Wyobraźmy sobie następującą sytuację: spółka dokonuje wewnętrznej analizy i w wymaganym przez prawo terminie dokonuje zgłoszenia aktualizacyjnego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) ujawniając dane odpowiedniego beneficjenta rzeczywistego. Jednakże, przy aktualizacji danych w banku, w którym spółka ma założony rachunek bankowy albo przy rozpoczęciu świadczenia usług płatniczych przez bank, okazuje się, że bank nie zgadza się z analizą dotyczącą beneficjenta rzeczywistego wykonaną przez spółkę. Czy bank ma uprawnienia do tego, aby kwestionować ustalenia spółki?

Procedura odnotowywania rozbieżności

Każda instytucja obowiązana we własnym zakresie powinna dokonać identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacji jego tożsamości, a także podejmować czynności w celu ustalenia struktury własności i kontroli określonego podmiotu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy AML instytucje obowiązane (w tym banki) powinny ustalać i odnotowywać wszelkiego rodzaju rozbieżności pomiędzy ustalonym stanem faktycznym a danymi beneficjenta rzeczywistego ujawnionymi w CRBR oraz podejmować czynności mające na celu ich wyjaśnienie. W przypadku potwierdzenia rozbieżności (w sytuacji, w której taka instytucja ustali, że w jej ocenie pojawiły się błędy po stronie spółki) instytucja obowiązana np. bank, zobowiązana jest zgłosić te rozbieżności do Ministerstwa Finansów wraz z uzasadnieniem i dokumentacją. Bank powinien wówczas wskazać, jakie czynności podjął w celu wyjaśnienia rozbieżności oraz jakie dokumenty przenalizował i skąd wywodzi rozbieżności, na które się powołuje.

Rozbieżności, które mogą zostać odnotowane przez instytucje obowiązane dotyczą: 1/ braku zgłoszenia informacji o beneficjencie rzeczywistym w CRBR; 2/ danych beneficjenta rzeczywistego ujawnionych w CRBR oraz ustalonych na podstawie wewnętrznej weryfikacji (tj. ich kompletności, prawidłowości czy aktualności).

Bank zgłosił rozbieżności – co dalej?

Powyższa procedura ma oczywiście na celu zapewnienie, aby dane ujawnione w CRBR odpowiadały rzeczywistości i stanowiły wiarygodne źródło informacji.

Należy mieć jednak na uwadze, że przesłanki dotyczące określenia beneficjenta rzeczywistego mają charakter otwarty i jednocześnie budzą wiele wątpliwości, a przeprowadzane w tym zakresie analizy nie zawsze są oczywiste i często uzależnione są od uprawnień faktycznych, które na pierwszy rzut oka nie będą łatwo widoczne dla instytucji obowiązanych.

Prowadzić to może zatem do sytuacji opisanej powyżej – bank nie mając ogółu informacji, często bez przeprowadzenia stosownych wyjaśnień, podważa ustalenia dotyczące beneficjenta rzeczywistego.

Tego typu zdarzenia mogą mieć często znaczenie w sytuacjach, w których określa się więcej niż jednego beneficjenta rzeczywistego na podstawie różnych przesłanek lub w ogóle nie jest możliwa jego identyfikacja (wobec czego wskazywane są osoby sprawujące stanowiska kierownicze). Banki lub inne instytucje obowiązane nie powinny jednak z góry zakładać, że dane ujawnione w CRBR są nieprawidłowe lub nieaktualne. W końcu, pomijając sytuacje patologiczne gdy ktoś celowo chce ukryć faktycznego beneficjenta, to kto wie lepiej, kto jest jego beneficjentem niż sama spółka?

Instytucje obowiązane nie powinny również opierać się wyłącznie na informacjach ujawnionych w CRBR – w przypadku zidentyfikowania rozbieżności konieczne jest potwierdzenie, że beneficjent rzeczywisty został prawidłowo określony oraz zweryfikowanie struktury własności i kontroli klienta (przy czym należy zweryfikować nie tylko dane wynikające z KRS lub rejestrów zagranicznych, ale także inne publiczne dostępne źródła lub dokumenty korporacyjne w tym zakresie).

Na uwagę zasługuje fakt, że często różnice pomiędzy CRBR a KRS wynikać będą z tego, że pewne zmiany nie zostały jeszcze w KRS ujawnione (rejestracja w KRS może bowiem zajmować nawet kilka tygodni) a w międzyczasie upływał będzie termin na dokonanie zgłoszenia w CRBR.

Ponadto, w wielu sytuacjach dane beneficjenta rzeczywistego nie będą wynikać z KRS, ale z dokumentów korporacyjnych spółki lub struktury właścicielskiej danej grupy kapitałowej.

