Pracodawco, czy Twój pracownik pracuje zdalnie?
Oddelegowanie, a praca zdalna – skutki w zakresie PIT
Wielkimi krokami zbliża się koniec roku 2020, w którym to wielu pracowników zdecydowało się na pracę zdalną z terytorium innych krajów. Do tej pory, pracodawcy mierzyli się z koniecznością prawidłowego rozpoznania implikacji podatkowych i ubezpieczeń społecznych związanych z zagraniczną podróżą służbową bądź oddelegowaniem. Teraz – gdy na w czasie epidemii wprowadzono możliwość pracy zdalnej – wielu pracodawców może mieć wątpliwości w zakresie identyfikacji dodatkowych obowiązków, w szczególności w kontekście zbliżającego się terminu na złożenie informacji podatkowej PIT-11 za rok 2020.
Z uwagi na to, że zagadnienie to może okazać skomplikowane, przygotowaliśmy dla Państwa studium przypadku prezentujące kluczowe różnice pomiędzy pracą zdalną oraz oddelegowaniem.
Opis przypadku:
Pracownik firmy, mającej siedzibę w Polsce, od marca 2020 r. wykonywał swoją pracę zdalnie. W maju 2020 r. poinformował pracodawcę, że czasowo przenosi się do rodziny w Hiszpanii skąd nadal będzie pracował. Pracodawca zgodził się na taką formę wykonywania pracy. W trakcie tego okresu pracownik kilkukrotnie zjawiał się w biurze w Polsce w celu podpisania dokumentów. Nadchodzące Święta i Nowy Rok pracownik planuje spędzić w Polsce, dlatego powrócił do kraju w połowie grudnia.
Krok 1 – Rezydencja podatkowa, czyli jaki ustalić zakres obowiązków podatkowych?
W pierwszej kolejności konieczne jest ustalenie, gdzie pracownik ma rezydencję podatkową, czyli miejsce zamieszkania dla celów podatkowych. Ustalenie kraju rezydencji powinno zostać dokonane na podstawie prawa polskiego oraz umów międzynarodowych.
Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
- posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
- przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Warto podkreślić, że żeby zostać rezydentem podatkowym wystarczy spełniać tylko jednej z wyżej wymienionych warunków. W przypadku, gdy dana osoba jest rezydentem podatkowym w Polsce – jest ona zobowiązana do opodatkowania w Polsce swoich ogólnoświatowych dochodów, bez względu na miejsce ich uzyskiwania. Jeśli jednak, dana osoba nie posiada miejsca zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce (tj. jest polskim nierezydentem podatkowym), jest ona zobowiązana do opodatkowania w Polsce jedynie dochodów ze źródeł polskich.
W naszym przykładzie pobyt pracownika w Polsce przekroczy 183 dni oraz zachował on centrum interesów życiowych w Polsce, zatem pozostanie polskim rezydentem podatkowym zarówno w świetle polskich przepisów, jak i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Krok 2 – Gdzie pracownik powinien płacić podatki?
W przypadku, w którym pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, ustalenie właściwych zasad jego opodatkowania następuje na podstawie konkretnej umowy międzynarodowej o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Zgodnie z zasadą ogólną polski rezydent podatkowy powinien opodatkować swoje przychody ze stosunku pracy w kraju, w którym praca jest wykonywana, czyli w Hiszpanii. Niemniej jednak, w świetle polsko–hiszpańskiej umowy całość przychodów może zostać opodatkowana jedynie w Polsce, jeśli spełnione są poniższe warunki:
- pracownik przebywa w Hiszpanii mniej niż 183 dni w roku kalendarzowym;
- wynagrodzenie jest wypłacane lub ponoszone w imieniu pracodawcy, który nie ma siedziby w Hiszpanii;
- wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Hiszpanii.
W omawianym przypadku wszystkie warunki są spełnione, zatem pracownik będzie opodatkowany w Polsce. Dlatego z perspektywy pracodawcy nic się nie zmieni tj. zarówno zaliczki na podatek, jak i sposób raportowania dochodów, będą realizowane w dotychczasowy sposób.
Problem pojawiłby się, jeśli jego pobyt w Hiszpanii wyniósłby dłużej niż 183 dni w 2020 r. Wtedy wynagrodzenie powinno być opodatkowane w Hiszpanii, zgodnie z lokalnymi przepisami. W takiej sytuacji również pracodawca powinien uwzględnić ten fakt sporządzając PIT-11.
Praca zdalna, a oddelegowanie – czy istnieją różnice w zakresie opodatkowania?
A co w przypadku, gdyby nasz pracownik został oddelegowany do Hiszpanii do spółki siostry pracodawcy? Z perspektywy przepisów polskiego i międzynarodowego prawa podatkowego oddelegowanie nie wpływa na rezydencję. Zatem pracownik nadal pozostanie polskim rezydentem podatkowym. Niemniej jednak, praktyczny sposób realizacji zadań będzie miał wpływ na rozpoznanie u pracownika obowiązków podatkowych.
W przypadku, gdy pracownik pozostaje w stosunku oddelegowania, to koszt jego wynagrodzenia zazwyczaj jest ponoszony przez spółkę zagraniczną, a on sam wykonuje pracę w tej spółce. Taka sytuacja niekiedy jest traktowana jako złamanie jednego z warunków umowy skutkująca opodatkowaniem w drugim kraju. Zatem w naszym przykładzie Hiszpania może chcieć opodatkować pracownika. Wtedy będzie on zobowiązany do rozliczenia swoich podatków w obu krajach. Z kolei pracodawca polski powinien odpowiednio uwzględnić ten fakt w PIT-11 sporządzanym za 2020 rok.
Posłuchaj