Elektroniczne podpisywanie pism sądowych – ważna uchwała NSA
Jak wskazywaliśmy w artykule "Jak podpisać elektronicznie pismo do sądu administracyjnego", kwestia sposobu opatrzenia podpisem elektronicznym skargi wnoszonej za pośrednictwem systemu ePUAP, okazała się budzić na tyle poważne wątpliwości, że postanowieniem NSA z dnia 27 lipca 2021 r. (sygn. akt I FZ 92/21), została przedstawiona do rozstrzygnięcia w drodze uchwały składu siedmiu sędziów NSA.
6 grudnia 2021 r. NSA wydał w tej sprawie uchwałę (sygn. akt I FPS 2/21), w której wskazał, że skargę stanowiącą załącznik do formularza pisma ogólnego, podpisanego podpisem zaufanym, przesłanego przez platformę ePUAP, należy uznać za podpisaną jedynie wówczas, gdy została ona odrębnie podpisana podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Chociaż uchwała odnosi się wprost do podpisywania skarg, to może mieć bardzo duże znaczenie dla wszystkich pism wysyłanych za pośrednictwem systemu ePUAP do sądów administracyjnych.
Dotychczasowa praktyka stron i stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji
W sprawie, w której skierowano omawiane zagadnienie do rozstrzygnięcia w drodze uchwały siedmiu sędziów NSA, podpisem opatrzono wyłącznie wygenerowane automatycznie przez system ePUAP pismo przewodnie, natomiast załączniki do tego pisma (w tym sama właściwa skarga na decyzję oraz dokument pełnomocnictwa szczególnego), nie zostały już opatrzone takim podpisem.
Taki sposób podpisywania pism wnoszonych do sądu w formie elektronicznej był do tej pory często stosowany w praktyce – z uwagi na ograniczenia techniczne w piśmie przewodnim znajduje się zazwyczaj tylko początkowa część pisma, a całe właściwe pismo dołącza się w systemie ePUAP jako załącznik.
Był on również zgodny ze stanowiskiem odpowiadającego za wdrożenie systemu ePUAP Ministerstwa Cyfryzacji, o którym szerzej pisaliśmy poprzednio. W ocenie Ministerstwa Cyfryzacji niezależnie od tego, czy korespondencja wysyłana za pośrednictwem systemu ePUAP podpisywana jest podpisem zaufanym, czy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpis obejmuje jej całość, łącznie z załącznikami.
Skutki uchwały i jej ocena
W praktyce uchwała oznaczać będzie nałożenie na strony i ich pełnomocników dodatkowego obowiązku w postaci oddzielnego podpisywania każdego z załączników do wygenerowanego automatycznie przez ePUAP pisma przewodniego pod rygorem uznania pisma za niespełniające wymogów formalnych.
Uchwała w tym brzmieniu może zatem prowadzić nawet do bardziej restrykcyjnych wymagań niż ma to miejsce przy składaniu pism w formie papierowej. Skoro odrębnego podpisu wymaga każdy załącznik przesyłany wraz z pismem za pośrednictwem systemu ePUAP, dotyczyć może to również załączników, które nie muszą być opatrywane poświadczeniem przy wnoszeniu pisma w formie papierowej (np. odpisów z KRS, czy potwierdzeń dokonania przelewów). Skutki niezastosowania się do poglądu wyrażonego w uchwale mogą być szczególnie dotkliwe w przypadku skarg – łącznie z ich odrzuceniem przez sąd.
Należy w tym miejscu zaznaczyć, że stanowisko NSA jest pozbawione uzasadnienia praktycznego. Jak bowiem wskazywało Ministerstwo Cyfryzacji, podpisanie jednym podpisem całej przesyłki zapewnia jej integralność i autentyczność (nawet najmniejsza zmiana załącznika spowoduje, że podpis obejmujący także ten załącznik nie będzie się już pozytywnie weryfikował). Stanowisko NSA wydaje się również nie uwzględniać specyfiki zastosowanych rozwiązań technicznych w przypadku systemu ePUAP. Stanowi natomiast przejaw formalizmu będącego w sprzeczności z ideą, jaka stała za wdrażanym od 2019 r. procesem informatyzacji postępowań, tj. ułatwienia stronom i sądom efektywnego procedowania dużej ilości spraw.
Aby jednak zakończyć wpis pozytywnym akcentem, należy zaznaczyć, że uchwała powinna rozwiać wątpliwości, które pojawiały się w praktyce sądowej w tym zakresie.
Posłuchaj