W złożonym i dynamicznym świecie biznesu, utrzymanie przewagi na konkurencyjnym rynku pozostaje ciągłym wyzwaniem. Sukces często zależy od zdolności do efektywnego zarządzania kosztami, co staje się coraz bardziej skomplikowanym zadaniem w kontaktach z dostawcami i kontrahentami. Istotnym działaniem optymalizacyjnym, które często jest pomijane, a ma znaczny potencjał do zapewnienia zarówno krótkoterminowej jak i długoterminowej oszczędności kosztów, jest monitorowanie i kontrola formuł/mechanizmów indeksacji cen z dostawcami bądź kontrahentami (ang. Price Adjustment Formulas). Narzędziem wspierającym ten proces jest przeprowadzenie niezależnego audytu tychże formuł. Działanie to powinno dotyczyć firm o każdym profilu i z różnych branż. W tym artykule, bazując na doświadczeniach CRIDO, przedstawiamy koncepcję mechanizmów indeksacji cen, ich strategiczne znaczenie dla działalności firm oraz korzyści z przeprowadzenia audytów.

Czym są mechanizmy indeksacji cen?

Indeksacja cen to metoda często stosowana w umowach między firmami a ich dostawcami bądź kontrahentami w kontraktach o charakterze niejednorazowym bądź wieloletnim. Indeksacja wiąże automatycznie poziom ceny kupowanych/sprzedawanych towarów lub usług z określonym indeksem lub wieloma indeksami, takimi jak np. indeks cen producentów (PPI), wskaźnik zmiany kosztów pracy, czy indeksy specyficzne oparte na wybranych cenach rynkowych lub formułach indeksacji ‘koszt plus’. Zastosowanie indeksacji cen ma na celu sprawić, że ceny przez cały okres obowiązywania umowy wraz z upływem czasu będą kształtować się na adekwatnym i postrzeganym przez obie strony jako sprawiedliwy poziomie, uwzględniając pojawiające się zmiany gospodarcze czy inne zmiany rynkowe. Założeniem takich mechanizmów jest również wprowadzenie większej transparentności w relacjach między dostawcą a klientem.

Wybrane przykłady indeksacji kosztów/umów

  1. Surowce: W przypadku branż zależnych od materiałów, takich jak np. stal, miedź, indeksacja cen może powiązać koszty z określonymi indeksami rynku towarowego.
  2. Energia: Branże o wysokim zużyciu energii mogą powiązać swoje koszty energii z wahaniami cen na rynku energii lub rzeczywistymi wydatkami dostawców na energię.
  3. Transport i logistyka: W przypadku firm, dla których transport ma kluczowe znaczenie, koszty mogą być indeksowane do zmian cen paliwa lub indeksów specyficznych dla sektora transportu.
  4. Usługi IT: Kontrakty można powiązać z indeksem technologicznym właściwie odzwierciedlającym szybkie zmiany w kosztach technologii lub kosztach wynagrodzeń w sektorze IT.
  5. Handel detaliczny: Koszty zapasów można powiązać z popytem konsumenckim bądź wybranymi wskaźnikami ekonomicznymi. Alternatywnie można uzgodnić pożądany/maksymalny okres rotacji i w oparciu o ten wskaźnik indeksować koszty.

Kluczowe są regularne audyty mechanizmów indeksacji

Z doświadczeń CRIDO wynika, iż korzyści z audytu formuł indeksacji cen wykraczają daleko poza proste zarządzanie kosztami. Odgrywają one również ważną rolę w planowaniu strategicznym, zarządzaniu ryzykiem i utrzymywaniu relacji biznesowych. Warto zarazem zwrócić uwagę, że pomimo swych oczywistych zalet, nieweryfikowane mechanizmy indeksacji mogą prowadzić do błędnych (niezgodnych z pierwotną intencją stron) rezultatów i wraz z upływem czasu silnie pogłębiających się rozbieżności wyników, finalnie doprowadzając do konfliktu pomiędzy partnerami biznesowymi. Dlatego też regularne audyty tych formuł mają istotne znaczenie dla stabilności prowadzenia biznesu.

