Spotkanie panelowe – jeden z elementów oceny merytorycznej projektów w ramach popularnych wśród przedsiębiorców instrumentów wsparcia, takich jak m.in. Szybka Ścieżka czy CBR – niejednokrotnie stanowi duże wyzwanie dla wnioskodawców. Wnioskodawcy często są negatywnie nastawieni do tego elementu oceny projektu (traktując go jako utrudnienie na drodze do uzyskania grantu). Warto jednak zaznaczyć, iż spotkanie panelowe daje możliwość prezentacji projektu i rozwiania ewentualnych wątpliwości oceniających. W tym artykule podpowiemy co zrobić, aby dobrze przygotować się do spotkania z Ekspertami i zwiększyć swoje szanse na uzyskanie grantu.

Przeczytaj wniosek o dofinansowanie

Wbrew pozorom, nie jest to oczywiste. Wielu wnioskodawców jest pewnych swojej znajomości wniosku, który przecież sami przygotowywali. Należy jednak pamiętać o tym, że czas między złożeniem aplikacji, a spotkaniem panelowym to często kilka miesięcy. Warto więc ponownie zapoznać się z treścią dokumentacji aplikacyjnej – zwłaszcza, że pytania Ekspertów bywają bardzo szczegółowe.

Przygotuj listę pytań i odpowiedzi

Do realizacji tego kroku niezbędne będą Kryteria oceny oraz Instrukcja do wniosku, stanowiące element dokumentacji konkursowej. Dokumenty te pozwolą nam sprawdzić, jakie dokładnie aspekty poddawane są ocenie i w jakich częściach wniosku – zgodnie z instrukcją – powinny zostać opisane. Pamiętajmy, że Eksperci zadają pytania na podstawie przeczytanego wniosku, co oznacza, że po ponownym zapoznaniu się z jego treścią sami powinniśmy móc sformułować kluczowe pytania (i odpowiedzi na nie) dotyczące projektu. Co więcej, jeśli na etapie przygotowywania aplikacji jakiś element wniosku / projektu był niejasny lub problematyczny, warto w tym zakresie przygotować sobie wyczerpujące odpowiedzi.

Przeprowadź symulację Panelu

Zazwyczaj w Panelu Ekspertów udział bierze kilku przedstawicieli wnioskodawcy. Dobrze jest więc przeprowadzić symulację panelu, która pomoże zarówno uporządkować role poszczególnych osób i zakres zagadnień, za która odpowiadają, jak również sprawdzić czas udzielanych przez nas odpowiedzi. Dobrą praktyką jest też przygotowanie krótkiej prezentacji osób uczestniczących w panelu ze strony wnioskodawcy (imię, nazwisko, stanowisko / rola w projekcie), podsumowania projektu i kluczowych informacji o spółce.

Skompletuj niezbędne dokumenty

Po przygotowaniu listy zagadnień, które mogą być poruszone podczas spotkania panelowego, konieczne jest przygotowanie wszystkich dokumentów dodatkowych. Dotyczy to zarówno dokumentów potwierdzających możliwość udziału w spotkaniu poszczególnych osób (pełnomocnictwa), jak również załączników do wniosku o dofinansowanie. W zależności od instrumentu wsparcia, dokumentacja konkursowa precyzuje, o jakie dokumenty możemy być zapytani podczas panelu – co do zasady są to wszelkie umowy z członkami kadry projektu i podwykonawcami, raport z analizy stanu techniki etc. Co więcej, jeśli we wniosku wspominaliśmy o posiadanych listach intencyjnych z potencjalnymi odbiorcami czy przeprowadzonych analizach rynkowych – warto zabrać je ze sobą i udostępnić instytucji do wglądu.