Utworzenie prawidłowego budżetu projektu badawczo-rozwojowego jest zadaniem, od którego należy zacząć pracę na tego typu projektem. Nie jest to zadanie łatwe, szczególnie, jeśli weźmie się pod uwagę nieprzewidywalność, która definiuje tego typu projekty. Pamiętajmy też, że przygotowywanie projektów badawczo-rozwojowych przez przedsiębiorców samodzielnie lub nawet w konsorcjum z nauką dopiero od kilku lat stało się czynnością wpisaną w codzienny biznes. Dodatkowe trudności w prawidłowym skonstruowaniu budżetu mają spółki, które starają się o dofinansowanie publiczne – w szczególności w ramach funduszy unijnych.

Ważne słowo - kwalifikowalność

W przypadku projektów starających się o finansowanie ze środków funduszy unijnych słowem kluczem jest „kwalifikowalność”. I tak, aby koszty w ogóle mogły zostać uznane za kwalifikowalne, to przede wszystkim (w szczegółach istotne zapisy są danego konkursu) muszą być poniesione:

- w okresie kwalifikowalności (zazwyczaj kwalifikować wydatki można od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie do momentu zadeklarowanego końca projektu, o ile regulamin konkursu nie narzuca dalszych ograniczeń),

- na działania konieczne do realizacji celu projektu,

- zgodnie z obowiązującym prawem (to co istotne, przy analizie kwalifikowalności wydatków należy brać pod uwagę nie tylko przepisy regulujące funkcjonowanie funduszy unijnych, ale również wszelkie inne przepisy prawa polskiego),

- zgodnie z zasadami wydatkowania finansów publicznych (tutaj istotne są przede wszystkim odpowiednie procedury zakupowe charakteryzujące się przede wszystkim pełną konkurencyjnością i przejrzystością),

- w ramach odpowiednich, zdefiniowanych na poziomie Programu Operacyjnego i dodefiniowanych na poziomie konkursu, kategorii.

Ważne zasady

Nawiązując do ostatniego punktu, na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, większość przyszłych beneficjentów funduszy skupia się przede wszystkim na właściwym rozdzieleniu oraz dostosowaniu poszczególnych wydatków projektowych do predefiniowanych kategorii. Na pewnym etapie ogólności należy założyć, że:

  • W ramach kosztów wynagrodzeń kwalifikowane będą wyłącznie wydatki osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę w spółce, która aplikuje o dofinansowanie. W tym kontekście należy uważać, aby w ramach projektu wpisywać wynagrodzenia uwzględniające koszty pracodawcy i aby nie zakładać nadmiernego wykorzystania zasobów. Istotne jest tu również właściwe wycenienie kosztów związanych z pracownikami.
  • W ramach kosztów podwykonawstwa kwalifikowane są koszty zasobów zewnętrznych, koniecznych do właściwych działań projektowych – od osób pracujących w oparciu o umowy cywilno-prawne po laboratoria badawcze, realizujące najbardziej skomplikowane części badań. Tutaj przede wszystkim należy pamiętać o właściwych procedurach zakupowych, istotne jest również, aby poziom podwykonawstwa nie wskazywał, że zasoby zewnętrzne są dla projektu istotniejsze niż zasoby własne aplikującego (często jest to regulowane w ramach dokumentacji konkursowej, która np. ogranicza poziom finansowania przypadające podwykonawcom w ramach projektu).
  • Pozostałe koszty bezpośrednie to przede wszystkim koszty aparatury, wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji badań oraz koszty operacyjne. Należy pamiętać, że co do zasady, projekty badawczo-rozwojowe nie mają na celu finansowania zakupów, tak więc kwalifikowalne koszty w ramach tej kategorii to przede wszystkim koszty amortyzacji czy rat leasingowych. Jeśli chodzi o zakup, to możliwe jest finansowanie praktycznie wyłącznie zużywalnych elementów koniecznych do realizacji badań oraz elementów prototypu, jeśli taki ma powstać w ramach projektu.
  • Koszty pośrednie – to zdefiniowany (obecnie – 25) procent kosztów wyliczany od wszystkich kosztów projektu pomniejszonych o koszty podwykonawstwa, które spółka będzie musiała ponieść w związku z realizacją projektu, np. koszty księgowości, obsługi administracyjnej czy opłat za media. Jest to jedyna kategoria rozliczana ryczałtowo, co oznacza, że dla uzyskania refundacji nie będzie konieczności przedstawiania faktur czy dowodów księgowych, w ramach tej kategorii nie ma również konieczności dokonywania zakupów zgodnie z procedurami konkurencyjnymi.

Powyższe wydaje się jasne i przejrzyste, natomiast jeśli połączyć wszystkie założenia i dołączyć do tego nieprzewidywalność projektu badawczego, okazuje się, że właściwe zaplanowanie budżetu jest zadaniem raczej trudnym. Warto jednak dołożyć wszelkich starań w przygotowanie budżetu, gdyż dzięki temu realizacja projektu w kolejnych 2-3 latach będzie dla wnioskodawcy po prostu sprawniejsza.

Zmiany są możliwe

Należy podkreślić, że o ile kwoty przeznaczone na poszczególne pozycje budżetowe, czy wyjaśnienia wskazujące, że dana pozycja jest konieczna dla właściwej realizacji projektu, są szczegółowo weryfikowane na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, to jego akceptacja, nie oznacza, że budżet nie będzie mógł być dalej zmieniany, już na etapie realizacji projektu. Oczywiście takie zmiany muszą być odpowiednio wprowadzane i argumentowane, natomiast jest to już temat na kolejny artykuł.