Krajowy System e-Faktur – w swojej fakultatywnej odsłonie – funkcjonuje już od prawie trzech miesięcy. W tym czasie pojawiło się mnóstwo pytań i wątpliwości dotyczących funkcjonowania samego systemu, jego procesu wdrożeniowego, ale także obowiązku wypełniania pewnych pól zawartych w samej schemie.

Co prawda Ministerstwo Finansów w opisywanym przez nas wcześniej panelu Q&A dotyczącym funkcjonowania KSeF[1] uspokaja, że przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury, a struktura logiczna e-faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a-106q ustawy o VAT[2] objętych JPK_FA, zawiera wyłącznie elementy, których stosowanie jest dobrowolne. Resort nie odnosi się jednak bezpośrednio i nie porównuje zawartości nowej schemy FA_VAT z obecnie obowiązującymi elementami faktury.

Czy zatem zakres pól obowiązkowych w schemie i lista obowiązujących dziś obligatoryjnych elementów faktury są jednakowe, a polami nieobowiązkowymi nie należy się przejmować? Nic bardziej mylnego!

Podział pól

Pola w schemie nowej e-faktury podzielone zostały na trzy kategorie:

  • obligatoryjne – wypełnia się je obowiązkowo niezależnie od rodzaju faktury,
  • opcjonalne – wypełnia się je obowiązkowo, jeśli spełniony jest określony warunek ustawowy,
  • fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy o VAT.

Pola obligatoryjne

Ich obligatoryjny charakter wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy o VAT i jest warunkowany strukturą logiczną e-faktury. Dotyczy to m.in. danych takich jak NIP wśród informacji identyfikacyjnych sprzedawcę, czy też daty wystawienia faktury.

Specyficznym rodzajem obowiązkowych do uzupełnienia pól są też te odnoszące się do szczególnych mechanizmów rozliczenia przewidzianych w ustawie o VAT. Przykładem jest samofakturowanie oraz przypadki, gdy obowiązek podatkowy powstaje w wyniku zastosowania metody kasowej. Pola te należy uzupełnić odpowiednią adnotacją – wartość "1" – jeśli występują lub "2” – gdy nie występują.

Pomimo zatem, że ustawa o VAT nie wymaga wpisywania „negatywnych” oznaczeń, gdy dana faktura nie dokumentuje transakcji objętej specjalnymi zasadami rozliczenia – odpowiednie działanie po stronie podatnika będzie niezbędne po wejściu w życie obowiązku stosowania KSeF.

Dlatego też już na etapie przygotowywania do wdrożenia systemu przez przedsiębiorcę bardzo ważna jest właściwa identyfikacja i klasyfikacja wspomnianych pól.

Pola opcjonalne

Pola te, nawet jeśli nie zostaną wypełnione, nie stanowią problemu z punktu widzenia technicznej weryfikacji e-faktury i nie są bezpośrednio związane z walidacją pliku. W związku z tym plik xml wprowadzony do KSeF i jednocześnie niezawierających jakichkolwiek danych w polach zaliczanych do tej kategorii zostanie zaakceptowany przez system.

Sytuacja może jednak wyglądać inaczej, jeśli chodzi o analizę merytoryczną e-faktury. Należy bowiem pamiętać, że z technicznego punktu widzenia pola opcjonalne mogą być wymagane w przypadku zdecydowanej większości faktur. Dobrym przykładem jest tu pole P_8B określające ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres świadczonych usług. Co do zasady, powinno być ono wypełnione zawsze, z wyjątkiem faktur uproszczonych do 450 zł – potrzeba zabezpieczenia tego wyjątku spowodowała, że pole posiada status opcjonalnego.

Pola fakultatywne

Innym rodzajem pól są te opisane jako fakultatywne. Ich wypełnienie nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest niezbędne z punktu widzenia ustawy o VAT. Zgodnie ze stanowiskiem MF, pola te mają odzwierciedlać dotychczas stosowane na rynku praktyki handlowe, a także pozwalać na zamieszczanie adnotacji o informacjach często uwzględnianych w obecnym procesie fakturowania. Warto również zaznaczyć, że pola, które muszą zostać uzupełnione w świetle przepisów innych niż ustawa o VAT również zostały zakwalifikowane jako fakultatywne. Przykładem może być tu pole „Kwota Akcyzy” określające kwotę tego podatku, którą należy wykazać w przypadkach wymienionych w odrębnych przepisach.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że wspomniana struktura zawiera pola, które zasadniczo mają charakter fakultatywny (ustawa o VAT nie przewiduje obowiązku podawania tych danych), ale stają się obligatoryjne z momentem wypełnienia określonych węzłów/ sekwencji.

W konsekwencji, w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury. Pozostawienie ich pustych nie jest natomiast problemem, jeżeli podatnik nie wprowadzi żadnych danych do „nadrzędnego” pola w ramach węzła.

Schemat e-faktury udostępniony przez Ministerstwo Finansów zawiera ponad 300 pól, a każda e-faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(1). W niektórych sytuacjach nawet najmniejszy błąd, np. brak wypełnienia wszystkich obowiązkowych pól w strukturze, spowoduje nieprzyjęcie e-faktury co może skutkować odrzuceniem całej paczki faktur. Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, analizę schemy i przygotowania biznesowe należy rozpocząć już dziś, aby być gotowym na wprowadzenie opcjonalnej KSeF.

[1] https://crido.pl/blog-taxes/mf-odpowiada-na-najwazniejsze-pytania-o-ksef-cykl-ksef-z-crido/

[2] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.)