Jednym z obowiązków beneficjenta, wynikającym bezpośrednio z umowy o dofinansowanie, jest poddanie się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu.

Kontrola planowa

Najczęstszym typem kontroli jest tzw. kontrola planowa, wynikająca z algorytmu instytucji dotującej. W trakcie tego typu kontroli weryfikowany jest szeroki zakres danych, począwszy od kwalifikowalności wydatków, poprzez prowadzenie wyodrębnionej księgowości, postęp merytoryczny, a skończywszy na informacji i promocji projektu. Istotnym elementem takiej kontroli jest sprawdzenie prawidłowości udzielania zamówień w projekcie. W zależności od typu beneficjenta weryfikowane jest przestrzeganie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (sektor publiczny) lub zasady konkurencyjności i rozeznania rynku (sektor prywatny). W tym obszarze stwierdzanych jest także najwięcej nieprawidłowości, które często skutkują nałożeniem dotkliwych korekt finansowych.

O kontroli planowej beneficjent jest informowany na minimum 5 dni przed jej rozpoczęciem. Zawiadomienie o kontroli oprócz planowanej daty zawiera także obszerną listę dokumentów niezbędnych do przygotowania. Beneficjent jest zobowiązany także do przygotowania szeregu zestawień związanych z realizacją projektu, niezbędne będą m.in. wykaz udzielonych zamówień, wykaz personelu projektu oraz wykaz podwykonawców.

Kontrola doraźna

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku kontroli doraźnej, która jak sama nazwa wskazuje, wynika z  pilnej potrzeby sprawdzenia prawidłowości realizacji projektu. Kontrola doraźna zostaje zlecona w  związku z podejrzeniem wystąpienia poważnych nieprawidłowości w projekcie. Podejrzenia mogą pochodzić zarówno od opiekuna projektu, jak i organów ścigania, a także osób prywatnych. Co ważne, w trakcie kontroli doraźnej weryfikowany jest tylko ten element projektu, w związku z którym było podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości. Instytucja nie ma obowiązku informowania o  przedmiotowej kontroli z wyprzedzeniem.

Jakie zmiany?

Dotychczas zarówno kontrole planowe, jak i doraźne odbywały się obowiązkowo w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Sytuacja istotnie zmieniła się za sprawą epidemii koronawirusa. Wprowadzone ograniczenia w związku z sytuacją epidemiologiczną m.in. brak możliwości przemieszczenia się osób kontrolujących i  beneficjentów, powszechne przejście w tryb pracy zdalnej i związane z nią ograniczenia techniczne, spowodowały zmiany w systemie przeprowadzania kontroli.

Obecnie wszystkie kontrole planowe oraz znacząca większość doraźnych przyjmują formę tzw. kontroli zza biurka. Zespół kontrolujący w określonym terminie weryfikuje przekazaną przez beneficjenta dokumentację i porozumiewa się z nim drogą mailową lub telefoniczną. W większości przypadków zespoły kontrolujące rezygnują z wizji lokalnej projektów, mogą natomiast poprosić o  materiał fotograficzny bądź filmowy w celu zweryfikowania poprawności działań informacyjno-promocyjnych.

Choć na pierwszy rzut oka kontrola zza biurka wydaje się rozwiązaniem korzystnym dla Beneficjenta, to w praktyce niesie ze sobą pewne niedogodności. Praca na skanach dokumentów jest bardziej czasochłonna, co wpływa na wydłużenie terminu trwania kontroli. Dodatkowo brak fizycznej obecności osób związanych z realizacją projektu niesie za sobą konieczność sporządzania wyjaśnień w formie pisemnej oraz skanowania czasem bardzo obszernej dokumentacji, co jest dodatkowym obciążeniem administracyjnym dla beneficjenta.

Ważne jest zatem rzetelne przygotowanie i odpowiednie oznaczanie dokumentacji projektowej, usprawni to proces kontroli zarówno po stronie beneficjenta, jak i instytucji kontrolującej.