Główne korzyści z audytów mechanizmów indeksacji

  1. Pewność co do dokładności i sprawiedliwości uzyskanego rezultatu

Audyt daje pewność, że formuła indeksacji dokładnie odzwierciedla realia rynkowe i pierwotne intencje umowne. Z biegiem czasu zachowanie rynku zmienia się, a indeks, który kiedyś był odpowiedni, może nie być już adekwatny, co prowadzi do ustalania cen postrzeganych jako nie fair. Audyt chroni firmy więc przed przepłacaniem lub zaniżaniem stawek, zachowując przy tym integralność zawartej umowy.

  1. Zarządzanie kompleksowością formuły i ograniczanie błędów

Mechanizmy indeksacji, choć korzystne, mogą być bardzo złożone i w efekcie mogą skutkować błędami w obliczeniach, błędami w ich zastosowaniu, a nawet w ich obopólnej interpretacji. Audyty pomagają w identyfikacji i korygowaniu tych nieścisłości. Regularne audyty pomagają zidentyfikować i skorygować wszelkie błędy obliczeniowe lub niewłaściwe zastosowania, zapewniając poprawne wypełnianie warunków danej umowy.

  1. Adaptacja do zmian rynkowych

Regularne audyty czynią spółki bardziej zwinnymi, umożliwiając im szybkie dostosowanie się do zmian rynkowych. Gdy warunki rynkowe ulegają znaczącej zmianie, audyty mogą zwrócić uwagę na potrzebę renegocjacji lub dostosowania formuły indeksacji.

  1. Poprawa relacji z dostawcami

Regularne audyty promują przejrzystość i zaufanie między stronami. Zapewnia to zdrowe i stabilne w długim okresie relacje z dostawcami, oparte na uczciwości i wzajemnym szacunku.

  1. Świadome podejmowanie decyzji

Audyty dostarczają cennej wiedzy na temat trendów na rynku i polityk cenowych, umożliwiając firmom podejmowanie świadomych decyzji strategicznych dotyczących zakupów bądź innych wydatków.

  1. Usprawnione planowanie i prognozowanie finansowe

Dzięki audytom firmy mogą lepiej przewidywać przyszłe koszty, co pomaga w dokładniejszym planowaniu wieloletnim i budżetowaniu.

  1. Budowanie przewagi konkurencyjnej

Firmy, które regularnie kontrolują swoje mechanizmy indeksacji kosztów ze swoimi dostawcami, są w rezultacie lepiej przygotowane do oferowania konkurencyjnych cen swoim klientom, wzmacniając w konsekwencji swoją pozycję rynkową.

Kiedy audyty mechanizmów indeksacji dostarczą największą wartość?

Chociaż wszystkie firmy mogą skorzystać z omawianych audytów, w niektórych okolicznościach mogą one dostarczyć szczególnie wysoką wartość. Są to, między innymi:

  • Branże o dużej zmienności cen: takie jak sektory produkcyjne, szczególnie energochłonne i surowcochłonne oraz branże technologiczne i rolnictwo.
  • Firmy z długoterminowymi umowami z swoimi dostawcami: w przypadku umów wieloletnich okresowe audyty mogą zabezpieczyć przed skumulowanymi błędami lub niedostosowaniem do zachodzących zmian rynkowych.
  • Branże przechodzące szybkie zmiany technologiczne: takie jak np. energetyka odnawialna i przemysł elektroniczny, gdzie postęp technologiczny może bardzo szybko zmienić strukturę kosztów.

Dlaczego przedsiębiorstwa powinny przeprowadzać audyt formuł indeksacji?

