Wczoraj w Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację ustawy o podatku akcyzowym, która zawiera zmianę w zakresie przesunięcia terminu wejścia w życia obowiązku elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych na 1 stycznia 2023 roku. Do tego czasu ewidencje i inne dokumentacje będą mogły być prowadzone w obu formach, tzn. zarówno papierowo, jak i elektronicznie.

Powyższe oznacza, że podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji akcyzowych będą miały dodatkowe 12 miesięcy na dostosowanie swojej działalności do planowanej zmiany.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji?

Prowadzenie ewidencji akcyzowych może być konieczne, gdy podmiot m.in:

  • zużywa energię elektryczną, wyprodukowaną przez siebie w instalacji fotowoltaicznej;
  • posiada status podmiotu zużywającego, tzn. wykorzystuje w ramach działalności wyroby zwolnione ze względu na przeznaczenie np. oleje smarowe (wszelkie podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
  • posiada status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
  • posiada status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
  • nabywa wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
  • prowadzi skład podatkowy;
  • posiada status zarejestrowanego wysyłającego;
  • posiada status podmiotu pośredniczącego.

Jakie wymogi wobec ewidencji elektronicznych?

Ewidencja akcyzowa w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

  • umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów;
  • zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
  • umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
  • umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
    • wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
    • raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
  • uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Ponadto konieczne jest przechowywanie kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Jakie dalsze kroki?

Warto już teraz rozpocząć prace nad wdrożeniem wersji elektronicznych ewidencji, bowiem kolejne odroczenie nie jest spodziewane. Przy wyborze narzędzia warto przede wszystkim kierować się wspomnianymi wyżej wymogami (zwykły arkusz Excel nie będzie wystarczający), a także zwrócić uwagę na planowany czas wdrożenia oraz jego przejrzystość i intuicyjność dla użytkownika.

Podmioty, które już teraz prowadzą ewidencje akcyzowe elektronicznie powinny zweryfikować ich zgodność z obecnie obowiązującymi przepisami.

Brak prowadzenia ewidencji akcyzowej w wymaganej formie może skutkować powstaniem odpowiedzialności za wykroczenie skarbowe u osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatkowych u danego podatnika.

Rozwiązanie Crido

Jesteśmy gotowi pomóc w dostosowaniu Państwa działalności do tej zmiany. Możemy ocenić, czy ewidencje wdrażane u naszych klientów spełniają odpowiednie wymogi oraz pomóc we wprowadzaniu koniecznych zmian.

W celu zaoferowania jak najbardziej efektywnego przejścia z ewidencji papierowych na elektroniczne przygotowaliśmy nasze autorskie narzędzie do prowadzenia ewidencji akcyzowych „Compass Akcyza”, co do którego mogą mieć Państwo pewność, że jest w pełni zgodne z wymogami wynikającymi z ustawy o podatku akcyzowym.

Zachęcamy do kontaktu, a przybliżymy Państwu sposób działania narzędzia.