Zarządzanie ryzykiem podatkowym staje się coraz bardziej istotnym elementem strategii przedsiębiorstw na całym świecie. W obliczu dynamicznie zmieniających się przepisów podatkowych, globalizacji oraz rosnącej liczby kontroli podatkowych, firmy przywiązują coraz większą wagę do efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym.

Przed rozpoczęciem rozmowy o identyfikacji konkretnych ryzyk podatkowych, należałoby ustalić, jak organizacja definiuje pojęcie ryzyka podatkowego, czyli jakie rodzaje ryzyk podatkowych dostrzega i jakie konsekwencje to za sobą niesie.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: ABC strategii podatkowej

Omawianie strategii podatkowej w organizacjach zazwyczaj pojawia się ponownie w czwartym kwartale roku, gdyż jest często mylnie utożsamiane z obowiązkiem publikowania informacji na ten temat.

Rodzaje ryzyka podatkowego

Zarządzanie ryzykiem podatkowy stanowi, zgodnie z metodyką Ministerstwa Finansów, jeden z 9 elementów składających się na tzw. Ramy Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego. MF wyróżnia różne rodzaje ryzyka podatkowego:

  • Ryzyko braku zgodności z prawem podatkowym: Obejmuje ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów podatkowych. Firmy muszą być świadome obowiązków podatkowych w różnych jurysdykcjach i zapewniać zgodność swoich działań z lokalnymi przepisami. Regularne szkolenia i aktualizacje polityk wewnętrznych są niezbędne w zarządzaniu tym ryzykiem.
  • Ryzyko związane z systemami, procesami i procedurami dotyczącymi przygotowania i złożenia deklaracji podatkowych: Związane z błędami w codziennych operacjach podatkowych, takimi jak błędne obliczenie wysokości zobowiązania podatkowego, niewłaściwe dane w deklaracjach podatkowych lub nieterminowe złożenie deklaracji. Automatyzacja procesów podatkowych oraz regularne audyty wewnętrzne mogą pomóc w minimalizacji tego ryzyka.
  • Ryzyko transakcyjne: Dotyczy niepewności co do odpowiedniego zastosowania prawa podatkowego w odniesieniu do konkretnej nowej transakcji. Może wiązać się zarówno z zagrożeniami, jak i szansami. Kluczowe jest tutaj ścisłe monitorowanie zmian w prawie oraz konsultacje z ekspertami podatkowymi.
  • Ryzyko operacyjne: Obejmuje ryzyko związane z odpowiednim zastosowaniem przepisów podatkowych do rutynowej codziennej działalności. Ważne jest, aby procedury i procesy były zgodne z obowiązującymi przepisami, co minimalizuje ryzyko operacyjne.
  • Ryzyko nieadekwatnych lub nieskutecznych procedur i procesów w zakresie funkcji podatkowej: Może obejmować niedostateczność lub nieskuteczność procedur dotyczących zarówno aspektów podatkowych, jak i biznesowych. Firmy powinny regularnie przeglądać i aktualizować swoje procedury i procesy, aby były one zgodne z najlepszymi praktykami i obowiązującymi przepisami.
  • Ryzyko reputacyjne: Wynikające z nieprawidłowego zarządzania kwestiami podatkowymi. Nawet jeśli firma działa zgodnie z przepisami, może być narażona na ryzyko związane z negatywną percepcją publiczną swoich działań podatkowych. Transparentna polityka podatkowa może pomóc w budowaniu zaufania i unikania negatywnego rozgłosu.

Istotna jest również kombinacja powyższych ryzyk. Firmy często napotykają ryzyka, które stanowią połączenie ryzyk transakcyjnych, operacyjnych i zgodności.

Konsekwencje różnej percepcji ryzyka podatkowego

Im szerzej firma postrzega ryzyko podatkowe, tym skuteczniej może nim zarządzić.

Organizacja, która sprowadza proces zarządzania ryzykiem podatkowym do składania deklaracji podatkowych, w rzeczywistości zarządza ryzykiem dopiero na końcowym etapie procesu podatkowego. Ma przez to wpływ głównie na terminowość złożenia deklaracji podatkowej oraz zgodność danych w deklaracji z księgami. Wpływ na przyczyny źródłowe ryzyka jest jednak znikomy – w momencie przekazania do księgowości danych dotyczących zrealizowanych transakcji może być za późno na podjęcie działań korygujących.

Przykładem możę być wprowadzenie do oferty nowego produktu czy linii biznesowej. Jeśli biznes, bez konsultacji założeń nowej transakcji z działem księgowości lub zewnętrznym doradcą, podpisze umowy z zewnętrznymi kontrahentami i rozpocznie realizację projektu, wprowadzenie ewentualnych zmian na etapie weryfikacji faktury przez dział księgowości może okazać się niemożliwe. Nawet jeśli dana transakcja zostanie zrealizowana w zgodzie z obowiązującym prawem podatkowym, może okazać się, że firma mogła skorzystać z dostępnej ulgi podatkowej lub przeprowadzić daną operację w bardziej efektywny sposób.

Z tego powodu tak ważne jest wzmocnienie współpracy i komunikacji działów operacyjnych z działem podatkowym/księgowym, tak aby uwzględnić ewentualne implikacje podatkowe już na etapie planowania biznesowego.

Z kolei identyfikacja ryzyk dotyczących efektywności procesów podatkowych może pomóc te procesy usprawnić (np. dzięki ich automatyzacji), a także w lepszy sposób wykorzystać dostępne zasoby.

