Kilka tygodni temu informowaliśmy na naszym blogu o zakończeniu przez NIK pierwszych kontroli dotyczących centralizacji VAT w JST (NIK sprawdza proces centralizacji w JST). W ostatnich dniach ukazał się raport końcowy podsumowujący dotychczasowe prace kontrolujących – sprawdzamy do jakich wniosków doszli pracownicy NIK.

Cel kontroli

Podejmując się kontroli, NIK – nie zajmujący się dotychczas problematyką VAT w samorządach – dążył do uzyskania odpowiedzi, czy JST prawidłowo zrealizowały szereg zadań jakie nałożył na nie ustawodawca w związku z obowiązkową centralizacją rozliczeń w VAT. Pomóc w tym miały nastepujące pytania:

  • czy zadania związane z centralizacją rozliczeń w VAT zostały należycie przygotowane i wdrożone?
  • czy JST w sposób legalny i rzetelny wypełniały obowiązki jako podatnicy VAT?
  • czy JST podejmowały właściwe działania w celu realizacji swoich uprawnień jako podatnicy VAT?

Do kontroli, która objęła lata 2016-2019, wytypowano siedem urzędów miast oraz siedem starostw powiatowych z wybranych województw, co łącznie dało 14 jednostek podległych ocenie. W swoich pracach, kontrolerzy NIK wyodrębnili kilkadziesiąt obszarów objętych kontrolą. Skontrolowane jednostki – zasadniczo – zapewniły realizację zadań związanych ze scentralizowanym rozliczaniem VAT. Niemniej, w większości z nich zidentyfikowano działania, które  – zdaniem kontrolujących – nie przebiegły prawidłowo.

Poniżej przedstawiamy, do jakich obszarów zgłoszono najwięcej zastrzeżeń.

Zamówienia Publiczne

Proces centralizacji VAT to okres wzmożonego (łącznie 129 postępowań w kontrolowanym okresie) udzielania zamówień publicznych, które głównie dotyczyły zakupu odpowiedniego systemu obsługi finansowo-księgowej. NIK, przede wszystkim, dostrzegł nieprawidłowości związane z nieprzestrzeganiem przepisów PZP[1] przy ustalaniu wartości szacunkowej określonego zamówienia oraz z niespójność regulacji wewnętrznych JST w tym zakresie.

Odliczanie VAT

Kolejne zastrzeżenia NIK dotyczyły kwestii związanych z odliczaniem podatku naliczonego. Kontrolerzy zwrócili uwagę m. in. na:

  • niestosowanie współczynnika i prewspółczynnika w jednej z kontrolowanych jednostek;
  • brak weryfikacji kontrahentów na białej liście, tj. brak dochowania należytej staranności kupieckiej;
  • problemy związane z odliczaniem VAT od samochodów[2];
  • odliczanie VAT od inwestycji finansowanych ze środków UE.

Procedury wewnętrzne i dokumentacja dla celów VAT

NIK zwrócił również uwagę na tematykę dokumentacji wewnętrznej obowiązującej w JST – procedury / regulaminy. Źródłem nieprawidłowości w tym zakresie było ich nieprzestrzeganie oraz ich nieterminowa aktualizacja (znaczne opóźnienia, które sięgały nawet dwóch i pół roku).

Z kolei, obowiązek dokumentacyjny dla celów VAT był bez wątpienia jednym z najbardziej eksponowanych w całym raporcie. Kontrolerzy NIK wychwycili szereg nieprawidłowości wśród których znalazły się:

  • nieterminowe składanie deklaracji;
  • nieprawidłowe prowadzenie ewidencji dla celów VAT;
  • brak podpisu upoważnionych osób na deklaracjach;
  • użytkowanie kas rejestrujących po terminie ich obowiązkowej wymiany;
  • opóźniona aktualizacja danych w US;
  • problemy ze składaniem JPK.

NIK odniósł się również do raportowania schematów podatkowych, stwierdzając, że obowiązują niejednoznaczne regulacje w tym zakresie, które utrudniają JST zidentyfikowanie obowiązku raportowania poszczególnych transakcji.

Stanowiska fiskusa i sądów nie ułatwiły centralizacji…

Podczas prowadzonych prac kontrolerzy NIK zwrócili uwagę na liczne wątpliwości interpretacyjne i zastrzeżenia podatników dotyczące wydawanych decyzji, co skutkowało złożeniem prawie 400 wniosków o wydanie interpretacji indywidualnych oraz zaskarżeniem blisko 140 decyzji organów podatkowych. Jak podkreślono, liczba wydawanych wniosków i decyzji bezpośrednio przekłada się na bardzo długi czas oczekiwania na rozstrzygnięcie sprawy przed sądem. Wystarczy wspomnieć, że w kontrolowanym okresie średni czas trwania postępowania przed WSA wynosił ponad 1000 dni a przed NSA już ponad 2000 dni.

Wnioski z kontroli

Główny wniosek, jaki płynie z opublikowanych wyników kontroli, jest taki, że co do zasady JST przeprowadziły w terminie centralizację VAT, niemniej nie zrobiły tego w pełni prawidłowo. Podkreślić należy, że na taką ocenę NIK składają się nie tyle same działania samorządów, co również prezentowana niejednolita wykładnia regulacji, krótki okres na przeprowadzenie tak skomplikowanego procesu jak i na ogół skomplikowana pozycja JST jako podatnika VAT.

JST – poza jednym przypadkiem – nie zdecydowały się na zgłoszenie jakichkolwiek zastrzeżeń do otrzymanych wyników kontroli NIK.

Wnioski sformułowane w raporcie zostały skierowane do Ministra Finansów oraz prezydentów poszczególnych miast i starostów. NIK zawnioskował m.in. o:

  • podjęcie odpowiednich działań legislacyjnych i interpretacyjnych, mających na celu zażegnanie licznych wątpliwości związanych z działalnością JST;
  • wzmocnienie działań monitorujących i kontrolnych nad prawidłową realizacją obowiązków wynikających z ustawy o VAT.

Zachęcamy do lektury raportu, którego całość jest opublikowana TUTAJ.

[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.).

[2] Tematyka odliczeń VAT związanych z samochodami okazała się na tyle problematyczna, że NIK ostatecznie zrezygnował z oceny działalności JST w tym zakresie.