Zasady dotyczące rozliczania projektów realizowanych z współfinansowaniem w ramach funduszy europejskich są wspólne, zebrane przede wszystkim w dokumencie Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Niezależnie od tego, w poszczególnych działaniach i konkursach pojawiają się specyficzne wymogi, których nie sposób ominąć przy realizacji projektu.

Program Szybka Ścieżka jest w ostatnich latach pierwszym wyborem dla przedsiębiorców, dlatego poniżej przedstawiamy podsumowanie najważniejszych zobowiązań, których należy dotrzymać realizując projekt w ramach tego programu.

Przestrzeganie umowy o dofinansowanie

Wydaje się kwestią oczywistą, ale często przy liczbie porad i dokumentów, z którymi Beneficjent musi się zapoznać, ten podstawowy dokument zostaje pominięty. Dokładne zapoznanie się z umową o dofinansowanie jest absolutnie konieczne przed rozpoczęciem realizacji projektu. Jeżeli realizacja projektu rozpoczyna się przed podpisaniem umowy, zalecamy zapoznanie się ze wzorem dokumentu, dostępnym na stronie danego konkursu. W umowie należy przede wszystkim zwrócić uwagę na zapisy dotyczące kwestii monitoringu i zobowiązania, związane z raportowaniem, zapisy wskazujące, w jaki sposób oraz w jakim zakresie możliwe jest wprowadzanie zmian w projekcie oraz wskazania, które dokumenty regulują oraz wpływają na rozliczanie projektu dofinansowanego.

Prawidłowa dokumentacja ponoszonych wydatków

Wynagrodzenia

Aby prawidłowo rozliczyć wynagrodzenia projektowe konieczne jest zaadresowanie tej kwestii na samym początku realizacji projektu. Wszystkie osoby, których wynagrodzenia będą rozliczane powinny otrzymać oddelegowanie do realizacji projektu lub mieć właściwe umowy na realizację prac w ramach projektu. Na początkowym etapie należy również poprosić pracowników o podpisanie właściwych oświadczeń m.in. zgody na przekazywanie danych osobowych w związku z realizacją projektu czy zobowiązania do nieprzekraczania 276 godzin pracy miesięcznie.

Na początkowym etapie należy również zdefiniować, które elementy wynagrodzenia będą kwalifikowane, jak będzie wyglądała lista płac oraz w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy w projekcie.

Inne (oparte o faktury)

W przypadku pozostałych kosztów projektowych kluczowe jest monitorowanie we właściwych dokumentach, jakie działania pozwolą na uznanie danych kosztów za kwalifikowalne. Wszystkie zakupy, a także leasing czy wynajem muszą być realizowane poprzez odpowiednią dla danej kwoty procedurę. Więcej artykułów na ten temat znajduje się tutaj.

W przypadku wszystkich zakupów konieczne jest również zgromadzenie kompletnych dokumentów potwierdzających prawidłowe poniesienie wydatków oraz właściwe opisanie faktur.

Wydzielenie rejestracji wydatków

Prawidłowa realizacja projektu wymaga zaangażowania również po stronie zespołu księgowego firmy. Wszystkie koszty związane z realizacją projektu muszą być wydzielone tak, aby również w ramach systemu księgowego można było zidentyfikować wydatki projektowe. Szczegółowo o księgowaniach w ramach projektu piszemy tu.

Archiwizacja dokumentów

Zapewne wybrzmiało to już w poprzednich punktach, ale należy podkreślić, że nie ma możliwości właściwego rozliczenia projektu bez odpowiednich procedur, narzucających konieczność gromadzenia wszystkich dokumentów związanych z jego realizacją.

Naszym klientom zalecamy posiadanie segregatorów, w których gromadzone są następujące dokumenty:

- dotyczące wydatków projektowych – w tym przypadku uwzględnione powinny być wszystkie procedury zakupowe, umowy, dokumenty potwierdzające otrzymanie produktów lub prawidłową realizację działań, prawidłowo opisane faktury czy dokumenty potwierdzające prawidłową amortyzację środków trwałych

- dotyczące wynagrodzeń – w tym przypadku uwzględnione powinny być wszystkie umowy/oddelegowania, oświadczenia wymagane od pracowników, rejestry czasu pracy, prawidłowo opisane projektowe listy płac, potwierdzenia płatności wszystkich elementów wynagrodzenia (płacy netto oraz płatności na rzecz ZUS i US)

- dotyczące postępu prac badawczych – w tym przypadku uwzględnione powinny być wszystkie raporty oraz dokumenty potwierdzające osiągnięcie kamieni milowych czy celów projektu

- dotyczące kwestii administracyjnych związanych z projektem – umowa o dofinansowanie wraz ze wszystkimi aneksami, pełna korespondencja prowadzona z Instytucją czy informacje pokontrolne

Promocja

Należy pamiętać, że podpisując Umowę o dofinansowanie zobowiązują się Państwo do promowania funduszy unijnych – działania te podejmowane są poprzez umieszczanie właściwego ologowania na wszelkich dokumentach projektowych, odpowiedniego oznaczania miejsca realizacji projektu oraz zamieszczenia informacji na stronie internetowej spółki. W tym kontekście należy pamiętać o tym, że w ramach Szybkiej Ścieżki obowiązują nie tylko zapisy wskazane w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, ale również specyficzne zasady określone przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR).

 

Obowiązki wynikające z Umowy o dofinansowanie nie kończą się wraz z zakończeniem Projektu. Przez kolejne lata obowiązuje tzw. okres trwałości, w ramach którego Beneficjenci muszą osiągnąć zakładaną opłacalność rezultatu projektu, muszą utrzymać wszelkie wyniki projektu oraz muszą nadal komunikować się z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, chociażby składając wskazane w umowie o dofinansowanie raporty. W okresie trwałości NCBR ma również prawo do kontroli Projektu, która nadal może skutkować zwrotem dotacji, w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości. Nawet po zakończeniu okresu trwałości dokumenty mogą być kontrolowane.

W pierwszym momencie ilość obowiązków oraz pracy wynikające z pozyskania dofinansowania mogą się wydawać przytłaczające, natomiast mogą one być realizowane niejako automatycznie i nie obciążać nadmiernie zasobów kadrowych Spółki, jeśli procesy zostaną odpowiednio zdefiniowane już na samym początku realizacji projektu. Istotne jest również, aby została zachowana ciągłość, jeśli chodzi o kadrę lub firmę zajmującą się rozliczaniem projektu. Takie podejście zapewni, iż na każdym etapie stosowane w projekcie rozwiązania administracyjne będą zrozumiałe, a osoby uczestniczące w ewentualnych kontrolach będą miały wystarczającą wiedzę o prowadzonym projekcie.

 

O zespole

Zespół Rozliczeń i administracji projektami posiada kilkuletnie doświadczenie w realizacji usług związanych z kompleksowym rozliczeniem wsparcia publicznego ze środków unijnych oraz krajowych. Oferujemy klientom wsparcie na każdym etapie realizacji projektu – od momentu właściwego zaadresowania kwestii rozliczeniowych na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, poprzez wsparcie na etapie definiowania procesów administracyjnych wsparcie w punktowych sytuacjach w tym sytuacjach krytycznych. Przekazanie zewnętrznej firmie kompleksowego rozliczania nie tylko gwarantuje zachowanie prawidłowych procesów administracyjnych w trakcie realizacji czy okresu trwałości projektów, ale również pozwala na zachowanie ciągłości wiedzy o projekcie w całym okresie, kiedy taka wiedza jest potrzebna i wymagana.