W artykule o kontroli Edyta Jagodzińska i Marta Kaniewska pisały, jakie są rodzaje kontroli, jak się do niej przygotować oraz jaki wpływ na kontrolę ma aktualna pandemia Covid-19. Należy jednak podkreślić, że niejednokrotnie nawet poprawnie prowadzony projekt i wzorcowe przygotowanie do czynności kontrolnych nie zabezpieczają Beneficjenta przed otrzymaniem informacji pokontrolnej wskazującej na nieprawidłowości czy określającej kwestie, które należy poprawić.

Pismo pokontrolne

Pismo pokontrolne to dokument, który powoduje przyspieszone bicie serca u większości beneficjentów. Na szczęście otrzymanie takiego pisma nie zawsze oznacza kłopoty czy konieczność zwrotu dotacji.

Należy pamiętać, że długość pisma nie oznacza, że spółka popełnia wiele błędów, a wynika z tego, że kontrolerzy dokładnie w nim opisują, jakie dokumenty zostały zweryfikowane. Oczywiście tę część dokumentu należy uważnie przeanalizować, ale na początku zazwyczaj warto od razu przejść do końcowej części pisma, w której są dwa najistotniejsze punkty – informacja o nieprawidłowościach oraz informacja o kwestiach, które należy poprawić w prowadzonym projekcie oraz opis, w jaki sposób należy wprowadzić korekty.

Analiza dokumentacji

Po analizie tych punktów zawsze należy ocenić, czy uwagi przedstawione przez osoby kontrolujące są zgodne ze stanem faktycznym. Tu chciałabym podkreślić, że każdy, w tym osoby kontrolujące, może się mylić. Zazwyczaj błędy wynikają z braku analizy pełnej dokumentacji (dokument, który został określony jako brakujący, tak naprawdę istnieje lub istnieje dokument, który wyjaśnia wątpliwości kontroli) lub z błędnego zrozumienia analizowanych dokumentów. Często zdarza się również, że osoby kontrolujące błędnie zinterpretowały przedstawione informacje. Istnieje również możliwość, że błąd wynika z braku zrozumienia przepisów lub z przyjęcia ich błędnej interpretacji przez osoby kontrolujące.

Odwołanie

Najważniejsze jest, że niezależnie od tego, dlaczego nie ma w nas zgody na przedstawione przez kontrole zarzuty, od decyzji kontroli zawsze można się odwołać. Po otrzymaniu pisma pokontrolnego jest 14 dni na wysłanie informacji z brakiem akceptacji przedstawionych wyników kontroli. W odwołaniu można przedstawić wyjaśnienia, dodatkowe dokumenty czy argumentację, wskazującą na nieprawidłowości po stronie kontroli. Kluczowa dla Beneficjentów informacja to, że przy dobrze przeanalizowanych uwagach pokontrolnych i umiejętnej argumentacji wiele uwag kontrolerów można podważyć, a w przypadku nieprawidłowości powodujących konieczność zwrotu części dotacji – można zawalczyć o zmniejszenie nałożonej kary. Z naszego doświadczenia w większości przypadków skutkiem odwołania jest przynajmniej obniżenie nałożonej kary.

Wprowadzenie zalecanych zmian

Mniej dotkliwe uwagi w piśmie pokontrolnym odnoszą się do kwestii, które należy poprawić/ uzupełnić czy zastosować w inny sposób przy realizacji kolejnych działań czy kolejnych projektów. W takim przypadku konieczne jest wprowadzenie zaleceń, właściwe ich udokumentowanie i przesłanie do Instytucji wszelkich dowodów potwierdzających wprowadzenie zdefiniowanych zaleceń. W tym zakresie należy pamiętać, że brak wprowadzenia przedstawionych zaleceń może przy kolejnej weryfikacji czy kontroli wiązać się z nałożeniem kary finansowej.

Najważniejsze, że pismo pokontrolne nie zawsze oznacza złe wiadomości. Kluczowe jest, aby dokładnie się z nim zapoznać, przeanalizować wszelkie ewentualne zarzuty i, tam gdzie to możliwe, wprowadzić zalecenia, właściwe je argumentując, natomiast w przypadku pozostałych kwestii zastanowić się nad możliwością odwołania. Na przykładzie odwołań od informacji pokontrolnej kolejny już raz w naszym cyklu o ryzykach okazuje się, że kluczowa jest odpowiednia komunikacja z instytucją. W tym przypadku odpowiednie odwołanie może zaoszczędzić nam sporą część dotacji i pozwolić na dalsze prowadzenie projektu.

Dalsze kroki

Natomiast jeżeli odwołanie nie zadziała, a my nadal nie zgadzamy się z „wyrokiem” kontroli, istnieją dalsze kroki pozwalające na dyskusję czy podważenie wyników kontroli. W ramach CRIDO na tym etapie warto skorzystać z doświadczenia ekspertów z naszego działu TAX Litigation. Więcej informacji o dalszych działaniach pojawi się wkrótce w ostatnim już artykule naszej serii "Nie wszystko idzie zgodnie z planem, czyli...".