Opracowanie budżetu jest jednym z głównych zadań na etapie przygotowań do realizacji prac B+R. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków UE lub krajowych na etapie planowania budżetu należy również zwrócić uwagę na szereg dodatkowych zasad i wymogów.

Kwalifikowalność kosztów B+R

Wnioskodawca musi być świadom, iż nie każdy poniesiony koszt w trakcie B+R może być finansowany ze środków wspólnotowych. Jedynie tzw. koszty kwalifikowalne mogą znaleźć się w budżecie prac B+R i podlegać dofinansowaniu. Aby dany wydatek był kwalifikowalny, musi spełnić kilka wymogów. Przede wszystkim musi być poniesiony w okresie kwalifikowalności projektu zgodnie z obowiązującymi zasadami wydatkowania środków publicznych, co opisaliśmy w serii artykułów pt. Zmagania z zasadą konkurencyjności. Ponadto należy rozróżnić projekty B+R od inwestycyjnych. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku planowania wydatków w budżecie. Z reguły w ramach projektów B+R nie finansuje się wydatków o charakterze inwestycyjnym tj. zakupu środków trwałych, takich jak aparatura i sprzęt badawczy. Istnieje jednak możliwość uznania ich amortyzacji lub leasingu jako kosztu kwalifikowalnego, lecz jedynie w takiej części, która odpowiada wykorzystaniu środka trwałego w projekcie.

Jak opisano we wcześniejszym wpisie, w przypadku budżetu B+R kluczowe jest podzielenie wydatków projektowych do predefiniowanych kategorii, które określa regulamin danego konkursu. Najogólniej mówiąc, wszystkie wydatki w trakcie prac można podzielić na cztery kategorie:

  • wynagrodzenia,
  • koszty podwykonawstwa,
  • pozostałe koszty bezpośrednie,
  • ryczałt.

Ważne jest jednak, aby każdorazowo uwzględnić specyficzne limity oraz wymogi związane z kosztami w każdej z kategorii. Ponadto w regulaminie danego konkursu będą określone specyficzne warunki wpływające na kształtowanie budżetu. Przykładowo w konkursie Szybka Ścieżka, wnioskodawca ma możliwość kwalifikowania kosztów promocji i audytu projektu. Co więcej koszt audytu w określonych przykładkach jest nawet kosztem wymaganym.

Budżet w trakcie realizacji projektu

Aby precyzyjnie oszacować budżet projektu, warto przeprowadzić rozpoznanie rynku i pozyskać wstępne oferty lub wyceny, bądź odwołać się do wcześniejszych doświadczeń projektowych. Mimo to, nieprzewidywalność i zmienność prac B+R może budzić odczucia, że opracowanie dokładnego i ostatecznego budżetu na etapie przygotowań do projektu jest niemożliwe. W rzeczywistości wnioskodawca rozlicza projekt na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, których poniesienie należy udokumentować poprzez m.in. faktury i dokumenty księgowe. Ponadto warto pamiętać, że budżet już na etapie realizacji projektu, może być zmieniany zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, jeżeli wnioskodawca odpowiednio uargumentuje taką potrzebę.