Pozyskanie finansowania w ramach programu Komisji Europejskiej Horyzont 2020 i podpisanie umowy grantowej to jeden z najważniejszych elementów w procesie realizacji projektu. Drugim elementem, który może sprawiać przedsiębiorcom trudności jest jego prawidłowe rozliczenie i zamknięcie. Czy w przypadku programu Horyzont 2020 jest się czego obawiać? W celu przybliżenia tego istotnego tematu, w serii artykułów przedstawiać będziemy najważniejsze zasady rozliczania takich przedsięwzięć.

Proces rozliczenia projektu w programie Horyzont 2020

Na wstępie należy podkreślić, że sam proces rozliczania projektu jest bardziej przyjazny dla przedsiębiorców, gdyż jest zwyczajnie prostszy w porównaniu do programów krajowych i regionalnych. Nad całością procesu rozliczania czuwa Koordynator projektu  – jeden z konsorcjantów, który zarówno przekazuje płatności z Komisji, jak również przedkłada raporty okresowe z realizacji projektu wszystkich partnerów przedsięwzięcia. Koordynatorem projektu może zostać każdy z konsorcjantów, zarówno polski podmiot jak i zagraniczny. Wyznaczenie Koordynatora projektu jest sporym ułatwieniem przy procesie rozliczania, ponieważ to on w dużej mierze nadzoruje jego przebieg i zbiera od wszystkich partnerów niezbędne dokumenty. Beneficjenci podobnie jak w przypadku programów współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych w celu rozliczania wydatków zobowiązani są do prowadzenia ewidencji księgowej i innych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność ponoszonych kosztów. W odniesieniu do księgowania kosztów to Komisja nie mówi wprost jakimi zasadami należy się kierować – w momencie audytu projektu musi być możliwa ich weryfikacja i identyfikacja.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych

Rozliczane koszty projektowe kwalifikowane są do jednej z czterech kategorii:
  1. Koszty osobowe
  2. Koszty podwykonawstwa
  3. Pozostałe koszty bezpośrednie
  4. Koszty pośrednie
Koszty projektowe rozliczane są w ramach okresów sprawozdawczych określonych w umowie grantowej. W każdym z nich składane jest sprawozdanie finansowe zawierające zestawienie wydatków, które będą podlegać dofinansowaniu przez Komisję Europejską. Co ważne, w sprawozdaniach finansowych możliwe jest wykazywanie kosztów, które jeszcze nie zostały opłacone, jeżeli Beneficjent posiada dokument potwierdzający ich poniesienie. W tym przypadku w kolejnym okresie sprawozdawczym należy wykazać, że dana faktura została opłacona. Wraz ze sprawozdaniem finansowym składany przez Beneficjenta jest również raport merytoryczny, w którym przedstawia on postępy w realizacji prac projektowych. W kolejnych artykułach będziemy omawiać wszystkie kategorie kwalifikowane kosztów projektowych oraz sposób ich rozliczania.