Zarządzanie budżetem stanowi jedno z głównych wyzwań, z którym zmagają się beneficjenci. Jak wspominaliśmy w jednym z naszych wpisów, w przypadku realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych kluczowe jest rozróżnienie projektów inwestycyjnych od badawczo-rozwojowych. Od typu projektu zależy bowiem zakres kosztów kwalifikowanych, w tym metoda finansowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji projektu.

Z zastrzeżeniem zapisów wynikających z regulaminu konkursu, w znacznej większości przypadków projektów B+R jako koszty wykorzystania aparatury naukowo - badawczej kwalifikują się odpisy amortyzacyjne lub wydatki poniesione w związku z zastosowaniem technik finansowania, które nie powodują natychmiastowego przeniesienia praw własności do danego dobra na beneficjenta, w tym leasing. W obydwu metodach wydatek kwalifikowalny stanowi wyłącznie ta część odpisu amortyzacyjnego / raty kapitałowej, która proporcjonalnie odpowiada rzeczywistemu wykorzystaniu środka trwałego w celu realizacji projektu.

Amortyzacja w projektach B+R

W przypadku amortyzacji środków trwałych w projektach współfinansowanych ze środków publicznych ważne jest wskazanie zasadności poniesienia takiego kosztu w celu prawidłowej realizacji projektu lub wdrożenia jego rezultatu. Ponadto kwalifikowalność takiego kosztu może odnosić się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu oraz musi być zgodna z właściwymi przepisami prawa krajowego oraz polityką rachunkowości. Co ważne zasady amortyzacji muszą być spójne dla całego przedsiębiorstwa. Tym samym, w przypadku uznania danego kosztu za kwalifikowalny, nie jest dopuszczalne tworzenie oddzielnych zasad amortyzacji wyłącznie na potrzeby projektu.

W przypadku kwalifikowania w projekcie odpisów amortyzacyjnych, a nie kosztów samego zakupu, przy nabywaniu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie istnieje obowiązek stosowania zasady konkurencyjności. Nie zwalnia to jednak beneficjentów z zakupienia ich w sposób racjonalny i efektywny. Cena zakupu amortyzowanych w ramach projektu środków trwałych nie może być zawyżona w stosunku do cen i stawek rynkowych.

Amortyzacja jednorazowa

Szczególnie ciekawym zagadnieniem wydaje się być możliwość rozliczenia w ramach projektów badawczych kosztów jednorazowej amortyzacji środków trwałych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jednorazowa amortyzacja podatkowa środków trwałych przewiduje trzy warianty:

  • jednorazową amortyzację środków niskocennych o wartości początkowej nie większej niż 10 tys. PLN netto

Podkreślić przy tym należy, iż powyższa wartość wynika z przepisów podatkowych podczas, gdy Ustawa o rachunkowości nie określa dolnej granicy wartości początkowej dla uznania składnika majątku za środek trwały. Dla celów bilansowych, kwota ta jest określana przez firmę we własnym zakresie i zapisywana w polityce rachunkowości.

  • jednorazową amortyzację fabrycznie nowych środków trwałych zaliczanych do grupy 3-6 i 8 klasyfikacji środków trwałych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 tys. PLN (tzw. ulga inwestycyjna)

Jednorazowy odpis, o którym mowa powyżej może być stosowany wyłącznie z zastrzeżeniem, że wartość początkowa jednego środka trwałego wynosi co najmniej 10 tys. PLN lub łączna wartość początkowa co najmniej dwóch środków trwałych wynosi co najmniej 10 tys. PLN.  Jednocześnie każdy z nich jest warty więcej niż 3,5 tys. PLN.

  • jednorazową amortyzację w ramach pomocy de minimis do kwoty nieprzekraczającej równowartości 50 tys. EUR w roku podatkowym

Możliwość ta została przewidziana wyłącznie dla podatników rozpoczynających działalność i małych podatników – tj. takich, których przychód roczny ze sprzedaży brutto nie przekracza równowartości 2 mln EUR. Warto przy tym wskazać, iż przedsiębiorcy korzystający z pomocy de minimis w formie amortyzacji jednorazowej nie muszą ubiegać się o zgodę na skorzystanie ze tego typu wsparcia, odpisów tych można dokonywać dla środków trwałych zaliczanych do grupy 3-8 klasyfikacji środków trwałych, a do limitu (50 tys. EUR) nie wlicza się niskocennych środków trwałych.

Podejmując decyzję o skorzystaniu z trzeciego wariantu, należy mieć na uwadze, że decyzja ta w perspektywie najbliższych lat może uniemożliwić uzyskanie innej pomocy, np. w postaci dofinansowania na wdrożenie wyników prac B+R lub szkolenia pracowników. Łączna wartość pomocy de minimis w ciągu 3 kolejnych lat nie może bowiem w żadnym momencie przekroczyć równowartości kwoty 200 tys. EUR. Obligatoryjnie pamiętać też trzeba o tym, że przedstawiając do rozliczenia jednorazowy odpis amortyzacyjny, którego otrzymanie jest równoznaczne z uzyskaniem pomocy de minimis, wartość dofinansowania należy pomniejszyć o kwotę już otrzymanej pomocy, aby suma wydatków nie przekroczyła dopuszczalnego poziomu intensywności pomocy publicznej.