Co więcej, warto pamiętać, że proces zarządzania ryzykiem to również wykorzystywanie szans jakie oferuje prawo podatkowe. Szanse mogą być rozpatrywane zarówno w kontekście konkretnych transakcji (wykorzystanie dostępnych ulg), jak i w odniesieniu do kreowania wizerunku firmy. Poprzez zarządzanie ryzykiem reputacyjnym możliwe jest nie tylko ograniczenie ewentualnych strat wizerunkowych, ale i świadoma budowa wizerunku uczciwego podatnika, co przekłada się na pozytywny odbiór firmy przez różnych interesariuszy.

Od czego zacząć?

W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się szerzej rozumianemu zarządzaniu ryzykiem korporacyjnym. Jeśli w firmie funkcjonuje scentralizowany i ustrukturyzowany system zarządzania ryzykiem, warto zadbać o to, aby obejmował on również ryzyka podatkowe.

Zarządzanie ryzykiem może mieć również bardziej rozproszoną, zdecentralizowaną, czy wręcz niesformalizowaną formę. Niezależnie od jego formy, kluczowe jest jasne określenie ról i odpowiedzialności. Pomocnymi narzędziami mogą być rozmaite procedury (np. procedura zarządzania ryzykiem, strategia podatkowa) czy matryca odpowiedzialności za funkcję podatkową (matryca RASCI, o której piszemy TUTAJ).

Jeśli w ramach procesów zarządzania ryzykiem uwzględniono ryzyka podatkowe, warto upewnić się, czy nie pominięto żadnych istotnych ryzyk podatkowych (np. takich, które wykraczają poza naszą dotychczasową percepcję ryzyka podatkowego). Jeśli w organizacji nie funkcjonuje udokumentowany system zarządzania ryzykiem lub nie obejmuje on ryzyk podatkowych – tym bardziej należałoby dokonać ich identyfikacji.

Jednym z najprostszych, a zarazem najskuteczniejszych sposobów identyfikacji ryzyka, jest organizacja warsztatów identyfikacji ryzyka. W warsztatach powinni wziąć udział nie tylko przedstawiciele działu księgowości, lecz również osoby odpowiedzialne za procesy biznesowe mające implikacje podatkowe (np. proces zakupów, sprzedaży, gospodarowania majątkiem trwałym czy zapasami). W moderowanie warsztatu można zaangażować np. audytora wewnętrznego lub zewnętrznego doradcę. Głównymi metodami wykorzystywanymi podczas warsztatów są burza mózgów oraz mapowanie procesów, czyli przegląd kluczowych procesów biznesowych pod kątem punktów generujących potencjalne ryzyka podatkowe.

Warto również zadbać o odpowiednie przygotowanie uczestników warsztatu, tak aby spotkanie przebiegło w jak najbardziej efektywny sposób. Dobrym pomysłem jest udostępnienie uczestnikom materiałów, które ułatwią im proces identyfikacji ryzyk, a także umożliwią nieco szersze spojrzenie na zagadnienie ryzyk podatkowych. Zachęcamy do pobrania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów katalogu przykładowych ryzyk podatkowych (po wypełnieniu formularza poniżej), w których wskazano typowe obszary narażone na ryzyko podatkowe.

Identyfikacja ryzyk stanowi pierwszy krok w procesie zarządzania ryzykiem. Kolejnym krokiem, szczególnie w przypadku większych organizacji, jest przypisanie poszczególnym ryzykom właścicieli oraz udokumentowanie zidentyfikowanych ryzyk w rejestrze ryzyk, który ułatwi dalsze zarządzanie nimi.

Podsumowanie

Zarządzanie ryzykiem podatkowym jest ważnym elementem strategii biznesowej, niezależnie od wielkości czy branży, w której firma działa. Świadomość różnych rodzajów ryzyka oraz implementacja odpowiednich strategii zarządzania może pomóc w minimalizacji zagrożeń i zapewnieniu stabilności finansowej przedsiębiorstwa. Poprzez odpowiednie przygotowanie warsztatów identyfikacji ryzyka, zaangażowanie interdyscyplinarnego zespołu oraz systematyczne podejście do identyfikacji i analizy ryzyk, przedsiębiorstwa mogą skutecznie minimalizować potencjalne zagrożenia podatkowe i zapewniać stabilność swojej działalności. Regularne przeprowadzanie takich warsztatów, aktualizacja wiedzy na temat przepisów podatkowych, konsultacje z ekspertami podatkowymi oraz inwestycje w technologie wspierające zarządzanie ryzykiem mogą przynieść długoterminowe korzyści i zabezpieczyć firmę przed nieprzewidzianymi konsekwencjami podatkowymi.

Jak możemy pomóc?

Zespół ekspertów CRIDO składający się z doradców podatkowych i audytorów wewnętrznych wspiera Klientów w budowie i wzmacnianiu procesów zarządzania ryzykiem podatkowym. Nasze wsparcie może obejmować m.in. organizację warsztatów identyfikacji ryzyka, pomoc w opracowaniu rejestru ryzyk podatkowych, opracowanie/uzupełnienie procedur, a także wdrożenie narzędzi IT wspomagających ten proces. Więcej szczegółów na naszej stronie: zarządzanie ryzykiem podatkowym – Taxgov.pl. Zapraszamy do kontaktu.

Pobierz katalog przykładowych ryzyk: