Podczas dzisiejszego briefingu prasowego, Minister Finansów Andrzej Domański oraz Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda, ogłosili że 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Dzięki temu ogłoszeniu przedsiębiorcy otrzymują jasność co do terminów, co umożliwia im lepsze zaplanowanie zmiany w swoich firmach. 

Decyzja o przeprojektowaniu KSeF była odpowiedzią na wykryte w audycie braki (raport z niego to około 350 stron), które w ocenie ministra Domańskiego groziły paraliżem gospodarczym. W jego ocenie decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się kluczowa dla uniknięcia poważnych zakłóceń w funkcjonowaniu polskiej gospodarki. Dzięki temu możliwe było wczesne wykrycie problemów i podjęcie działań naprawczych.  

Analiza techniczna wykazała, że brak odpowiedniego nadzoru nad projektem oraz niewłaściwie zaprojektowana architektura systemu przekładały się na jego niską wydajność i awaryjność. Dzięki audytowi, kierownictwo ministerstwa ma teraz jasny obraz sytuacji i może skupić się na zapewnieniu, że system będzie gotowy i stabilny na moment jego oficjalnego uruchomienia 

Podanie dokładnej daty wdrożenia KSeF to kluczowy moment dla wszystkich działających na polskim rynku. Pozwala to na skrupulatne przygotowanie zmian w systemach informatycznych, które są niezbędne do obsługi nowego systemu fakturowania.  

Przedsiębiorcy powinni teraz skoncentrować się na dostosowaniu swoich procesów i systemów IT, aby były kompatybilne z KSeF, a także na odpowiednim przeszkoleniu swoich zespołów. Dzięki jasnej dacie wprowadzenia systemu można efektywnie zarządzać zmianami w organizacji, minimalizując ryzyko błędów i niezgodności z nowymi regulacjami. 

Wdrażanie KSeF według metodyki CRIDO 

Dzięki ogłoszeniu przez Ministerstwo Finansów ostatecznej daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy mogą teraz dokładnie zaplanować przyszłe działania i rozłożyć je w czasie. Poniżej przedstawiamy metodykę kompleksowego wdrożenia KSeF, która w naszej ocenie pomoże usprawnić ten proces i upewnić się, że przebiegnie on gładko i bez komplikacji. 

Etap wstępny: Audyt gotowości 

Rozpoczynając od audytu gotowości, firma powinna przeprowadzić „kick off” projektu, zidentyfikować kluczowe zagadnienia KSeF wpływające na firmę i przeanalizować procesy oraz fakty, które są kluczowe dla wdrożenia systemu. 

Etap 1: Analiza biznesowo-podatkowa 

Następnie, konieczne jest mapowanie wszystkich procesów biznesowych i podatkowych, aby zrozumieć, jak KSeF wpłynie na codzienne działania firmy. Ta faza obejmuje analizę zgodności wymagań schemy faktur z procesami firmy oraz identyfikację obszarów, które mogą korzystać z automatyzacji. 

Etap 2: Analiza techniczna 

Analiza techniczna obejmuje określenie wymagań dla systemu, ocenę możliwości obecnych systemów, opracowanie projektu architektonicznego, ustalenie założeń do SLA (Service-Level Agreement) i zarządzanie master data. Jest to niezbędne do przygotowania solidnej infrastruktury IT dla KSeF. 

Etap 3: Implementacja i utrzymanie rozwiązania IT 

Etap implementacji to moment, w którym przeprowadza się testy, utrzymuje działanie systemu, monitoruje jego aktualność i zapewnia wsparcie. Ważne jest, aby na tym etapie zadbać o każdy szczegół techniczny. 

Etap 4: Wdrożenie zmian w organizacji 

Ostatnim etapem jest wdrożenie zmian w organizacji – przeszkolenie pracowników, aktualizacja procedur, regulaminów i umów z uwzględnieniem KSeF oraz dbanie o to, by rozwiązania techniczne były zawsze aktualne. 

Podsumowanie

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa zobowiązały się do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków, aby zapewnić, że system KSeF zostanie wprowadzony bez ryzyka dalszych komplikacji. Będą kontynuowane prace nad doskonaleniem systemu oraz przeprowadzane regularne audyty, aby zapobiegać podobnym problemom w przyszłości. 

Dzięki ogłoszeniu ostatecznych dat wprowadzenia KSeF, przedsiębiorcy mają teraz jasność co do czasu, który pozostał na przygotowania. Jest to istotne, by mogli oni efektywnie zarządzać zmianami w swoich organizacjach, minimalizując ryzyko błędów i niezgodności z nowymi regulacjami. Warto śledzić dalsze komunikaty i materiały szkoleniowe, które będą publikowane w związku z wdrażaniem systemu, aby na bieżąco dostosowywać swoje działania do wymagań KSeF. Będziemy Państwa informować o wszystkich co istotne jeżeli chodzi o tematykę związaną z Krajowym Systemem e-Faktur. 

Zobacz film: KSeF Kurs waluty

„KSeF a kurs waluty” to kolejny film z cyklu nagrań dotyczących zagadnień związanych z wdrażaniem obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. Zapraszamy do obejrzenia tego filmu oraz pozostałych przygotowanych w tym zakresie przez ekspertów CRIDO.