Konferencja uzgodnieniowa Ministerstwa Finansów z 16 lutego dotycząca projektu ustawy o obligatoryjnym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) była ważnym krokiem w kierunku ustalenia ostatecznej treści przepisów. Konferencja wywołała wiele dyskusji i pytań dotyczących tego, jak będzie wyglądała implementacja systemu. Poznaliśmy już część informacji dotyczących najważniejszych zmian, jakie mają znaleźć się w zaktualizowanym projekcie ustawy, a najistotniejsze z nich opisujemy poniżej. 

Potwierdzone zostały zmiany zakomunikowane przez Ministerstwo już wcześniej (które opisywaliśmy tutaj) – przede wszystkim wyznaczona na 1 lipca 2024 roku data wejścia w życie obligatoryjnego KSeF – przedstawiciele MF wielokrotnie podkreślali, że nie powinna ona już ulec zmianie. Przepisy dotyczące obowiązkowego KSeF mają mieć roczne vacatio legis, co oznaczałoby publikację ostatecznej treści przepisów najpóźniej w połowie bieżącego roku. 

Kwestie związane ze stałym miejscem prowadzenia działalności (ang. „fixed establishment” lub „FE”)

Ministerstwo doprecyzowało, że w przypadku, gdyby podmiot uznał, że nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności (FE) w Polsce i następnie wystawił fakturę poza KSeF, a po czasie okaże się, że jednak posiadał w Polsce FE i faktura powinna była być wystawiona w KSeF, to nabywca będzie w takich przypadkach chroniony i nie straci prawa do odliczenia podatku wykazanego na takiej fakturze. 

Same kryteria do uznania, że mamy do czynienia z FE w Polsce mają zostać doprecyzowane przez ministerstwo w objaśnieniach podatkowych. Zabrakło jednak informacji na czym owo doprecyzowanie miałoby polegać, a także kiedy można spodziewać się wydania objaśnień w tym zakresie. Padło przy tym zapewnienie, że dokument ten będzie konsultowany z przedsiębiorcami, być może w ramach konsultacji publicznych. 

Faktury dla konsumentów poza KSeF

Projekt ustawy uwzględnia również wyłączenie transakcji B2C z rządowego systemu. Choć w tej kwestii nie było jednomyślności wśród przedsiębiorców, to ostatecznie zadecydowała niechęć rynku wobec proponowanych rozwiązań i możliwość wystąpienia problemów w zakresie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Nie będzie możliwości fakultatywnego wystawiania tak zwanych „faktur konsumenckich” w KSeF. Natomiast ministerstwo przekonuje, że sam termin zostanie odpowiednio wyjaśniony w projektowanych przepisach tak, by nie było wątpliwości, kiedy mamy do czynienia z fakturą konsumencką. 

Liberalizacja sankcji

W nadchodzącym projekcie ustawy utrzymane zostaną sankcje za wystawienie faktury z pominięciem KSeF, jednakże zostaną one zliberalizowane. Przede wszystkim, według nowych przepisów kary będą miarkowane od 0 złotych. Oznacza to zniesienie uprzednio przewidywanych dolnych progów kary finansowej w wysokości 500 złotych dla przypadków, gdy faktura do KSeF nie została przesłana w terminie i 1000 złotych, gdy podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił ją niezgodnie z udostępnionym wzorem. Zmienić ma się też, co do zasady, podejście do konsekwencji ponoszonych przez nabywcę, poprzez, przykładowo umożliwienie mu odliczenia podatku wykazanego na fakturze wystawionej wadliwie poza KSeF. Sankcje, pełniąc funkcję zabezpieczającą przed wadliwymi fakturami, mają nieść konsekwencje głównie po stronie wystawcy. Dodatkowo, projekt przewiduje pełne wyłączenie stosowania KKS w obowiązkach związanych z KSeF. Jest to znacząca zmiana dla podatników, którzy dzięki temu unikną ewentualnych nieadekwatnie wysokich kar. Stosowanie sankcji będzie odroczone do końca 2024 roku.  

Awarie po stronie podatnika

Kolejną zmianą poruszoną w trakcie konferencji uzgodnieniowej, jest możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF. Jest to rozwiązanie, które będzie mogło być stosowane w przypadku wystąpienia awarii po stronie podatnika. W takich sytuacjach koniecznym będzie dostarczanie faktur do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu ich w trybie offline. W trakcie trwania awarii faktura będzie musiała być wygenerowana w formie pliku xml zgodnym z obowiązującą schemą xsd. Wizualizacja tej faktury będzie musiała zawierać kod QR i będzie mogła zostać przekazana do kontrahenta w uzgodniony z nim sposób (np. drogą mailową).  

Kody QR

Oznaczenie faktury kodem QR będzie musiało nastąpić każdorazowo przy jej zwizualizowaniu. Wygenerowanie kodu będzie możliwe nie tylko w Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, ale również w trybie offline w systemie podatnika. Zgodnie z informacją, przekazaną podczas konferencji, w celu wygenerowania kodu QR konieczne będzie wcześniejsze pobranie dedykowanego certyfikatu (tokenu). Na jego podstawie i przy uwzględnieniu sumy kontrolnej faktury xml będzie możliwe wygenerowanie kodu QR. Po zeskanowaniu kodu, nabywca będzie mógł porównać dane faktury w KSeF oraz dane na fakturze otrzymanej innym kanałem.   

Szczegóły techniczne dotyczące dedykowanego certyfikatu do wystawiana faktur offline lub w trakcie awarii, zmian w API oraz sposobu generowania kodów QR zostaną doprecyzowane w rozporządzeniu o stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. 

Struktura e-faktury

23 grudnia 2022 r. zostały zakończone konsultacje podatkowe struktur logicznych FA(2) i FA_RR. Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów już w niedługim czasie zostanie opublikowana nowa wersja struktury FA(2). Ministerstwo także zapewnia, że aktualizacja środowiska testowego oraz opublikowanie produkcyjnej wersji schemy xsd faktury ustrukturyzowanej nastąpi z odpowiednim wyprzedzeniem przed wejściem w życie KSeF.  

Co dalej?

W najbliższych kilku tygodniach możemy spodziewać się opublikowania zaktualizowanego projektu ustawy dotyczącej obowiązkowego KSeF, co umożliwi nam poznanie szczegółów wprowadzonych zmian. Oczekujemy wyjaśnienia niektórych zagadnień, które wciąż budzą wiele wątpliwości, takich jak m.in. kwestia dat stosowanych na potrzeby ustalania kursów walut czy rozwiązań dot. rozliczania korekt in minus. 

Zachęcamy do subskrypcji naszego newslettera, gdzie będziemy informować Państwa o kolejnych istotnych zmianach dot. Krajowego Systemu e-Faktur, a także o wydarzeniach, podczas których będziemy je omawiać.