Czy KSeF oznacza rewolucję dla zagranicznych firm działających w Polsce? Na ten moment – wydaje się, że tak:

  • przedsiębiorca zagraniczny z polskim FE będzie wystawiał faktury poprzez KSeF, pod groźbą dotkliwych sankcji;
  • większość przedsiębiorców zagranicznych z (polskim NIP i bez) otrzyma faktury zakupowe dotyczące polskich transakcji przede wszystkim w KSeF (też za wydatki / delegacje służbowe);
  • płatności za faktury zakupowe czasem będą wymagać specyficznego komunikatu przelewu.

Co determinuje zakres wpływu KSeF na działalność zagranicznego przedsiębiorcy? „FE”.

Przed wdrożeniem obligatoryjnego KSeF warto wziąć sprawy w swoje (i doradców podatkowych) ręce i ustrzec się przed dotkliwymi karami pieniężnymi za „błędy”.

FE – z ryzykiem od lat

Temat stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment, FE) od lat wywołuje liczne wątpliwości i kontrowersje w obszarze VAT. Mimo (i) ujęcia w rozporządzeniu wykonawczym 282/2011[1] do Dyrektywy VAT[2] definicji FE i (ii) licznych wyroków TSUE w przedmiotowej kwestii, wciąż brak jest jednoznacznych i pewnych przesłanek, które każdorazowo umożliwiałyby wyrażenie zdecydowanego stwierdzenia o istnieniu lub braku istnienia FE dla zagranicznego podatnika w Polsce. Definicję FE ma próbować „doprecyzować” Komisja Europejska (por. wpis na blogu).

Sprawy (co najmniej historycznie) nie ułatwiały również organy podatkowe, które swego czasu niezależnie od przedstawionego stanu faktycznego niemalże w każdej wydawanej interpretacji indywidualnej wskazywały na istnienie FE. Ostatnio, podejście fiskusa wydaje się na szczęście ewoluować.

Historycznie jednak, nie raz i nie dwa podmioty zagraniczne obarczone ryzykiem FE, ale jednocześnie posiadające argumenty na brak istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, wolały nie potwierdzać swojego stanowiska w KIS, obawiając się nieobiektywnej oceny sprawy przez organy podatkowe, przez co de facto pozostawały w niepewności co do prawidłowości realizowanych rozliczeń VAT (jak i tak prozaicznych kwestii jak właściwość urzędu skarbowego).

Podobne wątpliwości niejednokrotnie mieli (mają) także rodzimi podatnicy VAT, prowadzący działalność gospodarczą i zarejestrowani do celów VAT w Polsce, którzy wykonują usługi na rzecz podmiotów zagranicznych, potencjalnie posiadających FE w Polsce (np. tolling, stałe „podwykonawstwo”, kompleksowe wsparcie logistyczno-magazynowe). Stwierdzenie o wystąpienie FE oznaczałoby bowiem konieczność reklasyfikacji ich świadczeń z eksportu usług (opodatkowanego 0% stawką VAT), na krajowe świadczenie usług (opodatkowane według właściwej stawki VAT), co z kolei skutkowałoby powstaniem zaległości podatkowej.

Jeszcze inną grupą podmiotów żyjących z ryzykiem związanym z FE są te, które nigdy nie analizowały, czy ich obecność (w tym poprzez realizowane współprace czy też nabywane usługi) / działalność w Polsce może przyczynić się do stwierdzenia o wystąpieniu w naszym kraju stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jak i te, które realizując usługi na rzecz podmiotów zagranicznych nie rozważały, czy nie są one świadczone de facto na rzecz FE.

Temat FE znów na świeczniku uwagi?

Jak się jednak okazuje, niegdysiejsze zbadanie sprawy lub stwierdzenie o braku potrzeby oceny kwestii FE i przysłowiowe odłożenie tematu na półkę może okazać się niewystarczające i powrócić niebawem do wielu podmiotów jak bumerang.

Zbliża się KSeF

Obecnie kształtowane przepisy w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które prawdopodobnie wejdą w życie od 1 lipca 2024 r. zakładają, że podmioty posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności są obowiązane wystawiać faktury właśnie przy użyciu KSeF.

W/w regulacje zakładają także znaczące sankcje finansowe za wystawienie faktury z jego pominięciem (choć wskazać w tym miejscu także należy, że Ministerstwo Finansów zadeklarowało, iż ma zamiar nieco złagodzić swoje pierwotne założenia).

Pierwotnie zakładana wersja przepisów zakładała, że gdy podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury przy użyciu KSeF karą będzie do 100% wysokości kwoty VAT wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego VAT – 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Kara miała nie być mniejsza niż 1000 zł.

