Od 2019 rok podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych i osób prawnych mogą skorzystać z preferencyjnej stawki 5% od dochodów z komercjalizacji wytworzonych, ulepszonych lub rozwiniętych kwalifikowanych praw własności intelektualnej (dalej: „kwalifikowane IP”; w szczególności patenty oraz autorskie prawa do programu komputerowego) w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej (dalej: „działalność B+R”; tzw. IP Box).

Określenie takiego dochodu wymaga jednak prowadzenia odpowiedniej ewidencji podatkowej dla wszystkich kwalifikowanych IP, a także związanych z nimi przychodów, kosztów, dochodów (strat), itp.

Kwestia prawidłowego prowadzenia takiej ewidencji ma szczególne znaczenie, gdyż jak pokazują interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”), brak prawidłowo prowadzonej ewidencji może przekreślić możliwość skorzystania z preferencji IP Box.

Co wynika z przepisów, objaśnień Ministerstwa Finansów i interpretacji Dyrektora KIS?

Zgodnie z przepisami dot. IP Box zawartymi w obu ustawach o podatkach dochodowych, podatnicy chcący skorzystać z tej preferencji, co do zasady, są obowiązani do prowadzenia szczegółowej ewidencji, obejmującej:

  1. wyodrębnienie każdego kwalifikowanego IP w prowadzonych księgach rachunkowych;
  2. prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane IP;
  3. wyodrębnienie kosztów niezbędnych do obliczenia wskaźnika nexus[1], przypadających na każde kwalifikowane IP.

Jednocześnie ustawodawca przewidział pewne wyjątki od powyższej reguły, w których dochód z takich kwalifikowanych IP może być ustalony łącznie. Innym szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której kwalifikowane IP zawarte jest w produkcie lub usłudze. Wówczas podatnik musi mieć możliwość wyodrębnienia dochodu z takiego kwalifikowanego IP od pozostałych dochodów osiąganych ze sprzedaży produktu lub świadczenia usługi. Odpowiednio w tym zakresie należy stosować przepisy o cenach transferowych.

Przepisy nie określają formy w jakiej powinna być prowadzona ewidencja IP Box. Intencją ustawodawcy jest to, aby była ona prowadzona w sposób umożliwiający obliczenie podstawy opodatkowania, w tym powiązanie ponoszonych kosztów prac B+R z osiąganymi dochodami z kwalifikowanych IP powstałymi w wyniku przeprowadzenia tych prac oraz pozwalała na monitorowanie i śledzenie efektów prac B+R[2].

W objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących IP Box[3] w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe wskazano na konieczność dokonania odpowiednich zmian w przyjętej polityce rachunkowości. Nie oznacza to jednak konieczności prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych, a jedynie niezbędność wyodrębnienia odpowiednich operacji gospodarczych związanych z kwalifikowanymi IP w istniejących już księgach rachunkowych, np. na kontach ksiąg pomocniczych (kontach analitycznych). Wyodrębniona ewidencja jest wymagana zarówno po stronie przychodów, kosztów, dochodów, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jak i rozrachunków.

Natomiast w odniesieniu do podatników nieprowadzących ksiąg rachunkowych, Ministerstwo Finansów wskazało, że wymóg zapewnienia wyodrębnionej ewidencji będzie spełniony poprzez sporządzenie odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego np. w formie Excel (kumulatywnego, comiesięcznego zestawienia).

Na szczęście, zasady i sposoby realizacji przez podatników obowiązku prowadzenia ewidencji dla celów skorzystania z IP Box coraz częściej są przedmiotem interpretacji Dyrektora KIS. Zawarta w nich wykładnia przepisów kształtuje i utrwala praktykę w tym zakresie.

Większość obecnie wydawanych interpretacji dotyczy kwestii sporządzania ewidencji na potrzeby rozliczeń PIT (dotyczy to w szczególności osób prowadzących jednoosobową działalności gospodarczą, nieprowadzących ksiąg rachunkowych). W zakresie rozliczeń CIT (dotyczy to w szczególności osób prawnych prowadzących księgi rachunkowe) interpretacji tych jest znacznie mniej.

Co do zasady w swoich interpretacjach Dyrektor KIS kieruje się wytycznymi Ministerstwa zawartymi w objaśnieniach z 15 lipca 2019 r. W interpretacjach dotyczących podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą dodatkowo wskazuje, że odrębny arkusz kalkulacyjny powinien zawierać dane zapisane w sposób narastający, od początku realizacji prac B+R w zakresie danego kwalifikowanego IP. Co więcej wersja elektroniczna zestawienia powinna być archiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym.

Co również istotne, w ostatnim czasie Dyrektor KIS zwraca szczególną uwagę, że podstawowym obowiązkiem podatnika chcącego skorzystać z IP Box jest prowadzenie ewidencji IP Box przez cały okres prac nad wytworzeniem kwalifikowanego IP, nie zaś przygotowanie jej na moment dokonania rocznego rozliczenia podatkowego.

Dyrektor KIS uznaje za niedopuszczalne sporządzenie ewidencji post factum, nawet w sytuacji, jeżeli ewidencja pozwala na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania dla skorzystania z IP Box. Jego zdaniem przygotowanie ewidencji jedynie na potrzeby skorzystania z preferencyjnej stawki podatku, pozostaje w sprzeczności z wymogiem należytego prowadzenia ksiąg.

Organy podatkowe pozostawiają podatnikom dużą swobodę w sposobie prowadzenia ewidencji na potrzeby późniejszego skorzystania z preferencyjnej stawki podatku dochodowego w wysokości 5% zgodnie z regulacją IP Box.

Istotnym teraz jest, aby była ona prowadzona systematycznie, a nie na moment rocznego rozliczenia podatku. W przeciwnym razie nawet w sytuacji, gdy podatnik osiągnie dochody z kwalifikowanych IP mogące korzystać z regulacji IP Box, nie będzie mógł skorzystać z tej preferencji podatkowej.

[1] Wskaźnik obejmujący konkretne koszty bezpośrednie związane z kwalifikowanymi IP (koszty prac własnych, nabycie wyników prac B+R od podmiotów niepowiązanych i powiązanych, oraz bezpośrednie nabycie kwalifikowanego IP) służące do określenia proporcji dochodu korzystającego z preferencyjnego opodatkowania

[2] Uzasadnienie do rządowego projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw druk nr. 2068, dostępne pod adresem: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw.

[3] Objaśnienia dostępne pod adresem:  Objaśnienia podatkowe dot. preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP BOX