Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków, w tym dotyczących podatków. Nienależyte lub nierzetelne wypełnianie obowiązków podatkowych może narazić osoby odpowiedzialne za sprawy finansowe przedsiębiorstwa na odpowiedzialność karnoskarbową.

Przedsiębiorstwa muszą wprowadzić systemy kontroli wewnętrznej, które mają na celu zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości podatkowych. W tym kontekście istotną rolę odgrywają procedury podatkowe, które stanowią zbiór zasad i instrukcji regulujących sposób realizacji obowiązków podatkowych przez przedsiębiorstwo. Dokumenty te jasno określają normy postępowania w kwestiach podatkowych, zapewniając tym samym spójność i przejrzystość działań.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Uprawnienia kontrolujących w kontrolach dotyczących podatków

Znajomość uprawnień kontrolujących w kontrolach podatkowych i celno-skarbowych to kluczowa kwestia dla zabezpieczenia interesów podatnika w takich sytuacjach. Zapraszamy na film, w którym omawiamy te uprawnienia. Film stanowi część cyklu o praktycznych aspektach kontroli podatkowych i celno-skarbowych.

Wprowadzenie procedur podatkowych niesie ze sobą szereg korzyści. Właściwie ustrukturyzowana funkcja podatkowa znacząco przyczynia się do zmniejszenia prawdopodobieństwa zmaterializowania się odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za sprawy finansowe przedsiębiorstwa. Procedury podatkowe ograniczają również potencjalne ryzyko wystąpienia sporów z organami skarbowymi.

Procedury podatkowe – fundament ładu podatkowego

Procedury podatkowe to zbiór przepisów regulujących obowiązki podatkowe podmiotów gospodarczych, w tym zasady dotyczące składania deklaracji, płatności podatków oraz postępowania w przypadku sporów podatkowych. Procedury te powinny obejmować m.in. regularne audyty podatkowe, szkolenia dla pracowników oraz systemy kontroli wewnętrznej.

Szczególnie ważne są procedury, które dotyczą poszczególnych podatków i tym samym szczegółowo regulują obowiązki w ich zakresie (np. procedura WHT, procedura należytej staranności kupieckiej, procedura CIT, itd.). W procedurze można zaadresować niemalże każde zagadnienie związane z kwestią rozliczeń podatkowych.

Ustawowy obowiązek posiadania procedury podatkowej został przewidziany tylko w nielicznych przypadkach (np. procedura raportowania schematów podatkowych przez promotora). Obowiązkiem posiadania procedur podatkowych zostali obarczeni również uczestnicy Programu Współdziałania. Na uczestników Programu Współdziałania, którzy zawarli umowę, zostały nałożone obowiązki posiadania skutecznego i adekwatnego zbioru zidentyfikowanych i opisanych procesów oraz procedur dotyczących wykonywania i zarządzania obowiązkami podatkowymi (tzw. Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego).

Mimo, że w pozostałych przypadkach posiadanie procedur nie jest obowiązkowe, to ich wdrożenie jest szczególnie istotne z perspektywy wykazania dochowania należytej staranności. Procedury pomagają także usprawnić i zabezpieczyć rozliczenia podatkowe.

Praktyczne stosowanie rzetelnie opracowanych procedur podatkowych pozwala przede wszystkim na:

  • zagwarantowanie zgodności działania przedsiębiorstwa z przepisami prawa podatkowego,
  • ustrukturyzowanie procesów i sformalizowanie praktyk funkcjonujących w danym przedsiębiorstwie,
  • wyraźne określenie zakresów kompetencji i odpowiedzialności za poszczególne obszary,
  • zminimalizowanie ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych (chociażby poprzez dokładne uregulowanie zasad weryfikacji rozliczeń),
  • ułatwienie kontaktów z organami podatkowymi.

Posiadanie i przestrzeganie procedur podatkowych pozwala również istotnie zmniejszyć ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej.

Przykładowa lista procedur dotyczących funkcji podatkowej została opublikowana przez Ministerstwo Finansów w ramach trwających konsultacji podatkowych. Z pełną listą rekomendowanych procedur można zapoznać pod treścią następującego wpisu.

Czym jest odpowiedzialność karnoskarbowa?

Odpowiedzialność za przestępstwa i wykroczenia skarbowe została uregulowana w Kodeksie karnym skarbowym. Co do zasady odpowiedzialność ponosi ten, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony pod groźbą kary przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia.

Odpowiedzialność karną skarbową ponoszą wyłącznie osoby fizyczne. W przypadku spółek, za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada tak jak sprawca osoba, która na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, a w szczególności finansowymi tego podmiotu.

W praktyce odpowiedzialność karnoskarbowa dotyczy w znakomitej większości osób zajmujących kluczowe stanowiska decyzyjne w przedsiębiorstwie. Odpowiedzialność ta w szczególności ponoszona jest przez członków zarządu, dyrektorów finansowych czy księgowych. Rola osób pełniących te funkcje w realizacji obowiązków podatkowych i finansowych sprawia, że to właśnie one są szczególnie narażone na konsekwencje wynikające z nieprawidłowości podatkowych.

To, kto ponosi odpowiedzialność za dany czyn, najczęściej wynika ze struktury organizacyjnej spółki, działań faktycznie wykonywanych przez te osoby lub odpowiednich umów z tymi osobami.

Warto mieć na uwadze, że odpowiedzialność ponosi tylko ten, komu można przypisać winę. W związku z tym istotne jest wykazanie, że dana osoba dołożyła należytej staranności w celu dokonania prawidłowych rozliczeń podatkowych.

Procedury podatkowe a odpowiedzialność karnoskarbowa

Uporządkowanie funkcji podatkowej w przedsiębiorstwie, w tym wdrożenie rzetelnych procedur podatkowych, jest kluczowe dla zapewnienia zgodności działania z przepisami prawa podatkowego i minimalizacji ryzyka odpowiedzialności karnoskarbowej.

Wdrożenie odpowiednich procedur podatkowych pozwala na:

  • jasne określenie zakresu obowiązków,
  • wprowadzenie mechanizmów kontroli nad prawidłowością rozliczeń podatkowych,
  • ułatwienie identyfikacji i eliminowania potencjalnych naruszeń prawa podatkowego.

Dlatego warto już dziś zastanowić się nad tym jakie procedury zostały już wdrożone w przedsiębiorstwie, czy faktycznie funkcjonują i zidentyfikować ewentualne braki / obszary do zaadresowania.

Jak możemy pomóc?

Zespół ekspertów CRIDO składający się z doradców podatkowych i audytorów wewnętrznych wspiera Klientów m.in. w weryfikacji procedur podatkowych. Nasze wsparcie może obejmować m.in. przeprowadzenie audytu posiadanych przez podatnika procedur i procesów podatkowych oraz weryfikację realizacji funkcji podatkowej. W ramach naszych prac możemy zarówno wskazać obszary wymagające poprawy i najlepsze standardy w danym zakresie jaki i zaproponować konkretne modyfikacje w procesach podatkowych czy aktualizację/wdrożenie nowych procedur.