27 czerwca 2024 r. ruszył kolejny nabór wniosków do programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki i konkursu Ścieżka SMART, w związku z tym warto przypomnieć, jakie koszty są kwalifikowalne w ramach tego konkursu.

Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo) jest kategorią kosztów, która występuje tylko w module B+R (podobnie jak Wynagrodzenia omówione w artykule: Kwalifikowalność kosztów w SMART – personel projektu).

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Projekty FENG – zakupy z dotacjami (ścieżka SMART)

Jest to kolejna część serii, która objaśnia zasady wydatkowania środków przy uzyskaniu dofinansowania. Zapraszamy do obejrzenia filmu, który wyjaśnia reguły zakupów dla projektów FENG realizowanych w ramach ścieżki SMART.

Polecamy kurs związany z zakupami w dotacjach: Zakupy w dotacjach (procedury w projektach)

Podczas planowania projektu, Wnioskodawca musi zdecydować, jakie prace będzie w stanie sam zrealizować,
a jakie będzie musiał powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, przy czym należy pamiętać, że aktualny limit na podwykonawstwo wynosi 70% kosztów kwalifikowalnych badań przemysłowych i prac rozwojowych ponoszonych w module B+R.

Jakie koszty zostaną uznane za kwalifikowane?

W ramach kategorii Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo) kwalifikowalne są koszty badań wykonywanych na podstawie umowy oraz koszty doradztwa i równorzędnych usług wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby projektu badawczo-rozwojowego. Istotą podwykonawstwa jest zaangażowanie osoby/ firmy zewnętrznej do świadczenia niezbędnych do realizacji projektu prac merytorycznych, których Beneficjent nie jest w stanie sam zrealizować, bądź efektywniejsze będzie zatrudnienie podwykonawcy do danych prac. Warto pamiętać o wyraźnym oddzieleniu podwykonawstwa, które zawsze jest usługą badawczą od pomocniczych usług (kwalifikowanych jako usługi obce, więcej o tym napiszemy w jednym z kolejnych artykułów) czy działań administracyjnych, które finansowane mogą być wyłącznie w ramach kosztów pośrednich. Natomiast nie jest tak, że w kategorii mogą być kwalifikowane wyłącznie jednostki badawcze — podwykonawcą jest również przedsiębiorstwo, osoba zaangażowana w projekcie w oparciu o umowę B2B czy umowę o dzieło.

Zasady wyboru podwykonawcy

Zgodnie z Wytycznymi dot. kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł, trzeba stosować zasadę konkurencyjności. Oznacza to, że jeżeli przewidywany koszt usługi podwykonawstwa przekroczy ten próg, musimy umieścić zapytanie ofertowe w Bazie konkurencyjności. Wybór Podwykonawcy musi odbywać się z zachowaniem uczciwej konkurencji oraz równego traktowania oferentów.

W tym artykule omówiliśmy, jak wyglądają kwestie procedur zakupowych w nowej perspektywie: Procedury zakupowe w nowej perspektywie. Już na etapie składania wniosku o dofinansowanie, należy racjonalnie oszacować koszt zleconych usług. W odróżnieniu od poprzednich naborów i zasad wyboru podwykonawców, we wspomnianym nowym naborze do konkursu Ścieżka SMART, Instytucja Zarządzająca zwolniła Wnioskodawców z obowiązkowego wyboru kluczowych podwykonawców jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Jaki prawidłowo rozliczyć koszty podwykonawstwa w projekcie?

W celu rozliczenia wydatków w projekcie, należy złożyć wniosek o płatność w systemie teleinformatycznym CST 2021. Podczas weryfikacji wniosku, IP wzywa Beneficjenta do przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów wykazanych we wniosku. W przypadku kosztów podwykonawstwa, należy przedstawić Instytucji m.in.: faktury lub inne dokumenty księgowe, potwierdzenia zapłaty, umowę z wykonawcą, protokół odbioru (jeśli dotyczy). Jeśli podwykonawca został wybrany z zastosowaniem zasady konkurencyjności, IP może poprosić dodatkowo o dokumenty z postępowania (w tym zapytanie ofertowe, potwierdzenie publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności, złożone oferty, protokół z postępowania itd.).

Należy pamiętać, że do podstawy wyliczenia kosztów pośrednich w projekcie, które są rozliczane metodą ryczałtową i stanowią 25% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, nie wlicza się wartości kosztów usług zewnętrznych (podwykonawstwa). Zanim zatrudnimy pracownika do projektu na B2B lub umowę o dzieło, przemyślmy, czy ostateczna kalkulacja kosztów będzie korzystna z punktu widzenia realizacji projektu i ponoszenia wydatków.

Zapraszamy do współpracy z Zespołem Rozliczeń w CRIDO, który wesprze Państwa w kompleksowym rozliczeniu wsparcia publicznego ze środków unijnych oraz krajowych, a także doradzi i pomoże w rozwiązaniu wszelkich problemów powstałych w trakcie realizacji projektu.