W obrocie towarowym dość powszechnie spotykamy się z modelami dostaw, w których uczestniczą trzy i więcej podmiotów (transakcje łańcuchowe). Rozliczenie tego typu transakcji na gruncie VAT często stanowi niemałe wyzwanie dla działów podatkowych czy pracowników księgowości z uwagi na (i) złożoność i różnorodność modeli biznesowych stosowanych na rynku, (ii) dość zawiłe przepisy podatkowe a często również (iii) wąskie ramy czasowe na analizę i zaplanowanie procesu rozliczeń. Nieodzownym „elementem” analizy są informacje uzyskiwane z działów operacyjnych (customer service / dział sprzedaży / logistyk itp.). Nasze doświadczenie pokazuje, że działy podatkowo-księgowe często otrzymują informacje o nowym modelu dostaw z opóźnieniem lub nawet po dokonaniu dostawy, co może dodatkowo wydłużyć proces gromadzenia potrzebnych informacji i prowadzić do opóźnionego raportowania transakcji w poprawny podatkowo sposób.

Zobacz film: Eksport towarów – jakie dokumenty są niezbędne dla zastosowania 0% VAT

Film polecamy wszystkim osobom odpowiedzialnym, które zadają sobie pytanie, rozliczając eksport towarów, jakie dokumenty pozwalają na zastosowanie 0% stawki VAT.

Jak się okazuje, konsekwencje nieodpowiedniej klasyfikacji dostawy w ramach UE dla potrzeb VAT może być dotkliwe dla dostawcy, nawet jeśli błąd w raportowaniu zostanie skorygowany. Nasze ostatnie doświadczenia z administracją skarbową pokazują, że niedopełnienie obowiązku rejestracji dla VAT-UE odpowiednio wcześnie może skutkować utratą prawa do preferencyjnej stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Co historycznie nie występowało, podczas rozmów z administracją podatkową pojawia się coraz wyraźniej restrykcyjne stanowisko Ministerstwa Finansów, zgodnie z którym podatnik może wnioskować o rejestrację retrospektywną dla potrzeb VAT celem zaraportowania zaległych transakcji / pierwotnie nieprawidłowo sklasyfikowanych, natomiast nie ma możliwości uzyskania rejestracji wstecznej dla VAT-UE (takie podejście wypracowano wewnętrznie m.in. na podstawie zmian wprowadzonych przez pakiet Quick Fixes w 2020). Niekorzystną i dość zaskakującą linię w tym zakresie potwierdzają wydawane interpretacje indywidualne.

Na ten moment widać, że złożenie informacji podsumowujących po terminie nie pozwala na zastosowanie stawki 0% „z automatu” – w takiej sytuacji administracja skarbowa uruchamia procedurę wnikliwej weryfikacji okoliczności powstania nieprawidłowości i ustalenia tożsamości osób, których decyzje lub działania miały wpływ na nieprawidłowe rozpoznanie i zaraportowanie WDT (kto popełnił błąd lub nie dopełnił obowiązków / czy istniały w tym zakresie wewnętrzne procedury w firmie / czy konsultowano kwestię z doradcą podatkowym).

W gestii administracji skarbowej pozostaje ocena czy uchybienie podatnika zostanie uznane za należycie wyjaśnione. Tym samym, pomimo podjęcia działań mających na celu skorygowanie nieprawidłowości, podatnik nie ma gwarancji, że organ podatkowy uzna prawo do stawki 0% VAT dla dokonanych transakcji.     

Kwestią otwartą pozostaje dyskusja, czy również przy zbyt późnym wykazaniu WDT, w sytuacji braku podstaw do obaw o wyłudzenie VAT w modelu dostaw, fiskus może zachować się podobnie – i kwestionować stawkę 0% (ewidentnie zaburzając w takiej sytuacji neutralność rozliczeń VAT i traktując zasadę proporcjonalności dość elastycznie).

Ministerstwo Finansów i organy podatkowe przyznają, że zagadnienie spóźnionego raportowania WDT nie jest oczywiste i wymaga kompleksowej analizy. Przepisy VAT wskazują, że podatnik może zastosować stawkę 0% VAT dla WDT, o ile zostaną spełnione warunki:

  1. dostawca posiada dowody potwierdzające wywóz towarów z Polski do innego państwa członkowskiego UE oraz ważny numer VAT-UE nabywcy​​,
  2. dostawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT-UE,
  3. dostawca wykaże prawidłowe dane z tytułu tej transakcji we właściwej informacji podsumowującej (VAT-UE).

Kwestią sporną pozostaje zagadnienie czy brak rejestracji VAT-UE w momencie transakcji czy też nawet niezaraportowanie WDT w ustawowym terminie uniemożliwia zastosowanie stawki 0% VAT, nawet w sytuacji gdy podatnik naprawi swój błąd i dokona stosownego zgłoszenia rejestracyjnego bądź korekty rozliczeń.

