Ostatnio coraz częściej mówi się o prawidłowej realizacji tzw. funkcji podatkowej – czyli upraszczając, prawidłowym obliczaniu i płaceniu podatków – oraz mechanizmach pozwalających zrealizować ten cel.

Z pełną odpowiedzialnością można już również powiedzieć, że zagadnienia z szeroko rozumianego obszaru tax governance to światowy trend, który z jednej strony motywowany jest chęcią większej transparentności i uporządkowania przedsiębiorstw (również w obszarze ESG), a z drugiej, wzmożonymi działaniami organów podatkowych na różnych polach (nie tylko w zakresie kontroli, ale również w obszarze zachęt do większej współpracy).

W tym kontekście coraz częściej pojawiają się takie określenia jak: RWNP, TCF czy też TCMS. Warto więc zastanowić się, co kryje się za tymi skrótami. Możliwe, że dla niektórych przedsiębiorców zaskoczeniem będzie, że w mniejszym lub większym zakresie posiadają oni już w swoich organizacjach elementy RWNP.

Pojęcia takie jak Ramy Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego (RWNP), Tax Control Framework (TCF), czy Tax Compliance Management System (TMCS) to co do zasady analogiczne określenia systemu zasad, procesów i procedur obowiązujących w organizacji, które łącznie razem mają na celu doprowadzić do prawidłowego zrealizowania funkcji podatkowej. Innymi słowy odnoszą się one do zbioru mechanizmów działających w danej organizacji, który powoduje, że na koniec dnia podatek jest zapłacony na czas i w prawidłowej wysokości.

Modelowe RWNP obejmują szereg elementów i mechanizmów wspierających nadzór nad prawidłowością wykonywania obowiązków podatkowych w przedsiębiorstwie, w tym:

  • strategię przedsiębiorstwa i strategię podatkową,
  • ładpodatkowy (obejmujący m.in. role i odpowiedzialności),
  • mechanizmy odpowiedzialne za rozliczanie konkretnych podatków (w tym również obejmujące odpowiedni przepływ informacji w ramach organizacji),
  • system identyfikowania i zarządzania ryzykiem podatkowym,
  • mechanizmy kontrolne i monitorujące,
  • zarządzanie kadrami, informacjami oraz infrastrukturą IT.

Jak widać, RWNP nie dotyczą jedynie wypełniania deklaracji podatkowej, ale odnoszą się szerzej do mechanizmów wpływających również pośrednio na realizację funkcji podatkowej.

Przykładowo, jednym z elementów dobrze działających RWNP jest systemowe zadbanie o to, aby pracownicy odpowiedzialni za podatki posiadali aktualną wiedzę niezbędną do realizacji swoich zadań. Taki element może być realizowany poprzez regularny plan wewnętrznych szkoleń oraz analizę potrzeb (np. poprzez ankiety wśród pracowników jak i konsultacje z zewnętrznymi specjalistami). Ten proces powinien mieć swojego właściciela i zapewniony budżet. Nie powinno się to dziać z doskoku, a modelowo powinno być to działanie ustrukturyzowane. Dzięki temu szansa na np. pominięcie zmian prawa, czy też zmian w podejściu organów / sądów do danych zagadnień znacząco się zmniejszy.

Powyższy proces jest jedynie jednym z „kafelków” składających się na RWNP. I wydaje się, że tak też trzeba myśleć o wypełnianiu funkcji podatkowej. Składa się ona z wielu elementów, a im więcej z nich mamy „pokrytych”, tym mniejsze ryzyko, że na danym odcinku procesu popełnimy błąd.

W praktyce również, tak jak nie ma dwóch takich samych firm i podatników, tak nie ma dwóch identycznych pakietów RWNP, a skuteczność wdrożenia systemu zarządzania podatkami w firmie zależy od jego „skrojenia na miarę” (co oznacza, że powinien być dopasowany do specyfiki biznesu i nie generować nadmiernych obowiązków po stronie pracowników) i sukcesywnego wdrażania kolejnych elementów.

Tak jak wskazywaliśmy, każdy z podatników, który rozlicza się z podatków i realizuje obowiązki sprawozdawcze co do zasady posiada system zarządzania podatkami obejmujący choćby podział ról i odpowiedzialności, archiwizację dokumentacji, czy systemy informatyczne wykorzystywane do rozliczeń księgowych i podatkowych.

Tym samym w momencie podjęcia decyzji o wdrożeniu kompleksowych RWNP, takie działanie w większości przypadków stanowi ewolucję dla firmy, a nie rewolucję w jej dotychczasowym podejściu. Wdrożenie RWNP uwzględnia bowiem dotychczas stosowane zasady i praktykę postępowania, która jest uzupełniana o dodatkowe elementy zgodne z najlepszymi standardami.

Wprowadzanie RWNP to nie tylko trend światowy, który właśnie zaczyna być coraz bardziej powszechny w Polsce, lecz realna korzyść dla przedsiębiorstw tu i teraz. Pozwala bowiem skutecznie ograniczyć ryzyka zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe, a w konsekwencji również odpowiedzialność kadry zarządzającej oraz – zazwyczaj w średniej lub długiej perspektywie czasu – ograniczyć koszty związane z obsługą rozliczeń podatkowych i czas jaki jest na to poświęcany.