W niniejszym artykule przybliżymy zasady finansowania projektów w formie ryczałtu (ang. Lump sum). Od 2018 r., kiedy to zainaugurowano Lump Sum Pilot, w formule ryczałtowej złożono blisko 1600 wniosków o dofinansowanie. 700 z nich złożyły małe i średnie przedsiębiorstwa. Najwięcej wniosków – aż 45% – złożyły jednostki szkolnictwa wyższego. Podpisano już blisko 500 umów o dofinansowanie projektów. W obecnym programie pracy dla Horyzontu Europa, Komisja Europejska postawiła na rozwój tej formy finansowania. Już w 2022 roku planowane są 24 nabory wniosków na realizację projektów w formie ryczałtu. W 2023 r. naborów będzie jeszcze więcej.

Obecnie możliwe są dwie formy ryczałtu, każdorazowo sprecyzowane w dokumentacji konkursowej dla danego naboru:

Opcja nr 1: W ramach danego naboru wniosków z góry określono stałą kwotę ryczałtową. W tym przypadku budżet projektu przedstawiony we wniosku musi być równy określonej w dokumentacji stałej kwocie ryczałtowej.

Opcja nr 2: Samodzielne określenie kwoty ryczałtowej dla swojego projektu, na dowolnym, odzwierciedlającym nakład pracy poziomie.

Podział kwot ryczałtowych na poszczególne podmioty realizujące projekt oraz pakiety prac określony jest w umowie o dofinansowanie. Po ustaleniu kwoty ryczałtowej i zapisaniu jej w umowie faktycznie poniesione koszty nie są weryfikowane. Finansowanie w formie ryczałtu wypłacane jest oddzielnie na każdy pakiet pracy (work package), po jego zrealizowaniu. Warto tutaj zaznaczyć, że nie musi on zostać zakończony całkowitym sukcesem – ważne jest jednak udowodnienie, że wszystkie planowane działania faktycznie zostały realizowane (projekt został zrealizowany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie). W przypadku udanej realizacji 90% pakietu pracy wypłacone zostanie dofinansowanie w wysokości 90% wnioskowanej dla tego pakietu kwoty ryczałtowej.

Jak uzyskać wsparcie?

Wniosek o finansowanie ryczałtowe praktycznie nie różni się od standardowego wzoru wniosku o dofinansowanie w Horyzoncie Europa. Należy jednak pamiętać o następujących kwestiach:

  • Wniosek musi zawierać szczegółowy opis działań, objętych każdym pakietem prac.
  • Aby określić i uzasadnić wnioskowaną kwotę ryczałtową, należy przedstawić szczegółowy podział kosztów. Oszacowania muszą być możliwie jak najbardziej dokładne oraz spełniać podstawowe kryteria kwalifikowalności programu Horyzont Europa.
  • Do wniosku należy dołączyć plik MS Excel ze szczegółowym oszacowaniem kosztów – dostępny jest gotowy szablon. Oszacowanie kosztów wykorzystywane jest do automatycznego podziału kwot ryczałtowych na poszczególne pakiety prac oraz na podmioty odpowiedzialne za realizację projektu.

Tak jak w przypadku pozostałych konkursów programu Horyzont Europa, wniosek o dofinansowanie oceniany jest przez niezależnych ekspertów, na podstawie standardowych kryteriów oceny: doskonałość, wpływ i realizacja. Weryfikowane są również szacunkowe koszty projektu – ich racjonalność i powiązanie z planowanymi w projekcie działaniami. Jeśli w toku oceny eksperci uznają koszty za zawyżone, zostanie to odnotowane w Raporcie Podsumowującym Ewaluację. Ponadto, wpłynie to na dostosowanie przyznanej kwoty ryczałtowej do realnych kosztów.

Korzyści finansowania ryczałtowego

Główną zaletą finansowania ryczałtowego jest eliminacja zobowiązań podmiotu realizującego projekt w zakresie sprawozdawczości kosztów rzeczywistych oraz brak finansowych kontroli ex-post. Dla beneficjentów oznacza to znaczne zmniejszenie obciążeń administracyjnych. W przypadku finansowania ryczałtowego nie jest wymagane gromadzenie faktur i innych dokumentów finansowych, potwierdzających poniesienie kosztów. Tym samym dostęp do finansowania staje się łatwiejszy, zwłaszcza dla małych podmiotów i nowych uczestników programu Horyzont.

Wszystkich zainteresowanych ubieganiem się o finansowanie ryczałtowe zachęcamy do zapoznania się z przewodnikiem Komisji Europejskiej – link.