Przedsiębiorstwa przemysłowe i usługowe powinny rozważyć przeprowadzenie audytu formuł korekty cen z szeregu istotnych powodów. Po pierwsze, kluczową rolę odgrywa tu potencjalna oszczędność kosztów, ponieważ identyfikacja nadpłat lub nieścisłości w formułach korekty cen może prowadzić do natychmiastowej redukcji kosztów. Przy kontraktach na zakupy opiewających na kilkadziesiąt milionów złotych rocznie, każdy ułamek procenta w różnicy indeksacji to kwoty idące w setki tysiące złotych. Po drugie, istnieje aspekt ograniczania ryzyka finansowego, reputacyjnego, a nawet operacyjnego (ciągłości dostaw). Regularne audyty tych formuł znacznie zmniejszają ryzyko sporów z dostawcami, zapewniając transparentność współpracy oraz przestrzeganie przez wszystkie strony  warunków umowy. Nie tylko sprzyja to bardziej harmonijnym relacjom biznesowym, ale także chroni przedsiębiorstwo przed potencjalnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Wreszcie, wnioski uzyskane z takich audytów wspomagają firmy w podejmowaniu strategicznych decyzji. Wyposażone w dokładne dane i kompleksową analizę, firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje, które są zgodne z ich długoterminowymi celami strategicznymi i budową trwałych przewag konkurencyjnych.

Wartość, jaką w niezależnym audycie dostarczy profesjonalna firma doradcza

Nasz zespół wnosi do procesu audytu swoje doświadczenie, obiektywizm i zaawansowane narzędzia analityczne. Wspieramy klientów poprzez:

  • Znajomość rynku i analizę ekspercką: dogłębne zrozumienie trendów rynkowych, mechanizmów indeksacji i niuansów umownych oraz ich wpływu na ceny.
  • Indywidualne strategie audytu: podejścia do realizacji audytu, które będą pasować do specyficznych potrzeb i kontekstów różnych branż, zapisów umownych oraz konkretnych partnerów biznesowych.
  • Obiektywną analizę: zapewnienie bezstronnej oceny oraz facylitację potencjalnych późniejszych negocjacji.
  • Rekomendacje strategiczne: wytyczne wykraczające poza audyt, zawierające strategiczne doradztwo w zakresie negocjacji umów i optymalizacji kosztów.
  • Efektywne gospodarowanie zasobami: umożliwienie firmom skupienie się na ich podstawowej działalności biznesowej, podczas gdy niezależni eksperci zajmują się audytami.
  • Redukcję ryzyka: identyfikacja potencjalnego ryzyka finansowego w umowach z dostawcami, a także zapewnienie możliwości dostosowania umów do przyszłych zmian rynkowych.

Podsumowanie

W obecnym zmiennym otoczeniu margines błędu dla firm często jest niewielki. W takiej sytuacji audyt formuł indeksacji cen z dostawcami i kontrahentami jest nie tyle pożądaną dobrą praktyką, ale wręcz koniecznością. Spostrzeżenia uzyskane z takiego audytu mogą prowadzić do bardziej sprawiedliwych a zarazem dochodowych relacji biznesowych, ostatecznie przyczyniając się do ogólnego sukcesu i odporności przedsiębiorstwa. W środowisku biznesowym, w którym liczy się każda złotówka, a dynamika rynku szybko się zmienia, ważne jest ścisłe monitorowanie kosztów. Zarazem, równie ważne jest zapewnienie, że koszty te są uczciwie zdefiniowane, dokładnie wyliczone oraz odzwierciedlają aktualny scenariusz rynkowy.

Zobacz film: Łańcuchy dostaw – jak wykorzystać zakłócenia do tworzenia innowacyjnych rozwiązań?

W ostatnich latach przedsiębiorstwa na całym świecie doświadczyły wyjątkowych zakłóceń w łańcuchach dostaw, zaczynając od pandemii COVID-19, poprzez napięcia handlowe, a kończąc na zmianach klimatycznych i konfliktach geopolitycznych. W naszym regionie szczególnie dotkliwie odczuwalna jest wojna na Ukrainie. Wszystkie te czynniki niestety wywierają presję na globalne sieci dostaw, wymuszając konieczność adaptacji i transformacji.