Upowszechniająca się ostatnio elektronizacja postępowań niewątpliwie usprawniła codzienną komunikację między podatnikami oraz administracją publiczną i sądami. W naszej praktyce widzimy, że organy podatkowe i sądy administracyjne coraz sprawniej i chętniej posługują się skrzynką ePUAP, i to zarówno w zakresie obsługi korespondencji wychodzącej, jak i przychodzącej. Z perspektywy podatników wielką wygodę zapewnia tutaj tzw. Profil Zaufany, za pomocą którego składane dokumenty można podpisać podpisem, który w kontaktach z podmiotami publicznymi zastępuje podpis własnoręczny.

Jak świat światem, wdrażanie nowych rozwiązań wiąże się jednak zazwyczaj z różnego rodzaju wątpliwościami – jedną z nich omówimy w tym wpisie.

Problemy z życia wzięte

Wyobraźmy sobie następującą sytuację: działając w imieniu podatnika, profesjonalny pełnomocnik chce wnieść do Naczelnego Sądu Administracyjnego odpowiedź na skargę kasacyjną. Po stworzeniu dokumentu w programie Word, pełnomocnik zapisuje plik w formacie .pdf, „załadowuje” na platformę ePUAP, podpisuje podpisem zaufanym i wysyła do sądu. Sprawa jest załatwiona, a cała operacja twa kilka minut.

A teraz inna sytuacja. Ten sam pełnomocnik ma w imieniu swojego klienta złożyć do organu podatkowego wniosek o stwierdzenie i zwrot nadpłaty. Wiadomo, że organ podatkowy nadpłaty „na ładnie proszę” zazwyczaj nie odda, wnioskowi muszą więc towarzyszyć określone dokumenty potwierdzające prawo do nadpłaty.

Pełnomocnik kompletuje więc dokumenty źródłowe, które razem z wnioskiem nadpłatowym umieszcza na platformie ePUAP. Następnie wypełnia stosowny formularz, całość podpisuje podpisem zaufanym i wysyła do organu podatkowego. Po kilku dniach zostaje wezwany do złożenia „uwierzytelnionych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej[1] kopii dokumentów potwierdzających prawo Wnioskodawcy do zwrotu nadpłaty”. Pełnomocnik drapie się w głowę: czy takie wezwanie jest zasadne?

Co na to przepisy…

W świetle art. 194a § 2 Ordynacji podatkowej zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym.

Jeżeli jednak odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, to zgodnie z art. 194a § 2 Ordynacji podatkowej poświadczenia jego zgodności z oryginałem dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.

… i czym jest dokument elektroniczny?

Zagadnienie dokumentu sporządzonego w formie elektronicznej nie wydaje się być kontrowersyjne. Mimo enigmatycznej definicji, ów „stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”[2] jest po prostu… plikiem.

Taki plik, jak dobrze wiemy, może być zapisany w różnych formatach. Te najpopularniejsze zostały wymienione w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[3]. I tak, przebrnąwszy przez rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności[4] (bo to o nim mowa), nasz pełnomocnik dociera do Załącznika 2, w którym dostrzega znane sobie skróty, w tym: .docx, .txt, .pdf., .xls czy .ppt.

Dokumentem elektronicznym jest więc m.in. plik Word, Excel, prezentacja w Power Poincie, czy też pdf, w którym to formacie najczęściej zapisuje się zeskanowane dokumenty.

Poświadczać czy nie poświadczać – oto jest pytanie

Na razie wszystko jest jasne – wszystkie dokumenty złożone przez naszego podatnika są skanami dokumentacji źródłowej, sporządzonymi w formacie .pdf. Pytanie brzmi, czy kliknąwszy przycisk „Podpisz podpisem zaufanym” i potwierdziwszy tę operację kodem autoryzacyjnym przesyłanym SMS-em, pełnomocnik podpisuje jedynie składany wniosek, czy też uwierzytelnia zarazem wszystkie załączone do niego dokumenty?

Odpowiedź na tak zadane pytanie wydaje się być związana z technicznym aspektem wysyłki dokumentów za pomocą ePUAP. Zwracamy uwagę, że przycisku „Podpisz podpisem zaufanym” używa się dopiero po skompletowaniu wysyłki (a więc wypełnieniu formularza i dodaniu załączników), co przemawia za uznaniem, że podpis obejmuje wszystkie wysyłane dokumenty. Skoro więc – zgodnie z treścią 194a § 2 Ordynacji podatkowej – poświadczenia zgodności z oryginałem dokonuje się m.in. przy użyciu podpisu zaufanego, to należałoby uznać, że nasz podpis odnosi się nie tylko do wysyłanego formularza, ale również wszystkich załączonych do niego plików – w tym dokumentacji źródłowej przesyłanej przez naszego pełnomocnika.

Dopuszczalne wydaje się również podpisanie poszczególnych dokumentów pojedynczo (w ten sposób na poszczególnych dokumentach pojawia się swego rodzaju „pieczątka” z podpisem użytkownika), a następne ściągnięcie ich na dysk i ponowne skompletowanie wysyłki. Zasadność pierwszej metody wydaje się jednak potwierdzać również treść „Instrukcji użytkownika dotyczącej załatwiania spraw za pośrednictwem platformy ePUAP”[5], gdzie wskazano, że podpis dokumentu wysłanego poprzez platformę ePUAP odnosi się do całej treści formularza wraz z załączonymi do niego plikami (dokumentami).

Można więc argumentować, że podpisanie dokumentu z wykorzystaniem platformy ePUAP powoduje skutek w postaci popisania (a więc uwierzytelnienia) jednocześnie wszystkich załączników przedłożonych wraz z dokumentem.

Wszystko dobre, co się dobrze kończy

Po przeprowadzeniu tego procesu myślowego, pełnomocnik dochodzi do wniosku, że skoro wniosek został podpisany podpisem zaufanym i wraz z załącznikami przesłany do organu podatkowego za pomocą platformy ePUAP, w odpowiedzi na wezwanie należy po prostu wskazać, że podpis zaufany obejmuje załączniki, co oznacza, że właściwie uwierzytelnione dokumenty zostały już złożone do akt sprawy. Tak też nasz pełnomocnik robi….

 …i oddycha z ulgą myśląc o tych dziesiątkach dokumentów, których nie będzie musiał w przyszłości podpisywać pojedynczo podpisem zaufanym

 

[1] T.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1325 ze zm.; dalej: Ordynacja podatkowa.

[2] Zgodnie z art. 3 pkt 13 Ordynacji podatkowej przez dokument elektroniczny rozumie się dokument elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568 i 695).

[3] Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

[4] Por. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych; Dz.U.2020 poz. 346.

[5] Dokument dostępny na stronie internetowej portalu ePUAP w katalogu „Pomoc”, zakładce „Instrukcje i podręczniki”, dokument pn, „Załatwianie sprawy” lub pod linkiem: https://epuap.gov.pl/wps/wcm/connect/b0ad3633-257d-4c20-a2b9-f03cb4cffd6e/Instrukcja+u%C5%BCytkownika+-+Za%C5%82atwianie+sprawy_v.2.pdf?MOD=AJPERES