Zbliża się koniec perspektywy, co zazwyczaj oznacza, że instytucje przyznające dotacje przestają prowadzić nowe nabory wniosków o dofinansowanie i skupiają się na kontroli prawidłowości realizacji projektów, które dotychczas otrzymały fundusze publiczne. W wyniku wzmożonych weryfikacji projektów pojawiają się informacje o zidentyfikowanych nieprawidłowościach w realizacji działań projektowych. Beneficjenci niejednokrotnie nie zgadzają się z wynikami kontroli ich projektów i nie uznają zidentyfikowanych nieprawidłowości, ale często nie wiedzą, jaka jest prawidłowa ścieżka reakcji i jakie kroki można podjąć, aby negatywny wynik kontroli nie wiązał się z koniecznością zwrotu części lub całości dofinansowania.

Koniec perspektywy to równocześnie moment, w którym większość beneficjentów ma projekty w fazie zaawansowanej. Oznacza to, że praktycznie zawsze realia prowadzenia projektu, szczególnie biorąc pod uwagę specyficzną sytuację związaną z pandemią, zweryfikowały założenia z etapu tworzenia wniosku o dofinansowanie i w związku z tym konieczne jest wprowadzenie zmian we wniosku o dofinansowanie tak, aby możliwe było pełne wykorzystanie środków i osiągnięcie zakładanych celów.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdecydowaliśmy się na opublikowanie serii artykułów, w ramach których przybliżymy tematykę działań związanych z wprowadzaniem zmian w projekcie oraz działań, jakie należy podjąć w przypadku otrzymania negatywnej informacji pokontrolnej, czyli głównych problemów, jakie są związane z administracyjną realizacją projektów realizowanych z dofinansowaniem ze środków unijnych.

Pierwszy z serii artykułów dotyczy zmian terminów realizacji projektu, w kolejnych zostaną omówione zagadnienia takie jak:

  1. Zmiany meritum
  2. Zmiany budżetu
  3. Wcześniejsze zakończenie projektu
  4. Negatywna informacja pokontrolna
  5. Wszczęcie postępowania administracyjnego

Nie zdążymy – opóźnienia w realizacji projektów unijnych

Terminowa realizacja projektów unijnych, w związku ze zmieniającym się otoczeniem biznesowym, warunkami działalności Beneficjentów czy specyfiką projektów badawczych, bardzo często stanowi nie lada wyzwanie. Obecnie, w związku z panującą pandemią, dochowanie ustalonych terminów może być jeszcze bardziej utrudnione, a wręcz niemożliwe.

Na szczęście Instytucje przyznające dofinansowanie są świadome trudności związanych z realizacją  projektów zgodnie z pierwotnymi założeniami dokumentacji aplikacyjnej, w tym z dochowaniem przez Beneficjentów okresów realizacji poszczególnych zadań i w samej umowie dotacyjnej przewidziały możliwość wprowadzania zmian w tym zakresie.

Procedury wprowadzania zmian mogą różnić się ze względu na specyficzne zapisy zdefiniowane w Programach Operacyjnych, dokumentacji dotyczącej poszczególnych działań, a nawet różne zapisy zdefiniowane w dokumentacji poszczególnych konkursów, w ramach których przyznawane jest dofinansowanie. Poza zapisami umowy, termin realizacji projektu może być  dodatkowo ograniczony także obowiązującymi kryteriami projektów.

Dla przykładu, w najnowszym konkursie Szybkiej Ścieżki na projekty badawczo – rozwojowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjny Rozwój (konkurs 1/1.1.1/2021), w zależności od długości okresu, o który Beneficjent chciałby wydłużyć czas realizacji poszczególnych działań i etapów projektu oraz w zależności od tego, czy wnioskowane wydłużenie wpływa na termin zakończenia projektu, czy też nie, zastosowanie mają trzy odmiennie ścieżki działania, i tak:

  • jeżeli zmiana terminów realizacji poszczególnych działań i etapów projektu nie przekracza 3 miesięcy i jednocześnie pozostaje bez wpływu na ustalony w Umowie termin złożenia wniosku o płatność końcową, to wymagane jest wyłącznie poinformowania Instytucji o takim przesunięciu (Beneficjent nie jest zobowiązany do składania żadnych wyjaśnień w tym zakresie, wystarczającym jest powołanie się na właściwe zapisy z Umowy o dofinansowanie);
  • jeżeli niezbędna zmiana terminów realizacji poszczególnych działań i etapów projektu wciąż pozostaje bez wpływu na termin zakończenia projektu i jednocześnie jest dłuższa niż 3 miesiące, to jej przeprocesowanie wymaga zgody Instytucji, ale nie wymaga aneksowania Umowy o dofinansowanie (Beneficjent zobligowany jest wystąpić do Instytucji ze stosownym wnioskiem o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem uzasadnienia ich wprowadzenia);
  • w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na ustalony w Umowie termin zakończenia projektu niezależnie od długości wydłużenia realizacji poszczególnych działań i etapów obligatoryjne jest natomiast uzyskanie zgody Instytucji i wprowadzenie zmian Umowy w formie aneksu. (Wraz z wnioskiem o wydłużenie okresu kwalifikowalności kosztów należy nie tylko wskazać przyczyny braku możliwości terminowego zakończenia projektu, ale także przedstawić dokumentację uwiarygodniającą wykonanie Projektu w terminie wskazanym we wniosku o zmianę).

Niezależnie od typu projektu czy Programu Operacyjnego, w ramach którego przyznane zostało wsparcie na jego realizację, należy pamiętać, że możliwy okres realizacji projektu nie może przekroczyć 31 grudnia 2023 roku.

Dla skutecznego wydłużenia projektu kluczowe znaczenie ma również  dochowanie terminu zgłoszenia zaistnienia sytuacji mogącej opóźnić jego realizację. Przede wszystkim należy pamiętać, że w przypadku konieczności uzyskania zgody Instytucji na wprowadzenie zmian, czas oczekiwania na odpowiedź może istotnie przekraczać standardowe terminy administracyjne, tak więc zalecanie jest składanie odpowiednich wniosków jak tylko pojawi się zagrożenie dla pierwotnie założonego harmonogramu realizacji projektu. W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji całego projektu należy wziąć pod uwagę, że w większości umów o dofinansowanie znajdują się zapisy uprawniające Instytucje Pośredniczące do odmowy akceptacji wnioskowanych zmian bez żadnego uzasadnienia, jeżeli zostały one zgłoszone później niż 30 dni przed planowanym terminem jego zakończenia.

Nieprzestrzeganie zasad i samowolne działania mogą mieć negatywne skutki i doprowadzić do utraty części lub nawet całości dotacji, dlatego też każdorazowo przed podjęciem działań należy dokonać szczegółowiej analizy możliwości ich przeprocesowania. W bardziej skomplikowanych przypadkach warto także skonsultować możliwość wydłużenia Projektu z Instytucją, albo firmą doradczą, która, bazując na swoim doświadczeniu, będzie w stanie pomóc pozytywnie zrealizować i wprowadzić niezbędne zmiany.