To już pewne, w poniedziałek 7 sierpnia 2023 r. Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT, na mocy której od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorcy będą wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek ten dotknie niemalże każdego przedsiębiorcę w Polsce.

Nie sposób nie wspomnieć, że dużą część przedsiębiorców czeka ogrom pracy do wykonania, w zakresie dostosowania systemów finansowo-księgowych w organizacji, w tym jednego z najbardziej powszechnie używanych systemów ERP jakim bez wątpienia jest SAP. Warto podkreślić, że sam proces integracji systemu SAP z KSeF jest złożony i wymaga zaangażowania zespołów IT, finansowych oraz podatkowych w organizacji, aby zagwarantować prawidłową i zgodną z obowiązującymi przepisami prawa wymianę danych.

Integracja systemu SAP z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) jest jednym z kluczowych procesów dla firm, które chcą zoptymalizować przepływ dokumentów finansowych i zautomatyzować wymianę danych z organami podatkowymi. Poniżej prezentujemy kilka kluczowych obszarów dotyczących integracji tych dwóch systemów:

  1. Cel integracji: Integracja SAP z KSeF ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom przekazywania faktur ustrukturyzowanych do organów podatkowych w sposób zautomatyzowany, zgodnie z wymaganiami ustawowymi danego kraju. Pozwala to uniknąć konieczności ręcznego wprowadzania danych i potencjalnych błędów, a także przyspiesza proces rozliczeń podatkowych.
  2. Standardy komunikacji: Integracja opiera się na określonych standardach komunikacji elektronicznej, takich jak formaty plików i protokoły transmisji. W Polsce obowiązującą strukturą e-faktury jest FA(2).
  3. Automatyzacja procesów: Integracja pozwala na automatyczne generowanie i przesyłanie faktur elektronicznych do KSeF. Dane mogą być pobierane bezpośrednio z systemu SAP, co przyspiesza proces przekazywania faktur.
  4. Zgodność z przepisami prawnymi: Integracja zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi przekazywania elektronicznych dokumentów finansowych do organów podatkowych. Odpowiednie pola i dane są przesyłane w sposób wymagany przez lokalne regulacje.
  5. Monitorowanie statusu: Integracja pozwala na monitorowanie statusu przekazanych faktur, takich jak potwierdzenia dostarczenia, odrzucenia lub akceptacji przez KSeF. Informacje te mogą być zwrotnie przekazywane do systemu SAP.
  6. Redukcja ryzyka błędów: Automatyczna wymiana danych między systemem SAP a KSeF eliminuje ryzyko popełnienia błędów podczas przepisywania danych ręcznie. To z kolei poprawia dokładność i niezawodność procesu przekazywania faktur.
  7. Oszczędność czasu i zasobów: Integracja przyspiesza cały proces przekazywania faktur elektronicznych oraz ułatwia zarządzanie dokumentami finansowymi. Pracownicy nie muszą poświęcać czasu na ręczne wprowadzanie danych, co pozwala zwiększyć efektywność w zakresie automatyzacji procesu w firmie.
  8. Raportowanie i audyt: Dzięki integracji istnieje możliwość m.in. generowania raportów dotyczących przekazywanych faktur, statusu przesyłek oraz innych istotnych informacji. To ułatwia proces audytu i zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem dokumentów finansowych.
  9. Wsparcie techniczne: Producenci oprogramowania SAP często oferują narzędzia lub moduły umożliwiające łatwiejszą integrację z różnymi systemami, w tym także z KSeF. Wsparcie techniczne może pomóc w konfiguracji i rozwiązywaniu ewentualnych problemów.
  10. Aktualizacje i zmiany prawne: W związku z częstą zmianą przepisów prawnych dotyczących przekazywania e-faktur oraz ewentualnymi zmianami w strukturze systemu SAP lub KSeF, integracja może wymagać regularnych aktualizacji i dostosowań.

W celu przeprowadzenia właściwego procesu integracji systemu SAP z KSeF, zalecamy z dużym wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do tego zadania. Jako CRIDO zapewniamy nasze wsparcie w tym procesie, aby umożliwić płynne przejście i optymalne wykorzystanie korzyści płynących z integracji obu systemów.

Zapraszamy na płatną konferencję stacjonarną: Dzień z KSeF – 12 września – Warszawa

Do końca sierpnia cena promocyjna – 1750 zł netto!

Krajowy system e-Faktur, mimo kilku zawirowań, został uchwalony.

Tym samym jego wejście w życie 1 lipca 2024 roku zostało przesądzone.

KSeF z pewnością niesie wiele korzyści dla podatników w dłuższej perspektywie. Sam proces wdrażania będzie jednak wymagał podjęcia szeregu wymagających, czasochłonnych działań. Jak przejść przez ten proces?