Proces poszukiwania partnera powinien rozpocząć się od dogłębnego przemyślenia koncepcji projektu, rozpoznania produktu/usługi/procesu końcowego planowanego do wdrożenia w wyniku przeprowadzonych prac B+R, określenia planowanej wielkości budżetu, miejsca realizacji projektu, a także przeanalizowania posiadanych zasobów i przede wszystkim braków, które miałby uzupełnić potencjalny konsorcjant, czy to w zakresie zasobów kadrowych, technicznych, czy w kwestii doświadczenia bądź umiejętności i możliwości przeprowadzenia części badań.

Krok 1 | Wymogi wobec partnera wynikające z koncepcji projektu

Formalne rozpoczęcie poszukiwania partnera należy poprzedzić stworzeniem krótkiego „bio” projektu, z informacjami opracowanymi w ramach niniejszego kroku. Informacja powinna zawierać cele projektu, termin oraz okres jego realizacji, działania, jakie mają mieć miejsce w jego trakcie, a także planowane rezultaty. Dodatkowo, istotne, aby wskazać czego oczekuje się od potencjalnego partnera (potencjał kadrowy, techniczny, wstępny zakres prac i obowiązków partnera).

Krok 2 |  Wymogi formalne

W przypadku ubiegania się o zewnętrzne dofinansowanie, kolejnym krokiem powinna być weryfikacja wymogów konkursu, w którym chce się wziąć udział. Jest to o tyle istotne, iż niekiedy zapisy dotyczące współpracy narzucają konkretny model bądź wymagają sformalizowanego postępowania dotyczącego wyboru partnera. Weryfikacja dokumentacji konkursowej pozwoli określić, czy w czasie pozostałym do zakończenia konkursu jesteśmy w stanie przeprowadzić postępowanie wyboru, ustalić zasady współpracy z potencjalnym konsorcjantem, a także przygotować wspólnie dokumentację aplikacyjną.

Krok 3 | Identyfikacja potencjalnych partnerów

Kolejnym krokiem jest zrobienie listy podmiotów, które mogą być zainteresowane współpracą. Identyfikację można rozpocząć od podmiotów, z którymi prowadzono już wcześniej działania. Dodatkowo, warto wyszukać jak największą liczbę podmiotów wstępnie spełniających kryteria współpracy. Pierwszej selekcji można dokonać odwiedzając ich strony www, weryfikując zakres prowadzonych prac/badań i odnajdując kontakty do osób odpowiedzialnych za podejmowanie współpracy (np. w wypadku uczelni - kierownicy katedry, dziekani, pracownicy wyznaczeni do kontaktu z biznesem). Warto odnaleźć także kontakty zebrane podczas konferencji, targów czy warsztatów. W wypadku realizacji projektów zagranicznych, pomocne mogą być dedykowane bazy (np. na portalu Komisji Europejskiej – partner search, czy Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE). Tak przygotowana lista ułatwi nawiązanie wstępnego kontaktu w sprawie projektu.

Krok 4 | Promocja koncepcji projektu

Krótki opis projektu należy wysłać do potencjalnych partnerów (za pomocą poczty e-mail, poczty tradycyjnej, czy faxem), a także umieścić u siebie na stronie internetowej i na fanpage’u w portalu społecznościowym. Istnieje bowiem szansa, iż ktoś może zobaczyć ogłoszenie i zgłosić się z własnej inicjatywy. Informację o poszukiwaniu partnera do projektu można również ogłosić w mediach (ogłoszenia w prasie/Internet). Warto też udać się na targi/warsztaty/konferencje organizowane przez interesujące nas podmioty, aby nawiązać kontakt osobisty.

Krok 5 | Nawiązanie współpracy

Po nawiązaniu wstępnego kontaktu, w sytuacji, gdy nie ma zobowiązania do formalnego wyboru konsorcjanta w procedurze konkurencyjności, można przystąpić do ustalania zakresu obowiązków, odpowiedzialności, określenia prac badawczych prowadzonych przez konsorcjantów. W przypadku jednak, gdy podmiot aplikujący (lider) jest podmiotem publicznym, niezbędne jest przeprowadzenie wyboru w 21-dniowym naborze ogłoszonym na własnej stronie www.