Czy Ministerstwo Finansów zrealizuje przedstawione obietnice w odniesieniu do liberalizacji regulacji w zakresie kar? – zobaczymy (por. artykuł o nowym projekcie).

Jedno jest pewne – wdrożenie obowiązku wystawienia faktur przez podmioty posiadające w Polsce FE jest przesądzone (taki zamiar jednoznacznie przedstawia Ministerstwo Finansów w oficjalnych wypowiedziach).

Na marginesie można także wspomnieć, że jeszcze do niedawna wątpliwość stanowiła również kwestia prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF przez podmiot deklarujący, że nie posiada FE w Polsce – jednak i w tym przypadku Ministerstwo Finansów zapowiada, że nabywca będzie objęty ochroną i obniżenie VAT należnego i naliczony z faktury wystawionej przez KSeF nie będzie kwestionowane.

Kary w KSeF jako motywacja do finalnej decyzji w zakresie FE

W konsekwencji włączenia do obowiązkowego KSeF podmiotów posiadających FE w Polsce już teraz widzimy wzmożone zainteresowanie tematem stałego miejsca prowadzenia działalności. Widać, że informacja o założeniach KSeF została rozprzestrzeniona do podmiotów zagranicznych, jak zakładamy – chociażby przez polskie podmiotów wchodzące w skład międzynarodowych grup kapitałowych, doradców podatkowych lub po prostu kontrahentów z Polski.

To nie powinno dziwić – czas wdrożenia KSeF – w przypadku niektórych podatników – może wynieść nawet rok. Zmienia się nie tylko proces fakturowania sprzedaży, ale i:

  • otrzymywanie faktur zakupowych;
  • obieg dokumentów towarzyszących (załączniki, specyfikacje, protokoły);
  • sposób korygowania faktur (konkretne 2 modele w miejsce dotychczas „zindywidualizowanych metodyk” stosowanych przez firmy);
  • proces płatności.

W rezultacie, doliczając do tego czas potrzebny na analizę posiadania / nie posiadania FE w Polsce – cały proces (zakładając jego sprawne przeprowadzenie) może zakończyć się na chwilę przed godziną zero (czyli obowiązywaniem przepisów w zakresie KSeF).

Tym bardziej, mając przed oczami skalę ewentualnych sankcji – i prawdopodobną karę za KAŻDĄ fakturę wystawioną poza KSeF (gdy KSeF jest obligatoryjny) – warto pochylić się nad tematem odpowiednio wcześniej.

Tym, którzy rozpoczęli weryfikację tematu FE należy przyklasnąć, natomiast tym którzy zwlekają wskazujemy – nie ma na co czekać, tj. przy posiadaniu jakichkolwiek przypuszczeń odnośnie do możliwości związania z tematem FE zalecamy – co najmniej – upewnić się, czy podejrzenia mogą okazać się zasadne, a w przypadku potwierdzenia powyższego – przeprowadzenie poszerzonej analizy (biznesowo-podatkowej).

Oczywiście, chcąc mieć pewność w zakresie omawianego zagadnienia właściwym byłoby wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej (zasadniczo) jednoznacznie zabezpieczającej pozycję podatkową.

Zmiana w podejściu organów?

Obecny czas może być dobrym momentem na podjęcie decyzji o sporządzeniu i złożeniu w/w wniosku do KIS. Dlaczego?

Ostatnie wyroki TSUE w tematyce FE, szczególnie wyrok w sprawie Berlin Chemie[3] niosący wiele pozytywnych (dla stwierdzenia o braku ryzyka posiadania FE) tez powoli odbijają się echem w stanowiskach polskich organów podatkowych (por. artykuł na blogu).

Tym samym, być może warto sformułować dobre uzasadnienie i skonfrontować się z KIS już teraz.

Obserwujemy, że organom podatkowym powołującym się m.in. na wyrok Berlin Chemie zdarza się uważniej pochylić nad tematem i wydać pozytywne interpretacje podatkowe (mówiące o braku FE w Polsce dla podmiotu zagranicznego).

Jak będzie później, gdy temat opracuje dla potrzeb KSeF Ministerstwo Finansów? – tego nie wie nikt. Wiadomo, że Ministerstwo Finansów planuje wydanie wytycznych, które mają umożliwić badanie zakresu FE. Czy będą one jednak na tyle szczegółowe by okazać się pomocne i racjonalne biznesowo? – to się okaże.

[1] Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (wersja przekształcona) (Dz. U. UE. L. z 2011 r. Nr 77, str. 1 z późn. zm.).

[2] Dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. z 2006 r. Nr 347, str. 1 z późn. zm.).

[3] Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 7 kwietnia 2022 r. w sprawie Berlin Chemie, sygn. C-333/20 [dostęp: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:62020CJ0333&from=PL]