Przystępując do przygotowywania struktury JPK_MAG przedsiębiorcy muszą odpowiedzieć sobie na następujące pytania: czy prowadzę magazyn, a jeśli tak to jak prawidłowo przekazać informację o ruchach magazynowych w strukturze JPK.  Pozornie pierwsze pytanie wydaje się bardzo proste, jednak w rzeczywistości wielu przedsiębiorców nie wie czy prowadzi magazyn. Wynika to z faktu, iż zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, które zostały określone w Ustawie o rachunkowości[1]  nie wprowadzają definicji magazynu. Co więcej, treść art. 17 ust. 2 Ustawy o rachunkowości wskazuje jedynie, że Kierownik Jednostki przy uwzględnieniu rodzaju i wartości poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych dokonuje decyzji o wyborze metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, do których należy również metoda prowadzenia ewidencji zapasów. Co w konsekwencji prowadzi np. do sytuacji, w której mikroprzedsiębiorcy przygotowują się do raportowania informacji o ruchach w magazynie… artykułów biurowych.

Drugim problemem na jaki trafiają przedsiębiorcy jest możliwość zaraportowania wszystkich ruchów jakie są ewidencjonowane podczas obrotu magazynowego, a tym samym zmuszeni są do stosowania uproszczeń oraz sztucznego przypisywania ruchów magazynowych do jednej z 4 kategorii ruchów dostępnych w pliku JPK_MAG.

Niezależnie od wspomnianych wyżej problemów formalnych w procesie przygotowania plików JPK dedykowanych dla magazynów pojawiają się również błędy techniczne w samych plikach JPK_MAG, które są często efektem błędów po stronie programów je generujących.

Raportowanie ruchów magazynowych, które nie wystąpiły

Przedsiębiorcy rzadko dokonują weryfikacji poprawności plików JPK w postaci .xml. W konsekwencji czego, system może generować dodatkowe i niepełne(!) dane, które wpływają na poprawność techniczną całego pliku JPK.

Przykładowo, w magazynie przedsiębiorcy w miesiącu lipcu 2018 r. wystąpiły jedynie przyjęcia towarów (PZ) – pozostałe ruchy magazynowe nie wystąpiły. Sekcja PZ została poprawnie wygenerowana z systemu magazynowego/ księgowego. Jednak pomimo nie wystąpienia ruchów WZ, RW i MM system wygenerował „puste” sekcje w pliku JPK_MAG.

<tns:SumaPZ>1000</tns:SumaPZ>
</tns:PZCtrl>

</tns:PZ>

<tns:WZ>

</tns:WZ>

<tns:RW>

</tns:RW>

<tns:MM>

</tns:MM>

</tns:JPK>

W przedstawionym przykładzie poprawnie wygenerowany plik powinien wyglądać w sposób następujący:

<tns:SumaPZ>1000</tns:SumaPZ>

</tns:PZCtrl>

</tns:PZ>

</tns:JPK>

Dlatego też, warto otworzyć plik JPK_MAG i zweryfikować, czy nie zawiera on dodatkowych, zbędnych informacji, które mogą skutkować niezgodnością ze schematem pliku określonym przez MF.

Stosowanie skrótowych nazw towarów

Część przedsiębiorców stosuje uproszczenie w procesie wprowadzania informacji w ewidencji zapasów polegające np. na nie przenoszeniu pełnych informacji o nazwie towaru, co w konsekwencji znajduje odzwierciedlenie w generowanych plikach JPK_MAG. Przykładowo spółka „Zeus Pan Olimpu” nabyła dwie sztuki piorunów:

  • piorun kulisty o średnicy 50 cm i jasności 2000 luksów oraz
  • piorun kulisty o średnicy 60 cm i jasności 3000 luksów.

Oba towary zostały wprowadzone do ewidencji zapasów oraz wykazane w JPK_MAG w uproszczeniu.

<tns:PZWiersz>

<tns:Numer2PZ>FV 01/08/2018</tns:Numer2PZ>

<tns:KodTowaruPZ>PK_1234</tns:KodTowaruPZ>

<tns:NazwaTowaruPZ>Piorun kulisty standard</tns:NazwaTowaruPZ>

<tns:IloscPrzyjetaPZ>1</tns:IloscPrzyjetaPZ>

<tns:JednostkaMiaryPZ>szt</tns:JednostkaMiaryPZ>

<tns:CenaJednPZ>100</tns:CenaJednPZ>

<tns:WartoscPozycjiPZ>100</tns:WartoscPozycjiPZ>

</tns:PZWiersz>

<tns:PZWiersz>

<tns:Numer2PZ>FV 01/08/2018</tns:Numer2PZ>

<tns:KodTowaruPZ>PK_1234</tns:KodTowaruPZ>

<tns:NazwaTowaruPZ>Piorun kulisty standard</tns:NazwaTowaruPZ>

<tns:IloscPrzyjetaPZ>1</tns:IloscPrzyjetaPZ>

<tns:JednostkaMiaryPZ>szt</tns:JednostkaMiaryPZ>

<tns:CenaJednPZ>125</tns:CenaJednPZ>

<tns:WartoscPozycjiPZ>125</tns:WartoscPozycjiPZ>

</tns:PZWiersz>

Zastosowanie przez spółkę „Zeus Pan Olimpu” uproszczenia może wzbudzić wątpliwości po stronie organu podatkowego – teoretycznie dokładnie ten sam towar został przyjęty z dwoma różnymi wartościami do magazynu.

<tns:PZWiersz>

<tns:Numer2PZ>FV 01/08/2018</tns:Numer2PZ>

<tns:KodTowaruPZ>PK_1234</tns:KodTowaruPZ>

<tns:IloscPrzyjetaPZ>1</tns:I loscPrzyjetaPZ>

<tns:NazwaTowaruPZ>Piorun kulisty śr 500 mm 2000 lx</tns:NazwaTowaruPZ>

<tns:JednostkaMiaryPZ>szt</tns:JednostkaMiaryPZ>

<tns:CenaJednPZ>100</tns:CenaJednPZ>

<tns:WartoscPozycjiPZ>100</tns:WartoscPozycjiPZ>

</tns:PZWiersz>

<tns:PZWiersz>

<tns:Numer2PZ>FV 01/08/2018</tns:Numer2PZ>

<tns:KodTowaruPZ>PK_1234</tns:KodTowaruPZ>

<tns:NazwaTowaruPZ>Piorun kulisty śr 600 mm 3000 lx</tns:NazwaTowaruPZ>

<tns:IloscPrzyjetaPZ>1</tns:IloscPrzyjetaPZ>

<tns:JednostkaMiaryPZ>szt</tns:JednostkaMiaryPZ>

<tns:CenaJednPZ>125</tns:CenaJednPZ>

<tns:WartoscPozycjiPZ>125</tns:WartoscPozycjiPZ>

</tns:PZWiersz>

Dlatego też, aby uniknąć konieczności składania dodatkowych wyjaśnień do US warto podjąć działania zmierzające do rzetelnego wprowadzania informacji o towarach podlegających obrotowi magazynowemu.

[1] Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518 z późn. zm)

Zobacz poprzednie wpisy: