Zgodnie z Wytycznymi nie mamy obowiązku stawiać oferentom warunków udziału w postępowaniu. Jest to jednak nasze prawo. Jeżeli chcemy z niego skorzystać, musimy przestrzegać zasady, zgodnie z którą nie wolno nam formułować wymagań nieproporcjonalnie wysokich w odniesieniu do przedmiotu zamówienia. Przykładowo – jeżeli zamawiamy roboty budowlane, których wartość szacujemy na 20 mln zł, to nie powinniśmy wymagać od oferentów doświadczenia w realizacji robót o większej wartości. Co więcej, niekiedy doświadczenie w realizacji robót o dużo mniejszej wartości może być wystarczające. Tutaj każdorazowo należy obiektywnie ocenić, jakie właściwości wykonawcy okażą się konieczne i wystarczające, żeby bez obaw powierzyć mu realizację zamówienia i sformułować warunki udziału w postępowaniu adekwatne do tego, czego potrzebujemy jako zamawiający.

Możemy wymagać od oferentów doświadczenia w realizacjami podobnych zamówień, stabilnej sytuacji ekonomicznej, dysponowania odpowiednią kadrą, zasobami technicznymi, koncesjami itp. Wszystko zależy od charakteru zamówienia.

Spełnienie warunków udziału w postępowaniu zawsze oceniamy zero-jedynkowo. Oferent je spełnia albo nie spełnia. Nie ma możliwości gradacji w ocenie spełnienia wymogów. Wszyscy, którzy spełniają, są dopuszczani do postępowania.

Niekiedy wymagamy od oferentów całego zestawu dokumentów, które tak naprawdę nie są niezbędne, a mogą nam mieszać szyki. Przykładem może być odpis z KRS/CEIDG, zaświadczenie o nadaniu NIP. W skrajnych przypadkach brak takiego dokumentu może nas zmusić do odrzucenia oferty, którą z chęcią byśmy przyjęli, ale z przyczyn formalnych nie możemy tego uczynić, gdyż brakuje wymaganego w zapytaniu załącznika. KRS i CEIDG są powszechnie dostępnymi rejestrami, gdzie zamawiający sam może sprawdzić, czy oferent jest podmiotem zarejestrowanym. W obu rejestrach są też ujawnione numery NIP i REGON.

Ważne jest, by w opisie warunków udziału w postępowaniu zostało jednoznacznie wskazane, w jaki sposób zamawiający oceni spełnienie warunków przez oferenta. Należy konkretnie wskazać, na podstawie jakich dokumentów będzie to oceniane (takim dokumentem w wielu przypadkach może być oświadczenie oferenta) i w jakiej sytuacji warunki zostaną uznane za spełnione. Jeżeli na przykład wymagamy doświadczenia w realizacji podobnych zamówień, powinniśmy jednoznacznie określić, jakiego rodzaju zamówienia uznajemy za podobne. Czasami przedmiot naszego zamówienia może być na tyle specyficzny, że nikt nie realizuje dostaw czy usług ściśle odpowiadających zakresem naszemu zamówieniu. W takiej sytuacji oferent musi otrzymać jednoznaczną informację, jakie rodzaje realizowanych przez niego wcześniej dostaw bądź usług zostaną uznane za podobne i tym samym spełniające warunek dopuszczenia do postępowania.

Musimy również sami respektować warunki, które ustanowiliśmy. Jeżeli zastrzegaliśmy na przykład konieczność zawarcia umowy o poufności, zanim udostępnimy oferentom szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia, to taką umowę musimy zawrzeć. Zdarza się, że zamawiający już w toku postępowania rezygnują z podpisania umowy o poufności i bez niej udostępniają szczegółową specyfikację. Działanie takie może budzić wątpliwość, czy przypadkiem nie traktujemy potencjalnych oferentów nierówno i nie dyskryminujemy części z nich.

Niekiedy zamawiający ulegają błędnemu wrażeniu, że w sytuacji, gdy byli zmuszeni wykluczyć oferenta z powodu niespełnienia warunków udziału w postępowaniu, a nie otrzymali innej ważnej oferty, to mogą wybrać odrzuconego oferenta „z wolnej ręki”. W pewnych przypadkach może być to możliwe. Należy jednak pamiętać, że oferent wybrany z wolnej ręki MUSI SPEŁNIAĆ warunki udziału w postępowaniu. Oznacza to, że nawet gdy w toku postępowania nie spełnił warunków dopuszczenia jedynie z tego powodu, że nie przedłożył wszystkich wymaganych dokumentów, to i tak przy wyborze z wolnej ręki będzie musiał je przedłożyć, aby udowodnić spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Z kwestią warunków stawianym potencjalnym wykonawcom wiąże się możliwość angażowania przez nich podwykonawców i zawiązywania konsorcjów. Pokrótce przyjrzymy się temu w kolejnym artykule.

Czytaj więcej: