Końcowe miesiące perspektywy 2014-2020 to ostatnia szansa na pozyskanie dotacji unijnych na działania badawczo-rozwojowe, ale równocześnie szansa na korzystanie z doświadczeń z wielu poprzednich konkursów i lat realizacji projektów.

Taka sytuacja skłoniła nas do utworzenia krótkiej „ściągi”, która pozwoli na utworzenie wniosku o dofinansowanie w taki sposób, aby projekt nie generował niepotrzebnych problemów na etapie jego rozliczania. /Niniejszy wpis dotyczy wyłącznie kwestii, które zidentyfikowaliśmy jako problematyczne przy realizacji projektu, tj. często są one pomijane lub niezauważane na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, natomiast są problematyczne już w trakcie rozliczania projektu/.

Wynagrodzenia

We Wniosku o dofinansowanie należy wskazać, w jakim wymiarze pracownicy będą zaangażowani w realizację projektu. Taki wymóg często powoduje, że wnioskodawcy jednoznacznie wskazują liczbę osób wraz z ich wymiarem zaangażowania.

Na etapie realizacji projektu okazuje się, że ze względu na inne zobowiązania pracowników ostateczny skład zespołu projektowego jest inny niż planowany i konieczne jest wprowadzanie zmian we wniosku.

Aby uniknąć takich sytuacji, warto we wniosku o dofinansowanie odwoływać się do uśrednionych wartości „etatów”, jakie będą zaangażowane w realizację projektu – takie podejście pozwala beneficjentowi na elastyczne oddelegowanie pracowników do realizacji zadań projektowych.

Drobny sprzęt laboratoryjny

W przypadku tej kategorii należy zwrócić uwagę, aby wykazywane były tu wyłącznie zakupy, które nie wpisują się w definicję środka trwałego. Nawet jeżeli dany sprzęt jest uznawany za „zużywalny” w trakcie realizacji projektu, w przypadku, gdy dany sprzęt/urządzenie jest ujmowane w ewidencji środków trwałych beneficjenta, kosztem kwalifikowalnym w projekcie nie będzie jego zakup, tylko odpisy amortyzacyjne przypadające na okres wykorzystania środka trwałego na potrzeby projektu. .

Należy dobrze zidentyfikować środki trwałe, które będą wykorzystywane w trakcie realizacji projektu i opisać je jako urządzenia podlegające amortyzacji w ramach projektu – oczywiście w przypadku urządzeń niskokosztowych mogą one podlegać amortyzacji jednorazowej (zgodnie z odpowiednimi przepisami).

Podwykonawstwo

Należy jednoznacznie określić, które działania muszą być zlecane do wykonania podwykonawcom, uwzględniając w tej kategorii działania, które muszą być zrealizowane przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Zgodnie z regulaminem konkursu kluczowych dla pierwszego etapu podwykonawców należy wybrać przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. O procedurach zakupowych szczegółowo piszemy w specjalnej serii wpisów dotyczących tego tematu >> link.

Należy pamiętać, że w procedurze zakupowej nie można ograniczać potencjalnego kręgu oferentów, tak więc, niezależnie, czy wiemy, że daną usługę może wykonać wyłącznie uczelnia czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, procedurę należy formułować w taki sposób, aby wszystkie podmioty z rynku miały możliwość złożenia oferty.

Potrzebny sprzęt badawczy

W tym przypadku dodatkowa praca na etapie rozliczania projektu wynika przede wszystkim z błędnego określenia podstawy, na jakiej będzie wykorzystywane dane urządzenie. Z tego powodu na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie należy się zastanowić, czy dany sprzęt będzie wynajmowany, amortyzowany czy też korzystać będą Państwo z leasingu.

Wybór formuły jest kluczowy również ze względu na sposób pozyskania urządzenia – o ile w przypadku amortyzacji produkt może być pozyskany przez beneficjenta w dowolny sposób, to w przypadku leasingu czy wynajmu wybór dostawcy podlega procedurze konkurencyjności, więcej na ten temat w artykule >> Zmagania z zasadą konkurencyjności | Konsorcja i podwykonawcy

Księgowość

Dobrze, aby w konstruowaniu budżetu uczestniczyła księgowa – będzie ona w stanie nie tylko wskazać, które elementy należy rozpatrywać jako środek trwały, ale również pomoże prawidłowo oszacować koszty amortyzacji – w tym przypadku czasami zdarza się, że ostatecznie amortyzowane są nie poszczególne urządzenia, a instalacja z nich utworzona, co powoduje, że ostateczny budżet różni się od planowanego.

W trakcie realizacji projektu Istotną kwestią jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów (i również przychodów) związanych z projektem. Warto już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie wstępnie omówić tę kwestię – w niektórych firmach tego typu działania księgowe muszą zostać zaplanowane z wyprzedzeniem.

Kamienie milowe/wskaźniki (np. środowiskowe)

Ten ogólny punkt ma za zadanie zwrócić uwagę na wszelkie punkty wniosku o dofinansowanie, w ramach których należy określić w sposób mierzalny planowane do osiągnięcia wartości. W trakcie tworzenia wniosku o dofinansowanie często pojawia się pokusa, aby wpisać wskaźniki bez szczegółowych wyliczeń, na zasadzie pewnych założeń.

W tym kontekście chcemy zwrócić uwagę (przypomnieć), że konieczne jest, już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, właściwe zaplanowanie wszelkich elementów, które będą mierzone i kontrolowane na etapie realizacji projektu lub w okresie jego trwałości. Po pierwsze, należy zdecydować, jakie wartości mogą być osiągnięte, po drugie, zdefiniować, w jaki sposób dana miara będzie mogła zostać skontrolowana oraz w jaki sposób będzie to dokumentowane czy możliwe do weryfikacji.

Ten punkt jest bardzo ważny ze względu na to, że brak osiągnięcia zamierzonych kamieni milowych czy też brak możliwości udowodnienia tego może na dalszych etapach spowodować, że cele projektu zostaną uznane za nieosiągnięte, co spowoduje konieczność zwrotu dofinansowania.

Powyższe punkty powstały na podstawie problemów, jakie obserwujemy u naszych klientów –nie jest to zbiór zamknięty. Oczywiście wszelkie nieprawidłowości czy niedociągnięcia z etapu wniosku o dofinansowanie można naprawić w trakcie realizacji projektu, natomiast prawidłowo stworzony wniosek na pewno spowoduje, że w trakcie realizacji beneficjent będzie mógł się skupić wyłącznie na działaniach badawczych, czyli celu projektu.