W 2024 roku podatnicy zobligowani będą do wystawiania w KSeF tzw. e-faktur. Każdy taki dokument będzie musiał odpowiadać strukturze logicznej, którą jakiś czas temu przedstawiło Ministerstwo Finansów. Schemat ten zawiera jednak pewne cechy odbiegające od intuicji i rozwiązania, których zastosowanie może wymagać zmian w architekturze stosowanych systemów finansowych. Mając to na uwadze, już teraz sygnalizujemy, z jakimi praktycznymi zagadnieniami należy się liczyć, wdrażając KSeF w swoim przedsiębiorstwie.

Obowiązkowy KSeF prawdopodobnie dopiero od 2024 roku!

Choć od publikacji pierwszego projektu w ramach KSeF minęło już sporo czasu, pytań i wątpliwości w tym zakresie wciąż przybywa. Wśród najistotniejszych trudności wymienić można tu przede wszystkim konstrukcję samej faktury ustrukturyzowanej. Wiąże się to z faktem, że każdy dokument wystawiany w KSeF będzie musiał być zgodny ze schematem struktury logicznej w formacie .xml. Samą budowę e-faktury przybliżaliśmy już w we wcześniejszym wpisie:

Ustawa vs. e-faktura | Cykl „KSeF z CRIDO”

Dla przypomnienia, Ministerstwo Finansów przygotowało ponad 300 pól, których wypełnienie jest obowiązkowe lub pozostawione do decyzji wystawcy faktury. Wiele z nich wydaje się jednak oderwanych od pewnych potrzeb rynku, a w ich wachlarzu można znaleźć elementy, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

Dane adresowe na fakturze

Chcąc wystawić fakturę ustrukturyzowaną, wymagane jest wypełnienie danych adresowych dla wystawcy i odbiorcy. Zestaw pól, do których należy wprowadzić dane różni się jednak w zależności od tego, czy mamy do czynienia z adresem krajowym czy zagranicznym. Niektóre z nich, jak np. pole definiujące kraj, są obligatoryjne, podczas gdy wprowadzenie m.in. nazwy ulicy jest jedynie opcją.

Analizując strukturę schemy można jednak zauważyć, że przewiduje ona wprowadzenie adresu polskiego do innego węzła niż adresu zagranicznego, podczas gdy wiele systemów finansowo-księgowych nie zawiera obecnie tego typu rozróżnienia. Może to powodować potrzebę wdrożenia znacznika pozwalającego na prawidłowe wprowadzenie informacji do wzoru faktury ustrukturyzowanej. Standard prezentacji w obu tych przypadkach jest jednak bardzo zbliżony. Wprowadzając w odpowiednie pola dane zagraniczne będziemy zatem ograniczeni, z jednej strony możliwością wskazania jedynie danych jak dla standardowego polskiego adresu, a z drugiej – liczbą znaków w poszczególnych elementach: Miejscowość (56 znaków), Ulica (65 znaków), Nr domu (9 znaków), Nr lokalu (10 znaków), Kod pocztowy (8 znaków). Kwestia ta może stanowić pewne wyzwanie w przypadku fakturowania na rzecz podmiotów z Azji, gdzie adres niejednokrotnie zawiera takie szczegółowe dane jak nazwa dzielnicy czy nr piętra.

Jednoosobowa działalność w KSeF

Pozostając przy polach definiujących dane podmiotu uczestniczącego w transakcji, trzeba wskazać na sposób wystawiania faktur w kontekście jednoosobowej działalności gospodarczej. Okazuje się bowiem, że zgodnie z dokumentacją opublikowaną wraz ze schemą, sposób wprowadzenia danych podmiotu przedstawia się inaczej w przypadku osób fizycznych (bez rozróżnienia na te, które prowadzą działalność gospodarczą i konsumentów), a inaczej w przypadku innych podmiotów. W praktyce jednak znacznie częściej tego typu rozróżnienie występuje w kontekście konsumentów i innych podmiotów. Ponadto schemat e-faktury nie zakłada pod tym względem możliwości umieszczenia na fakturze, oprócz imienia i nazwiska, także nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej. Tym samym wydaje się, że duża część systemów finansowo-księgowych nie jest przystosowana do takiego sposobu zapisu danych i w tym momencie podatnicy nie dysponują tego typu znacznikami.

Adres dostawy towarów

Jak wskazaliśmy wyżej dane adresowe podatników na e-fakturze posiadają ściśle określony format. Sytuacja ta nie zmienia się również w przypadku węzła dotyczącego adresu dostawy towarów. Chcąc wypełnić miejsce transportu, jesteśmy ograniczeni do konkretnych pól. Nie przewidziano tu możliwości wskazania nazwy podmiotu, do którego towar zostanie dostarczony, ani innego oznaczenia magazynu lub lokalizacji.

Dodatkowo wprowadzenie tego pola warunkuje potrzebę wypełnienia drugiego. Obligatoryjne do wypełnienia stają się tu informacje dotyczące rodzaju transportu i opisu ładunku. Wskazany przykład stanowi jeden z wielu, gdzie wprowadzenie pola przydatnego biznesowo musi być rozpatrywane w połączeniu z innymi polami, które stają się obowiązkowe po wprowadzeniu jednej konkretnej informacji.

Upusty i obniżki cen

Uzupełniając poszczególne wiersze faktury o kolejne towary lub usługi, podatnicy uzyskali możliwość wskazania rabatu na poszczególne pozycje. Pole określające tę kwestię ma jednak ściśle określony format, który wydaje się nie spełniać potrzeb biznesowych wszystkich podatników. Nie wprowadzono bowiem możliwości uzupełnienia procentowego rabatu, a wyłącznie taki, który wyrażony jest kwotowo.

Co gorsza, nie wszystkie faktury będą mogły skorzystać z tego rozwiązania. Dzieje się tak dlatego, że w swoim specyficznym formacie faktura ustrukturyzowana nie pozwala na uwzględnienie rabatów czy upustów cenowych w przypadku faktur zaliczkowych. Mamy tu zatem do czynienia z kolejnym przykładem sytuacji, w której określony rodzaj transakcji narzuca konieczność wypełnienia innego rodzaju pól w miejsce tych standardowych. Jednocześnie, ze względu na strukturę e-faktury, nie jest możliwe odwzorowanie i proste połączenie pól pomiędzy węzłami.

Wskazane powyżej przykłady to tylko część wynikających ze schematu e-faktury rozwiązań, na które trzeba uważać dostosowując organizację do nowych wymagań. W oczekiwaniu na projekt obowiązkowej wersji KSeF oraz ewentualnej ostatecznej wersji struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej, zapraszamy do śledzenia naszego bloga, gdzie będziemy poruszać kolejne wątpliwości dotyczące struktury logicznej i samej budowy e-faktury.