Jak już wielokrotnie informowaliśmy na blogu, dochowanie należytej staranności kupieckiej („NSK”) przy doborze kontrahentów to bardzo istotny element codzienności biznesowej i gospodarczej:

W odpowiedzi na zgłaszane przez rynek postulaty, w kwietniu 2018 r. Ministerstwo Finansów opublikowało „Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” („Metodyka”). Dokument ten formalnie skierowany został do organów podatkowych i miał charakter wytycznych co do tego, jakie okoliczności powinny one weryfikować przy ocenie, czy podatnik dochował należytej staranności przy zakupach objętych VAT. Pośrednio Metodyka stała się więc cennym drogowskazem także dla podatników.

Dość niespodziewanie, bez większych fanfar i rozgłosu, Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno zaktualizowaną wersję Metodyki. W tym wpisie przedstawimy najistotniejsze różnice w stosunku do poprzedniej wersji dokumentu. Wprowadzone zmiany nie mają wprawdzie charakteru rewolucyjnego (część z nich to tylko aktualizacja wynikająca ze zmian stanu prawnego od 2018 r.), niemniej warto zauważyć nowe przesłanki i przytoczenie nowych okoliczności, które powinny „zaalarmować” nabywcę towarów w obrocie krajowym, chcącego podjąć współpracę z danym kontrahentem.

Analiza otrzymanych dokumentów urzędowych

W aktualizacji Metodyki MF zwraca uwagę, że wiarygodność dokumentów urzędowych, za pomocą których kontrahent uwierzytelnia transakcję, powinna być bezdyskusyjna. Zdaniem MF, okoliczności takie jak kolokwialny język, błędy w oznaczeniu organu lub inne rażące pomyłki obecne na przedłożonym przez kontrahenta dokumencie urzędowym, powinny skłonić nabywcę do pogłębionej analizy, czy przedstawione dokumenty nie są czasem fikcyjne / sfabrykowane.

MF podkreśla również konieczność sprawdzenia, czy nie występują błędy w przesłanych przez kontrahenta atestach lub certyfikatach jakości dostarczanego towaru, w szczególności czy przedstawiony dokument dotyczy towaru będącego przedmiotem planowanej transakcji (a nie jakiegoś innego). W razie ewentualnych wątpliwości MF rekomenduje kontakt z właściwym organem, który wystawił dany certyfikat / atest.

Brak kontaktu z kontrahentem

Uwagę podatników powinien również zwrócić brak / utrudniony kontakt z kontrahentem (choć przy ocenie tej okoliczności MF nakazuje organom podatkowym uwzględniać ewentualne trudności wynikające z obostrzeń związanych z pandemią COVID). Jako nowy przykład MF wskazał ustanowienie przez kontrahenta pełnomocnika do załatwiania wszelkich spraw związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, przy czym kontakt z samym kontrahentem jest niemożliwy albo w razie nawiązania kontaktu okazuje się, że znikomo orientuje się (lub wcale) w sprawach swojego własnego biznesu. W świetle przesłanek NSK taka sytuacja powinna wzbudzić poważne wątpliwości przy nawiązywaniu współpracy z kontrahentem.

Okoliczności okołotransakcyjne

MF w aktualizacji Metodyki podkreślił ponadto istotność sprawdzenia:

  • czy personel kontrahenta posiada odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania usług specjalistycznych w branży, w której takie uprawnienia są wymagane – tu jako przykład MF podaje branżę budowlaną, co samo w sobie jest o tyle ciekawe, że Metodyka (zgodnie ze swoją nazwą) dotyczy dochowania NSK przy transakcjach towarowych;
  • czy przekazanie nabywanego towaru nie odbywa się w nietypowym miejscu, np. na parkingu przy ruchliwej trasie – choć MF nie precyzuje bliżej jakie miejsca są jego zdaniem „nietypowe”, to warto z pewnością odnosić każdy przypadek do standardów stosowanych w obrocie danym towarem;
  • czy umowa zawierana z kontrahentem określa jej przedmiot i czy jest on zgodny z faktycznie dostarczanym towarem, ewentualnie czy istnieją dokumenty uzasadniające zmiany w tym zakresie.

