Komisja Europejska przygotowała i skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej upoważniającej Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu e-fakturowania[1]. Na ostateczne zatwierdzenie dokumentu przez Radę trzeba będzie poczekać jeszcze kilka tygodni, ale wczorajsze przekazanie dokumentów między organami unijnymi to jedno z najważniejszych wydarzeń w kalendarzu polskich podatników VAT w tym roku.

Faktury ustrukturyzowane (wystawione za pomocą KSeF) są jedną z trzech grup dokumentów funkcjonujących w obrocie od 1 stycznia 2022 r. Podatnicy VAT mogą zdecydować się na taką formę dokumentowania transakcji, korzystać z faktur elektronicznych („nieustrukturyzowanych”) lub tradycyjnych – papierowych. Już za rok sytuacja ta ulegnie zmianie. Zgodnie z opublikowanym wczoraj projektem polskie władze będą mogły wprowadzić przepisy zobowiązujące podatników do wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 kwietnia 2023 r.

Treść materiału nie zawiera szczegółów określających przyszłą architekturę systemu w wersji obligatoryjnej. Rozwiązania te będą wynikać z projektu ustawy autorstwa Ministerstwa Finansów oraz rozwiązań technicznych przygotowywanych przez Aplikacje Krytyczne oraz sam resort. Bez wątpienia zielone światło ze strony Komisji Europejskiej było ważnym impulsem do podjęcia pracy nad legislacją. Uzgodnienie rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego KSeF ma zostać przeprowadzone w dialogu z biznesem podczas szerokich konsultacji publicznych.

Dokument nie zawiera wielu niespodzianek – zasadniczo oddaje założenia przedstawione przez Ministerstwo Finansów już od ubiegłego roku, kiedy ścieżkę legislacyjną przechodziły przepisy o fakultatywnym KSeF. Zawiera on jednak dwie istotne wzmianki, które nie odbiły się szerokim echem w ramach dotychczasowych prac. Po pierwsze – wdrożenie obowiązkowego modelu e-fakturowania nie będzie miało wpływu na zagranicznych podatników, którzy nie są zobowiązani do rejestracji dla celów VAT w Polsce w związku z dokonywanymi przez nich transakcjami wewnątrzwspólnotowymi lub transgranicznym świadczeniem usług. W przekazanym dokumencie dodano też, że KSeF nie obejmie podatników zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce, ale niemających siedziby na jej terytorium. Relacja tego fragmentu choćby w odniesieniu do jednego z pytań znajdujących się na stronie podatki.gov.pl pozostawia pewną dozę niepewności[2].

Polska propozycja wdrożenia e-fakturowania przewiduje również, że w przypadku awarii systemu KSeF na stronie internetowej pojawi się komunikat o niedostępności systemu. Co więcej, aby zaradzić takim sytuacjom i zapewnić sprawne przetwarzanie faktur przez podatników, przewidziano procedurę awaryjną. W tym celu przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury we własnych programach księgowych. Dodatkowo Ministerstwo Finansów ma zapewnić kilka bezpłatnych narzędzi, takich jak aplikacja internetowa „e-mikrofirma”, dla każdego podatnika zalogowanego do e-Urzędu (projektowanego, scentralizowanego systemu, który ma umożliwić kompleksowe rozliczanie podatków przez internet).

Szersze informacje i szczegóły dotyczące wdrożenia w Polsce obligatoryjnego modelu KSeF zostaną zaprezentowane dopiero po zatwierdzeniu wniosku przez Radę Europejską. W oczekiwaniu na decyzję derogacyjną zachęcamy do śledzenia naszych dalszych aktywności dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur oraz podjęcie – wspólnie z nami – kroków przygotowujących firmę do wdrożenia nowego rozwiązania.

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022PC0136&from=EN

[2] Pyt. 73 na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/: „Co z podmiotami zagranicznymi, którzy działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników i nie mają żadnych podpisów elektronicznych? Czy pełnomocnik będzie mógł działać w imieniu podatnika KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?”; odp.: „Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur)”.