Konsekwencje dla dostawcy

Jeżeli organy podatkowe odmówią prawa do 0% VAT przy WDT, dostawca może napotkać szereg poważnych konsekwencji:

  • obciążenie VAT dla dokonanych dostaw – dostawca będzie musiał zapłacić VAT według właściwej stawki krajowej (zazwyczaj 23%) zamiast 0%. Może to znacząco zwiększyć zobowiązania podatkowe za dany okres rozliczeniowy;
  • dodatkowe odsetki i sankcje finansowe – w przypadku zaległości podatkowych, podatnik zostanie obciążony odsetkami za zwłokę oraz – potencjalnie – sankcją VAT, co dodatkowo zwiększy koszty związane z niewłaściwym rozliczeniem VAT​;
  • problemy z płynnością finansową – niezaplanowane zobowiązania podatkowe mogą zaburzyć płynność finansową​;
  • ryzyko kontroli podatkowej – zbyt późne wykazane WDT to też potencjalnie większe zainteresowanie organów podatkowych działalnością podatnika, co może prowadzić do rozpoczęcia bardziej szczegółowej kontroli rozliczeń​;
  • konsekwencje reputacyjne – problemy z prawidłowym rozliczaniem VAT mogą wpłynąć negatywnie na reputację przedsiębiorcy zarówno wśród klientów, jak i partnerów biznesowych.

Konsekwencje dla pracowników zaangażowanych w proces i przedstawicieli dostawcy

Nie tylko Spółka może ponosić odpowiedzialność za błędy w raportowaniu VAT. Kodeks karny skarbowy przewiduje szereg indywidualnych kar za naruszenie obowiązków podatkowych – i to w dość szeroki sposób.

Nie tylko pracowników działów księgowo-podatkowych i zarządu dotyczą takie sytuacje jak:

  • brak nadzoru;
  • wystawienie faktury w sposób wadliwy;
  • narażenie organu na nienależny zwrot VAT naliczonego.

Dla spokoju nie tylko o stan firmy, ale i własne bezpieczeństwo, warto zadbać o poprawność i koordynację działań w obszarze transakcji towarowych transgranicznych – a to wymaga współpracy pomiędzy przedstawicielami różnych komórek w firmie i zrozumienia, że w zarządzaniu firmą również obszar podatkowy ma swoją rolę.

Jakie działania mogą zabezpieczyć przed nieprawidłowościami?

Aby uchronić się przed nieprawidłową klasyfikacją transakcji, a w konsekwencji ryzykiem reklasyfikacji i ewentualnym sporem z organem podatkowym, warto wdrożyć dobre praktyki, które pomogą zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi i minimalizować ryzyko podatkowe, w tym:

  1. Jasne zasady i procedury podatkowe: wprowadzenie wewnętrznych procedur i zasad dotyczących obsługi transakcji łańcuchowych. Zapewnienie szkoleń dla pracowników księgowości i działów operacyjnych celem zwiększenia świadomości wymogów dokumentacyjnych i proceduralnych związanych z transakcjami łańcuchowymi oraz zrozumienia zakresu odpowiedzialnych poszczególnych osób w procesie (i sankcji indywidualnych – jakimi mogą być objęte.
  2. Konsultacje z doradcami podatkowymi: konsultowanie z działem podatkowym lub zewnętrznym doradcą wątpliwości dotyczących konkretnych modeli transakcji, weryfikowanie prawidłowości stosowanych procedur i klasyfikacji transakcji.
  3. Wykorzystanie nowych technologii: korzystanie z innych narzędzi IT, które umożliwiają automatyzację procesów i lepszą kontrolę nad przepływem towarów oraz dokumentacją transakcji.
  4. Analiza ryzyka, audyty wewnętrzne, przeglądy: analiza ryzyk dla danego podmiotu w obszarze transakcji transgranicznych i regularne / okresowe przeprowadzanie audytów lub przeglądów (szczególnie w dla transakcji łańcuchowych bądź sprzedaży zagranicznej w której to klient odpowiada za wywóz towaru) mają szansę zaowocować rozpoznaniem obszarów nieefektywności bądź do uszczelnienia i zawczasu wykryć problem, który w przyszłości prowadzić może do wielomilionowych ryzyk (co przy błędzie w powtarzającym się modelu dostaw nie jest kwotą zaskakującą).

Więcej o temacie zabezpieczenia łańcuchów dostaw piszemy na naszym blogu, a w szczególności polecamy:

- https://crido.pl/blog-taxes/porozmawiajmy-o-lancuchach-dostaw/

- https://crido.pl/blog-taxes/gdy-kontrahent-wywozi-towar-poza-polske-czy-stawka-0-vat-u-dostawcy-moze-byc-zagrozona/

- https://crido.pl/blog-taxes/chwilowe-wstrzymanie-wysylki-magazynowanie-w-polsce-a-0-vat/

- https://crido.pl/blog-taxes/lancuchy-dostaw-szanse-i-zagrozenia/