W sytuacji, w której spółka uzyskała informację ze strony banku o wątpliwościach co do zgłoszonych danych, w pierwszej kolejności spółka powinna ustalić z bankiem podstawę stwierdzenia rozbieżności oraz, dostarczając dodatkowe dokumenty i wyjaśnienia, skłonić bank do przeanalizowania, czy prawidłowo dokonał identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i podjął wystarczające i prawidłowe czynności w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz ustalenia struktury własności i kontroli spółki.

Skutki zgłoszenia rozbieżności

Problem znika w sytuacji, w której bank dokonuje szczegółowej analizy i przyjmuje do wiadomości wyjaśnienia spółki.

Należy wskazać, że powyżej wskazane komplikacje nie powinny być traktowane jako wyraz złej woli banku - będą zapewne w większości przypadków wynikać z nieprecyzyjnej definicji beneficjenta rzeczywistego przewidzianej przez przepisy ustawy AML. Otwarta definicja dotycząca beneficjenta rzeczywistego (której celem jednocześnie jest odniesienie się do jak największej liczby stanów faktycznych) daje bowiem szerokie pole do interpretacji i skutkuje tym, że możliwe jest, że różne podmioty w tym samym stanie faktycznym uzyskają odmienne rezultaty analizy (zwłaszcza gdy nie będą posiadać kompletu informacji). W sytuacji, w której bank nie zgadza się jednak z ustaleniami spółki, powstaje pytanie, co powinna zrobić spółka?

Na skutek działania banku powstaje niejako stan zawieszenia, który często kończy się tym, że spółki zmuszone są zmienić swoje stanowisko, tylko po to, żeby dojść do porozumienia z bankiem i uniknąć dalszych komplikacji. Oczywiście, jeśli stanowisko banku jest prawidłowe (spółka zgadza się, że popełniła błąd) – konieczna jest aktualizacja danych w CRBR. Należy jednak zaznaczyć, że banki nie muszą mieć racji co do swoich stanowisk, a do zgłaszanych rozbieżności należy podchodzić krytycznie (z praktyki należy wnioskować, iż uprawnienia te mogą być przez banki nadużywane). W szczególności, w sytuacji, w której bank nie dokonuje odpowiedniej identyfikacji danych i niezależnie podważa ustalenia dotyczące beneficjenta rzeczywistego, zachowanie banku należy ocenić negatywnie. Podkreślenia także wymaga fakt, że bank nie jest w stanie żądać od spółki, aby dokonała zmian w CRBR i ujawniła dane zgodnie z żądaniem banku, jednak nie jest także obowiązany do świadczenia swoich usług na rzecz takiej spółki.

Jeśli bank nie zgodzi się ze stanowiskiem spółki oraz będzie w stanie uzasadnić swoje stanowisko, powinien dokonać zgłoszenia o rozbieżnościach do organu nadzoru CRBR, który następnie może wszcząć postępowanie wyjaśniające. Będzie to miało zatem negatywne konsekwencje dla spółki, która w przypadku wszczęcia postępowania wyjaśniającego będzie zobowiązana bronić swoich ustaleń przed organem nadzoru.

W sytuacji, w której organ nadzoru uzna, że dane są nieprawidłowe może wydać decyzję o sprostowaniu danych w rejestrze. Spółka natomiast będzie musiała się liczyć z ewentualną odpowiedzialnością za zgłoszenie w CRBR nieprawidłowych danych.

W sytuacji, w której organ uzna, że dane zostały zgłoszone prawidłowo, to bank może ponieść odpowiedzialność w zakresie nieprawidłowego stosowania środka bezpieczeństwa finansowego na podstawie ustawy AML.

Powyższe nie zmienia jednak sytuacji w zakresie szerokich uprawnień banku dotyczących identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz ich nadużywania, dlatego w przypadku stwierdzenia rozbieżności, kluczowe z perspektywy spółki powinno być przeprowadzenie konsultacji z bankiem w celu ich wyjaśnienia. W obecnym stanie prawnym tylko dojście do porozumienia z instytucją obowiązaną kwestionującą ustalenia spółki oraz dokładne wyjaśnienie wątpliwości może uchronić spółkę przed dodatkowym postępowaniem przed organem nadzoru i jego konsekwencjami. W związku z powyższym spółka powinna zadbać o to, aby analiza dotycząca beneficjenta rzeczywistego została przeprowadzona kompleksowo oraz znajdowała odzwierciedlenie w sytuacji faktycznej oraz dokumentach korporacyjnych spółki, co pozwoli spółce odpowiednio zareagować w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących ustaleń w zakresie beneficjenta rzeczywistego.