Biała lista podatników VAT

Nowe wytyczne podkreślają też znaczenie wypełnienia obowiązków nabywcy w zakresie płatności na rachunki bankowe, które są ujęte na tzw. białej liście podatników VAT. Przypomnijmy - od dnia 1 stycznia 2020 r. podatnicy w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji w podatkach dochodowych oraz solidarnej odpowiedzialności w VAT za zobowiązania dostawcy, powinni dokonywać płatności powyżej 15.000 zł za potwierdzone fakturą zakupy od czynnego podatnika VAT na jego rachunek bankowy ujęty na tzw. białej liście. W przypadku, gdy rachunek, na który dokonano zapłaty nie figuruje na białej liście, podatnik powinien powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego celem uniknięcia negatywnych konsekwencji.

W aktualizacji Metodyki wskazano wprost, że dokonanie zapłaty na niezgłoszony rachunek bankowy i brak stosownego zawiadomienia organu podatkowego o takiej okoliczności może świadczyć o braku dochowania NSK.

Obligatoryjny split payment

W Metodyce MF wskazał, że brak dokonania zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności w przypadku, gdy zgodnie z przepisami ustawy o VAT istnieje taki obowiązek, również stanowi istotną okoliczność przy ocenie dochowania NSK, gdyż podatnicy powinni na bieżąco identyfikować dokonywane transakcje objęte obligatoryjnym mechanizmem split payment. MF zauważył też, że wątpliwości podatników co do rzetelności kontrahenta powinno wzbudzić przedstawienie przez niego żądania zapłaty poza mechanizmem podzielonej płatności (gdy jest on obowiązkowy) jako warunek dokonania transakcji.

Na marginesie powyższego, zwracamy uwagę, iż Polska została upoważniona do stosowania mechanizmu split payment tylko do końca lutego 2022 r. Rząd złożył już wniosek o zgodę na dalsze korzystanie z tego rozwiązania, ale oczekuje jeszcze decyzji organów unijnych. W kontekście dochowywania NSK, niezbędne będzie przeanalizowanie zakresu zgody organów UE w świetle tego, jakie towary i usługi Polska będzie mogła dalej obejmować obligatoryjnym mechanizmem podzielonej płatności. W razie ewentualnych zmian dotychczasowego katalogu niezbędne będzie odpowiednie dostosowanie ustawień programów księgowych oraz procesów w organizacji.

Konieczność bieżącego reagowania

Metodyka już wcześniej rekomendowała dwutorowe podejście do weryfikacji rzetelności kontrahentów – przy rozpoczynaniu współpracy i okresowo w toku jej trwania. W aktualizacji Metodyki MF wyraźnie podkreślił, że konieczna jest niezwłoczna ponowna weryfikacja kontrahenta w razie powzięcia z dowolnego źródła informacji o wątpliwościach co do spełniania przez kontrahenta kryteriów formalnych.

***

Jak można zauważyć, zaktualizowana Metodyka NSK stała się nieco obszerniejsza niż jej poprzednia wersja. O ile nowe elementy trudno określić rewolucyjnymi, z pewnością warto się im dokładniej przyjrzeć i odpowiednio ująć we własnych procesach weryfikacji kontrahentów. Na pewno sam pomysł aktualizacji Metodyki należy uznać za godny pochwały – pokazuje to, że MF dba o to, by był on dostosowywany do ciągle zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej. Poza tym im więcej praktycznych wskazówek MF dostarczy podatnikom, tym lepiej będą oni w stanie zarządzić ryzykiem uwikłania w transakcję z oszustami w VAT.

Zaktualizowany dokument Metodyki NSK znajdą Państwo pod adresem >> Należyta staranność