Wysyłając prezenty do kontrahentów i klientów firmy należy zadbać o ich właściwe rozliczenie podatkowe. Nie każdy bowiem wydatek poniesiony na ich zakup może być zaliczony do kosztów podatkowych.

Okres świąteczno-noworoczny to tradycyjnie czas przygotowywania upominków nie tylko w gronie rodziny, czy dla pracowników w firmach, ale także obdarowywania najważniejszych kontrahentów i klientów firm.

Podstawowy kłopot z rozliczeniem takich wydatków sprowadza się do właściwego ustalenia, czy mamy do czynienia z wydatkami reklamowymi, czy reprezentacyjnymi. Bez wątpienia, tam gdzie w koszach czy paczkach z prezentami dla kontrahentów i klientów znajdą się produkty pochodzące z naszej własnej oferty, a także opatrzone naszym logiem można przyjąć, że wydatek ma charakter reklamowy. Dobrym przykładem są np. kalendarze, organizatory, czy długopisy opatrzone logiem firmy. Taki prezent nie tylko pozwoli bez problemu zaliczyć poniesione wydatki do kosztów, ale także odliczyć VAT.

Kłopot w tym, że takie upominki czysto reklamowe są w praktyce dość rzadkie. Na rynku królują raczej prezenty mieszane, paczki i kosze z różnymi produktami, często wzbogacane butelką dobrego wina, do których firmowy kalendarz stanowi jedynie niedrogi dodatek. Przyjmuje się, że tego typu wydatki nie stanowią reklamy, ale związane są z reprezentacją. Ma to taką konsekwencję, że wydatków tych nie można zaliczyć do kosztów podatkowych, a także odliczyć zawartego w cenie ich zakupu VAT. To samo dotyczy także prezentów adresowanych tylko do wyjątkowych, wybranych kontrahentów (klientów), czy też wyjątkowo drogich, jak np. markowe wieczne pióro. Takie wydatki również zaliczane są do reprezentacji.

Koniecznie trzeba również pamiętać, że niezależnie od tego czy świąteczno-noworoczne prezenty trafiają do klientów, czy też do kontrahentów, jeśli w zestawie znajduje się alkohol, wydatków na jego zakup nie będziemy mogli zaliczyć do kosztów podatkowych. Nie odliczymy także związanego z tym zakupem VAT. Przepisy są w tym przypadku jednoznaczne.

Kosztem podatkowym są natomiast wydatki poniesione na zakup (zamówienie) firmowych kart świątecznych. Przyjmuje się powszechnie, że stanowią one zwyczajny w firmach koszt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie są zatem wydatkiem służącym reprezentacji.

Źródło:

art. 15 i 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.).

art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).