznik nie będzie się już pozytywnie weryfikował. Oznacza to także, że tylko pismo wraz z załącznikami pozwoli na zweryfikowanie podpisu do określonego załącznika.

Z tym stanowiskiem należy się zgodzić – poza kwestiami prawidłowości merytorycznej i pod kątem technicznym, odzwierciedla ono również ideę, która stoi za całym procesem informatyzacji – czyli ułatwienia, także dla stron, a nie utrudnienia, procedowania spraw.

Skutki uchwały

Podjęcie uchwały w kierunku odmiennym niż stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji (a prezentowanym m.in. przez sąd I instancji w sprawie o sygn. akt I FZ 92/21) może w praktyce oznaczać nałożenie na strony dodatkowego obowiązku w postaci oddzielnego podpisywania każdego z załączników pod rygorem uznania pisma za niespełniające wymogów formalnych pisma procesowego.

Uchwała w tej sprawie będzie miała również wpływ na toczące się obecnie postępowania. W sprawach, w których sądy obecnie rozpatrują kwestie odrzucenia skarg ze względu na brak formalny w postaci braku odrębnego podpisu elektronicznego, zawieszają one postępowanie do czasu rozstrzygnięcia tych wątpliwości przez NSA. Posiedzenie, na którym NSA rozstrzygnie, czy w tej sprawie zachodzi potrzeba wyjaśnienia wątpliwości w formie uchwały składu siedmiu sędziów zostało zaplanowane na koniec października.

Z pewnością cenne byłoby, aby NSA rozwiał wątpliwości w tej mocno technicznej, jednak dość podstawowej kwestii i należy mieć nadzieję, że nastąpi to w kierunku zbieżnym ze stanowiskiem wyrażonym przez Ministerstwo Cyfryzacji, a także wpisującym się w myślenie, że informatyzacja ma ułatwiać, a nie utrudniać kontakty z sądami. Warto zwrócić uwagę na rozstrzygnięcie, gdyż może ono spowodować konieczność zmiany przyjętej praktyki w zakresie składania pism w formie elektronicznej do sądów administracyjnych, a coraz częściej ta forma komunikacji z sądami jest wykorzystywana. Ponadto, jeżeli jednak NSA nie zdecydowałby się na wydanie uchwały, warto śledzić w jakim kierunku będzie się kształtować w tym zakresie orzecznictwo – jak pokazuje sprawa, w której sformułowano wniosek o wydanie uchwały, skutki różnej interpretacji przepisów mogą być w tym przypadku bardzo poważne, łącznie z odrzuceniem skargi.

[1] Jeden podpis dla całej przesyłki na ePUAP - GazetaPrawna.pl