W toku przygotowań do wdrożenia narzędzia do KSeF w organizacji często niedocenianym elementem prac jest analiza i odpowiednie zaplanowanie przed wdrożeniem. Chcielibyśmy podzielić się 5 ważnymi obszarami, wynikającymi z dotychczasowych projektów wdrożeniowych KSeF:

  1. Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne: To one stanowią fundament każdego projektu wdrożeniowego, także KSeF. Nie jest to standardowy projekt. Widzimy istotne różnice w porównaniu z wdrożeniem JPK (skala wdrożenia, liczba zaangażowanych zespołów, wpływ na przebieg procesów wewnętrznych w organizacji). Zdefiniowane wymagania biznesowe pozwalają zrozumieć oczekiwania poszczególnych zespołów, a także określić interakcje z innymi systemami oraz wymagania dotyczące wydajności czy bezpieczeństwa. Wbrew pozorom, nie każde wdrożenie jest identyczne, wiele z nich różni się istotnymi funkcjonalnościami, które nie mają wprost odzwierciedlenia w wymogach podatkowych.
  2. Luki w danych i procesach: Podczas warsztatów procesowych często widzimy, że w procesach fakturowych po wdrożeniu KSeF mogą pojawić się różne luki (np. brak archiwizacji faktur, niejasne ścieżki postępowania w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF), które musieliśmy opisać na nowo. Ważna jest także kompletność danych, wymaganych przez schemat faktury ustrukturyzowanej, by unikać potencjalnych błędów. Także tutaj nie jest oczywiste to, że dostawca rozwiązania do KSeF zapewni Wam prawidłowe i kompletne mapowanie. Jednocześnie, widzieliśmy szereg przypadków praktycznych, w których restrykcyjne wymagania wobec dostawców IT (rzutujące tym samym istotnie na koszty wdrożenia i utrzymania) wynikały z niedokładnej analizy wymagań i procesów biznesowych. Również, warto uwzględnić wpływ wdrożenia KSeF na pozostałe struktury raportowane przez organizacje (np. pliki JPK, w tym nową strukturę JPK VAT, która będzie wymagała zamieszczenia numerów KSeF), co nie zawsze jest brane pod uwagę w trakcie wdrożenia.
  3. Procesy „to be”: Pracując nad przyszłymi procesami sprzedażowymi i zakupowymi, trzeba wpisać wiele scenariuszy — od możliwych kanałów dostarczenia/odbierania faktur po potencjalne awarie. To zadanie okazało się kluczowe dla późniejszej efektywności wdrożenia. Oprócz tego, przygotowanie procesów w wersji "to be" pozwala nie tylko na określenie niezbędnych zmian w organizacji, a również na przemyślenie, jak można zoptymalizować obecne operacje i usprawnić działanie firmy.
  4. Architektura rozwiązania: Ważnym elementem wdrożenia KSeF jest odpowiednie zaprojektowanie docelowej architektury systemów IT. Często występujące zagadnienie to ocena, jakie systemy i w jakim zakresie będą zaangażowane w proces wystawiania i odbierania faktur, które z nich będą drugorzędne, jakie są możliwości ich modyfikacji, jakie będą ich role. Konieczne jest zaprojektowanie jasnego obrazu przepływu komunikatów i danych.
  5. Umowa SLA i warunki dostawców rozwiązania: Jasno określone standardy i kryteria współpracy są niezbędne, by po wdrożeniu skutecznie zarządzać i monitorować nowy system. W toku projektów dla naszych klientów niejednokrotnie pomagaliśmy w opracowaniu odpowiednich zapisów umów SLA, które urealniają znaczenie systemów służących do wystawiania faktur do nowych realiów (brak komunikacji z KSeF = docelowo brak możliwości wystawiania faktur).

Jak zatem zmierzyć się z KSeF?

  1. Przeanalizuj procesy wystawiania i odbioru faktur pod kątem wpływu KSeF, zanim przymierzysz się do budowania wymagań wobec systemu KSeF.
  2. Zmapuj faktury. Jak dzisiejsza faktura zostanie odzwierciedlona w KSeF? Czy konieczne będzie omówienie wzoru nowej faktury z kontrahentami?
  3. Oceń wpływ KSeF na umowy / warunki z kontrahentami.
  4. Wybierz architekturę rozwiązania i dostawcę systemu. Jeśli masz dostawcę grupowego, zadbaj o to, żeby rozumiał niuanse polskiego KSeF.
  5. Zaprojektuj nowe procesy uwzględniając wymogi biznesowe, podatkowe i możliwości systemu.
  6. Dokładnie zweryfikuj umowę z dostawcą rozwiązania

Jeśli masz pytania do powyższego, skontaktuj się z autorami wpisu.

Zobacz film: Wdrożenie KSeF w firmie – aspekty techniczne

Webinar polecamy wszystkim przedsiębiorcom, których dotyczyć będzie obowiązek KSeF. Ten film stanowi jeden z czterech webinarów na temat czterech filarów wdrożenia KSef. Zapraszamy do obejrzenia wszystkich.