W dzisiejszym artykule przybliżymy zasady kwalifikowania i rozliczania kategorii kosztów osobowych w projektach Horyzont 2020. Koszty osobowe obejmują koszty wynagrodzeń osób zaangażowanych w działania projektowe.

Jakie koszty osobowe można kwalifikować?

W ramach przedmiotowych kosztów kwalifikować można:

  • wynagrodzenie zasadnicze – powiększone o obligatoryjne składki na ubezpieczenia społeczne, podatki;
  • obowiązkowe dodatki do wynagrodzeń – wynikające z przepisów krajowych, zbiorowego układu pracy lub umowy o pracę np. 13. pensja, dodatek za pracę w nadgodzinach lub w nocy;
  • zmienne dodatki do wynagrodzeń – – wynikające z przepisów krajowych, zbiorowego układu pracy lub umowy o pracę, co ważne dodatki te muszą być wypłacane zgodnie z wewnętrznymi regulacjami przedsiębiorstwa i obiektywnymi warunkami i kryteriami np. ocena pracy pracownika, procent od zysku.

Dla każdej osoby należy prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie liczby deklarowanych w projekcie godzin. Ewidencja taka może przyjmować formę pisemną lub elektroniczną i powinna być zatwierdzana raz w miesiącu.

Koszty inne, niż umowa o pracę

Dodatkowo, co szczególnie ważne dla przedsiębiorców, koszty inne niż umowa o pracę mogą być rozliczane w ramach kosztów personelu, a nie jako podwykonawstwo. Koszty takie muszą jednak spełnić łącznie następujące warunki:

  • w ramach współpracy prowadzony jest bezpośredni kontakt pomiędzy Beneficjentem Programu a konkretną osobą fizyczną, która wykonuje zadania projektowe;
  • praca świadczona jest na zasadach podobnych do tych, które obowiązują pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę w przedsiębiorstwie (m.in. sposób organizacji pracy i jej świadczenia – godziny pracy, zasady obecności);
  • wyniki przeprowadzonych prac należą do Beneficjenta;
  • koszty inne niż umowa o pracę nie mogą być znacząco różne od wysokości kosztów wypłacanych pracownikom wykonujących w przedsiębiorstwie podobne zadania.

W przypadku gdy koszty nie spełniają podanych powyżej warunków należy je rozliczyć jako pozostałe koszty bezpośrednie lub koszty podwykonawstwa. Należy także podkreślić, że koszty telepracy mogą być kwalifikowane jeżeli taka jest praktyka w przedsiębiorstwie.

Zgodnie z ogólnymi zasadami rozliczania projektów w programie Horyzont 2020 beneficjenci zobowiązani są do posiadania dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków w ramach kategorii kosztów osobowych takich jak: umowa o pracę, listy płac, umowy podwykonawstwa, faktury itp.

W kolejnym artykule przedstawimy zasady rozliczania kosztów podwykonawstwa.